Тест — информационные технологии в экономике — файл n1.docx

ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ: ДОСТОИНСТВА И НЕДОСТАТКИ

■ Достоинства электронных документов

Электронные документы в деловой деятельности в настоящее время:

• дают возможность вести деловую деятельность в новых областях;

• позволяют использовать новые методы работы;

• повышают скорость и качество принятия управленческих решений;

• позволяют существенно экономить, в первую очередь благодаря многоплановому повторному использованию электронных ресурсов.

Разница между эффективным и неэффективным управлением, доходной и убыточной деловой деятельностью часто зависит от скорости и качества принятия решений. Деловая деятельность организаций уже немыслима без электронной почты, и подавляющее большинство деловых контактов и переписки осуществляется только на ее основе.

Развитие современных технологий идет все дальше и дальше. Вместо создания и пересылки друг другу «бумагоподобных» электронных документов, государственные органы и коммерческие организации переходят сейчас на использование централизованных реестров и на коллективную работу с данными в базах данных и иных информационных системах.

Уже вымерли многие виды справок, которые еще лет 10 назад нужно было получать по любому поводу, – а ведь этот процесс еще только-только начинается.

■ Недостатки электронных документов

При этом у электронных документов довольно много недостатков, которые при массовом их использовании создают множество проблем.

Прежде всего, это быстрое моральное устаревание самих информационных технологий, которые меняются каждые пять-семь лет, а также не до конца отлаженные правовые механизмы, создающие массу проблем, когда встает вопрос, например, о долговременном хранении электронных документов, подписанных усиленными электронными подписями, причем так, чтобы не пострадала их юридическая значимость и доказательная сила.

Следует отметить, что носители информации, которые используются при работе с электронными документами, имеют короткий срок службы, многообразны, имеют различные технические характеристики и особенности, которые приходится учитывать при организации деловой деятельности.

Наряду с физическими носителями и установленными на собственной площадке системами документооборота организации все шире используют облачные решения, а также другие формы аутсорсинга.

Начиная работать с электронными документами, мы сразу же обнаруживаем и такое их отличие от бумажных, как определенная двоякость их свойств: их достаточно сложно надежно сохранить во времени, но и уничтожить совсем не просто. В какой-то степени ситуацию хорошо отображает фраза «трудно найти, легко потерять и невозможно забыть».

Стоит сказать и о юридических проблемах, причем, сложности возникают как из-за недостатка правового регулирования в одних областях, так и из-за избыточности и разнонаправленности в других.

Приходится учитывать, что у электронных документов достаточно высокая стоимость обслуживания, поскольку при организации работы с ними требуется применение современных технологий, продвинутой вычислительной и оргтехники, а также привлечение высококвалифицированного и высокооплачиваемого персонала.

Использование электронных документов требует серьезного внимания к вопросам обеспечения информационной безопасности.

Впрочем, этот аспект все чаще отходит на второй план, поскольку во все большее число видов деятельности вообще невозможно включиться, если не применять информационные технологии, инвестиции в которые таким образом входят в необходимые расходы на ведение бизнеса.

«Официанту нужно уметь красиво исчезать». Как эмоциональный сервис помогает расти бизнесу

Отправка исходящего письма адресату

Вы сможете отправить адресату письмо по электронной почте прямо из карточки Исходящего письма. Для этого необходимо перейти на закладку «Переписка» и нажать Написать письмо:

Закладка «Переписка». Кнопка «Написать письмо»

Система автоматически создаст стандартное почтовое сообщение, в которое будут добавлены вложенные файлы из документа «Исходящее письмо» (если они есть).

Форма сообщения электронной почты

Вам остается отредактировать текст сообщения и отправить его. Само электронное письмо будет присоединено к документу:

Закладка «Переписка» с присоединенным письмом

Разработка инструкции

Разработка инструкции по электронному документообороту должна проводиться при взаимодействии службы документационного обеспечения и администраторов СЭД. Иногда этим могут заниматься и специалисты компании, внедряющей систему.

Несомненно, при подготовке должно использоваться «Положение по делопроизводству», если оно есть в организации.

Кроме того, в процессе разработки инструкции необходима информация о средствах, используемых при работе с электронными документами, и ИТ-инфраструктуре (объединены ли компьютеры в сеть, используются ли файл-сервера, какое программное обеспечение задействовано в работе с документами, как и кем используется электронная почта, имеется ли интранет-портал организации, используются ли документ-сканеры и т. д.).

При сборе материала для будущей инструкции особое внимание необходимо обратить на следующие вопросы:

●   виды документов, используемых в организации и издаваемых руководством и руководителями подразделений; возможно, для отдельных видов документов будет необходимо выделить отдельные подразделы;

●   полномочия руководителей и сотрудников в вопросах принятия решений и издания документов (на основании этой информации администраторы СЭД должны определить будущее количество групп пользователей и их права);

●   порядок согласования и подписания документов, а также виды документов, утверждаемых руководителем.

При разработке инструкции необходимо учитывать положения национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, Федерального закона Российской Федерации от 10 января 2002 г. № 1-Ф3 «Об электронной цифровой подписи», а также распоряжение Правительства РФ от 02.10.2009 № 1403-р «Об электронном документообороте».

Нужна ли вам ECM-система

Чтобы оценить, нужна ли СЭД или ECM-система, ответьте для себя на следующие вопросы:

  • можете ли быстро найти нужный документ, разговаривая по телефону с важным партнёром?
  • получится точно сказать, какие из выданных вами поручений на текущий момент не выполнены и просрочены?
  • вы уверены, что существующая скорость согласования документов создаёт положительный имидж вашей организации?
  • вас устраивает объём бумаг, которые лежат на вашем столе?
  • вы можете уверенно сказать, где в данный момент находится документ, который отправили на согласование?

Если на 3 или более вопросов вы дали отрицательный ответ, то вам пора всерьёз задуматься о приобретении СЭД или ECM-системы.

Преимущества электронного документооборота

Прозрачность бизнес-процессов. Благодаря системе можно отслеживать все этапы в деятельности организации. Бизнес-процессы становятся абсолютно прозрачными для руководства, их легче контролировать.

Выше исполнительская дисциплина. По статистике, 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. С полным контролем всех этапов работ ECM-система напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников.

Ниже трудозатраты руководителей и сотрудников. Система сокращает время, которое тратят работники практически на все рутинные операции с документами: создание, поиск, согласование и т.д. Ускоряется документооборот. И как следствие, быстрее проходят все процессы в организации.

Обеспечивается конфиденциальность информации. Утечка данных может повлечь за собой миллионные убытки организации. В отличие от традиционного «бумажного» документооборота, ECM-система обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей. Все действия над документом (чтение, изменение, подписание) протоколируются.

Выполняются требования стандартов ISO 9000. Постановка менеджмента качества в настоящее время стала одной из приоритетных задач в российских компаниях.
В числе требований к системе менеджмента качества (СМК) есть прозрачно поставленный документооборот, а также информационное взаимодействие между сотрудниками.

Преимущества использования ECM-системы при постановке СМК:

  • обеспечивается строгое выполнение разделов стандарта ISO 9001:2000 по управлению документами и записями;
  • сотрудники выполняют регламенты в рамках описанных бизнес-процессов;
  • предоставляются средства для контроля со стороны руководства за реализацией СМК.

Легко внедрять инновации и обучать новичков. Благодаря системе оповещения, построенной на базе ECM-системы, можно быстро довести новые правила работы до всех сотрудников.
Сокращаются сроки обучения новых работников за счёт быстрого поиска необходимой информации (положений, инструкций и т.п.).
Легко меняются маршруты прохождения и шаблоны документов, после чего сотрудники автоматически начинают работать по-новому.

Развитие корпоративной культуры. Внедрение ECM-системы налаживает и поддерживает внутреннюю политику компании, приводит к сплочению команды. В то же время возрастает ответственность каждого сотрудника за качественное выполнение выданного ему задания.

Больше конкурентных преимуществ. ECM-система напрямую влияет на конкурентные преимущества компании перед другими игроками рынка. Повышаются скорость и качество обслуживания клиентов за счёт быстрого движения информационных потоков и чёткого контроля всех процессов. Работа даже самого крупного предприятия становится более мобильной и меньше зависит от некоторых «незаменимых» сотрудников.

ОСНОВНЫЕ ПРОБЛЕМЫ СМЕШАННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Одновременное использование электронных и бумажных документов создает дополнительные трудности при организации деловой деятельности.

При совершенствовании законодательной и нормативной базы, а также разработке локальных нормативно правовых актов приходится одновременно описывать процедуры работы как с электронными, так и с бумажными документами, и вот один из примеров.

Поскольку одни и те же виды документов могут быть созданы на разных видах носителей, встает задача их объединения и создания полного комплекта документов. В настоящее время такой комплект, как правило, создается в электронном виде, для чего бумажные подлинники сканируются и их копии включаются в информационные системы.

Еще одной тенденцией в современной деловой деятельности является одновременное создание подлинников документа на разных носителях. Это компромиссный вариант, который позволяет использовать положительные черты как бумажного, так и электронного документов. Такая технология закреплена даже на законодательном уровне.

Re: Сколько можно хранить консервацию в домашних условиях? 04.09.2014 11:26 #9

  • Татьяна27
  • Вне сайта
  • Осваиваюсь на форуме
  • Постов: 22
  • Репутация: 0

Не экономьте на обучении пользователей

Этот пункт
напрямую вытекает из предыдущего

Поставив сотрудников лицом к лицу с СЭД,
важно не допустить такой ситуации, в которой им придется самостоятельно
бороться с неведомой доселе программой. Даже блистательно внедренная в
технологическом плане СЭД не будет эффективна, пока пользователи не получат
адекватного обучения

На самом деле,
это справедливо для любого приложения, даже самого привычного. Большинство
пользователей, ежедневно работающих с клиентом электронной почты или
Word/Excel, не знают 90% функциональности этих программ. Что уж говорить о
масштабной системе для работы с документами?

Если вы
рассчитываете оптимизировать делопроизводство и улучшить производительность
сотрудников при помощи внедрения электронного документооборота, определенно не
стоит приносить в жертву от 25% до 95% возможностей системы документооборота, о
которых пользователи просто не будут знать, потому что вы сэкономили на
обучении.

Кроме того,
сотрудники имеют свойство уходить из компании, а на их место приходят новые.
Поэтому курсы СЭД — это время от времени повторяющееся мероприятие, для
которого можно выделить отдельную статью расходов на постоянной основе.

Не выбирайте подрядчиков слишком широкого профиля

В Сети ходит
известная шутка про «ты ж программист»: некоторые люди считают, что если
человек зарабатывает написанием программ, то он по умолчанию должен уметь
решать проблемы с любой техникой, от компьютера до электрочайника. Что в
действительности совершенно не так, и если даже программист по доброте душевной
возьмется чинить вам чайник, не факт, что он сделает это хорошо. Потому что это
работа мастера по бытовой технике.

Некоторые
заказчики портят себе внедрение электронного документооборота, выбирая
интегратора по тому самому принципу «ты ж программист». Заказчик предполагает,
что если компания-интегратор внедряет системы автоматизации бухгалтерского
учета, и «до кучи» еще и СЭД, то она одинаково хорошо разбирается и в том, и в
другом. Что в действительности, опять же, вовсе не так.

Интегратор,
успешно автоматизировавший вашу бухгалтерию, конечно, может взяться и за
документооборот, но в итоге может оказаться, что процесс внедрения электронного
документооборота идет уже слишком долго, а в результате получается не то, что
нужно. Подобная история произошла у одного крупных заказчиков нашей СЭД ТЕЗИС —
проект буксовал до тех пор, пока руководство не приняло решение сменить
интегратора.

Доверяя
автоматизацию другим людям, важно выбирать специалистов в своем деле. В вопросе
внедрения СЭД это компании, занимающиеся разработкой СЭД, или их
сертифицированные партнеры

Как правильно подготовить коллектив

Если вы хотите грамотно внедрить ЭДО, то без работы с сопротивлением персонала просто не обойтись. Нельзя пускать эту процедуру на самотёк — так можно добиться только отторжения нововведений. Правильные действия предполагают целый ряд мероприятий.

Открытое обсуждение преимуществ перехода на ЭДО

Нужно доказать работникам, что процесс перехода очень нужен и не слишком сложен, если вложить в него немного сил. Следует подробно рассказать персоналу о преимуществах и возможностях ЭДО и о том, как система упростит выполнение каждодневных задач. Это можно осуществить с помощью проведения презентации, беседы, раздачи ознакомительных листовок. Наличие полноценной информации должно исключить неадекватную оценку сотрудниками системы и прочие формы сопротивления нововведению. Для презентации можно задействовать интернет–ресурсы, онлайн-сервисы, дать сотрудникам возможность самостоятельно почитать о том, что такое электронный документооборот и в чём его преимущества.

Грамотное вовлечение в процесс

Сотрудники могут мотивировать свой отказ тем, что осваивать новый продукт слишком долго, нудно и неинтересно. Мотивации нет, поскольку люди считают, что независимо от их желания новшества документооборота будут внедрены. Решением этой проблемы служит активное вовлечение работников в процесс, где они смогут высказывать собственное мнение и предлагать свои подходы к освоению тех или иных функций. Можно предусмотреть поощрение наиболее активных сотрудников, принявших участие во внедрении ЭДО и оказавших помощь тем, у кого не получается освоиться быстро. В результате верных действий работники почувствуют ответственность за переход компании на новый продукт, получат мотивацию, процесс будет идти быстрее и эффективнее.

Полноценное обучение

Нужно научить работников пользоваться ЭДО и дать им все нужные знания для работы в новых условиях. Своевременно отвечать на все вопросы персонала, исправлять ошибки, полноценно консультировать по всем функциям ЭДО. Если руководители компании сами не имеют чёткого представления о работе новой системы, то можно обратиться за помощью к специалистам по внедрению электронного документооборота. Также не лишним будет проведение тренингов и курсов, использование в работе лучших продуктов в данной области, например, 1С-ЭДО.

«DocSpace».

Платформа для ведения электронного документооборота. Программа работает на базе «MicrosoftSharePoint» и позволяет:

  • организовать управленческий документооборот с чётко выстроенной иерархией и уровнями доступа;
  • формировать внутренние распорядительные документы, приказы, служебные и объяснительные записки;
  • вести автоматизированную регистрацию всей входящей и исходящей документальной корреспонденции;
  • просматривать сквозную документальную бизнес-аналитику;
  • устанавливать шаблоны документов;
  • упрощать юридическое сопровождение договоров;
  • выстраивать маршруты движения документальной корреспонденции;
  • выполнять потоковое сканирование, ускоряющее процесс перевода бумажных документов в электронный формат.

Несложно заметить, что программа заточена под управленческий ЭДО. Что касается тарифов, то их сложно сравнивать с предыдущими продуктами ввиду специфики. В «DocSpace» имеется возможность интеграции с учетной системой «1С», а также СЭД «Контур.Диадок». Отдельно можно установить модуль для просмотра «CAD-файлов» непосредственно в системе.

Продукт распространяется не по принципу регулярной годовой оплаты, а лицензии на одно рабочее место. Сама сервер-система с «DocSpace» на 50 клиентских доступов будет стоить 450000 рублей. Отдельно можно докупать права из расчёта 1200 руб./рабочее место. Далее можно доставлять модули, исходя из потребностей и степени развития бизнеса:

  • многопоточное сканирование (180000 р.);
  • CRM-система (75000 р.);
  • просмотрщик CAD-файлов (75000 р.);
  • интеграция с «1С» (70000 р.) и «Диадок» (75000 р.);
  • корпоративный портал (150000 р.);
  • Project-сервера (установка и синхронизация с «DocSpace» для совместной работы команды над трудоемкими проектами).

Целевая аудитория продукта – это крупный серьезный бизнес уровня крупных застройщиков, машиностроения, энергетических компаний и логистических комплексов.

Зачем нужен оператор документооборота

Подписанный электронный документ можно отправить по обычной электронной почте, но это небезопасно. Если почту взломают, документы окажутся у злоумышленников. Поэтому, например, налоговая инспекция принимает декларации только через специальные сервисы. Через такие же сервисы вы должны обмениваться электронными счетами-фактурами, иначе нарушите приказ Минфина России. Такие сервисы называются операторами документооборота.

Для простого пользователя — это прокачанная электронная почта. Работает через браузер, есть папки с входящими и исходящими, справочник адресов, встроенный поиск, редактор документов. Внутри — высоконагруженный сервис с защищенными каналами связи и шифрованием, которые обеспечивают безопасность передачи документов.

С оператором электронного документооборота даже не надо заключать договор. Просто регистрируетесь, загружаете сертификат электронной подписи и оплачиваете тариф по счету. Остальные заботы берет на себя оператор: уведомляет ФНС, что вы присоединились к обмену, следит за форматами и гарантирует соблюдение законодательства РФ.

Таких сервисов в России несколько десятков. По цене, функциональности, надежности и скорости работы они примерно одинаковы. Операторов принято выбирать по качеству сервиса: как быстро работает техподдержка, готов ли оператор помогать подключать контрагентов, какие возможности он предлагает и есть ли у него консультанты-аналитики, которые помогут вам внедрить сервис в работу.

Вашему контрагенту тоже придется подключиться к оператору. Он может выбрать вашего или любого другого — тогда обмен пойдет через роуминг, как в сотовой связи.

Интерфейс оператора «Синердокс» напоминает электронную почту: папки с документами слева, а их список справаОператор «Диадок» — интерфейс более сложный, но интуитивно понятный

Внедрение системы электронного документооборота на предприятии

Внедрение электронного документооборота в организации происходит в несколько этапов:

Этап 1. Анализ существующей системы работы с документами

Документы могут создаваться в компании или поступать в нее как в бумажном, так и в электронном виде. Анализ может выявить такие недостатки действующего в компании документооборота, как:

  • утеря документов;
  • их излишнее дублирование;
  • длительное время согласования;
  • затраты на распечатку или получение скан-образа бумажного документа и т. д.

Действующая в компании система может уже не отвечать современным требованиям к работе с документами, таким как:

  • удобный механизм поиска;
  • оперативный контроль на всех этапах работы с документом;
  • возможность санкционированного редактирования и согласования.

А также иным предъявляемым к системе требованиям, связанным со спецификой документооборота в компании.

На этом этапе объединяются усилия руководства компании и ИТ-специалистов для грамотной постановки целей и задач, решаемых посредством системы электронного документооборота. Система как минимум должна обеспечивать:

  • входной и выходной регистрационный контроль документов;
  • перевод бумажных документов в электронный вид (их сканирование и распознавание);
  • обмен документами между структурными единицами компании;
  • классификацию документов по группам;
  • оперативный поиск документа по ключевым параметрам и тексту;
  • создание резервных и архивных копий;
  • возможность управления правами доступа;
  • решение иных задач.

Отдельно формулируются задачи для работы с документами, рождающимися непосредственно в самой компании. Система должна позволять:

  • создавать, корректировать, согласовывать проекты документов;
  • контролировать исполнителей по срокам;
  • протоколировать все действия с документом и т. д.

С учетом поставленных задач составляется план внедрения системы электронного документооборота в компании.

Этап 3. Разработка регламента работы системы

В регламенте:

  • закрепляются основные правила работы системы;
  • определяется список документов, участвующих в электронном документообороте;
  • утверждаются их шаблоны и форматы;
  • описывается технология перевода бумажных документов в электронные;
  • детализируются правила доступа к документам;
  • расшифровываются другие нюансы работы системы.

Этап 4. Подготовка к запуску системы и обучение пользователей

На этапе внедрения тестируется система электронного документооборота, производятся необходимые настройки оборудования и программного обеспечения. Производится установка паролей, персоналу разъясняются особенности доступа к системе.

Кроме того, персонал проходит обучение и проверку знаний инструкций по работе в системе электронного документооборота.

Этап 5. Оформление официального запуска системы в эксплуатацию

Для запуска системы электронного документооборота на предприятии необходимо издать приказ или распоряжение. Что в нем указать, расскажем в следующем разделе. 

Требования к электронному образу документа и к электронному документу

Требования к электронному образу документов и к электронному документу зависят от цели составления и от получателя документа.

Так, например, при подаче документов в арбитражные суды Российской Федерации или мировым судьям электронные образы должны отвечать определенным требованиям, в частности (разд. 2.2 Порядка N 252, разд. 2.2 Порядка N 168):

  • электронный образ документа должен обеспечивать сохранение всех реквизитов и аутентичных признаков подлинности, должен содержать графическую подпись лица, печать и угловой штамп бланка (при наличии);
  • электронный образ может быть заверен как усиленной квалифицированной электронной подписью, так и простой электронной подписью;
  • сканирование документа на бумажном носителе должно производиться в масштабе 1:1 в черно-белом либо сером цвете (качество 200 — 300 точек на дюйм), сканирование в режиме полной цветопередачи осуществляется при наличии в документе цветных графических изображений либо цветного текста, если это имеет значение для рассмотрения дела;
  • файл электронного образа документа должен быть в формате PDF, размер файла не должен превышать 30 Мб;
  • каждый отдельный электронный образ документа должен быть представлен в виде отдельного файла.

При подаче документов в арбитражные суды РФ электронный документ должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью. Электронная подпись должна содержаться в отдельном файле (отсоединенная электронная подпись). При подписании документа несколькими лицами каждая электронная подпись должна содержаться в отдельном файле. Электронный документ должен быть подписан электронной подписью лица, которое указано в тексте электронного документа как лицо, его подписавшее. Размер файла электронного документа не должен превышать 30 Мб. Каждый отдельный документ должен быть представлен в виде отдельного файла (п. п. 2.3.2, 2.3.3, 2.3.5, 2.3.6 Порядка N 252).

Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, установлены в ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Согласно п. 5.23 ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация.

Требования к оформлению документов (применяется в порядке, предусмотренном ст. 26 Федерального закона от 29.06.2015 N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации») (далее — ГОСТ Р 7.0.97-2016) отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

  • место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;
  • элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;
  • элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;
  • элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством (п. 5.23 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Организации могут использовать бланки документов, изготовленные на бумажном носителе и/или электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений (п. 6.2 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Домашний очаг

ДомДачаСадоводствоДетиАктивность ребенкаИгрыКрасотаЖенщины(Беременность)СемьяХоббиЗдоровьеАнатомияБолезниВредные привычкиДиагностикаНародная медицинаПервая помощьПитаниеФармацевтикаИсторияСССРИстория РоссииРоссийская ИмперияОкружающий мирЖивотный мирДомашние животныеНасекомыеРастенияПриродаКатаклизмыКосмосКлиматСтихийные бедствия

Не отказывайте себе в кастомизации, если выбранная СЭД это позволяет

Этот пункт
достаточно спорный и является яблоком раздора между сторонниками различных
подходов к разработке СЭД — «коробочного» и платформенного. Разница между ними,
в сущности, заключается в том, что «коробочные» продукты адаптируются под
пользователя в основном за счет предоставленных разработчиком настроек и
конфигурационных файлов, а вторые — в основном за счет программирования. Первый
способ проще, но менее гибок, второй — более сложен, но открывает широкие
возможности для адаптации системы под нужды организации.

Эксперты отрасли
с «коробочной» стороны утверждают, что кастомизацией системы увлекаться не
стоит. В качестве аргументов приводится высокая стоимость внедрения и поддержки
конечного продукта, а также проблемы с обновлением системы — уникальная
функциональность может вызывать проблемы совместимости при переходе на новые
версии «коробочной» системы.

Мы, как
представители платформенного подхода, разумеется, считаем (и наблюдаем на
реальных примерах внедрений СЭД ТЕЗИС), что выгода от кастомизации превышает
стоимость ее проведения. Затраты на создание одного нового модуля для системы
окупаются за счет массы факторов — к примеру, ускорения работы компании за счет
оптимизации процесса работы с документами, или вывода из эксплуатации
устаревших систем, которые ранее исполняли функции, реализованные в новом
модуле.

Что касается
проблем с обновлением, то для современной платформы СЭД их практически не
существует — механизмы создания расширений платформы, на основе которых
создается новая функциональность, позволяют обновлять функциональность
платформы без потери совместимости с «дописанной» функциональностью. Этот
принцип является одним из фундаментальных в построении платформенной СЭД. Но
будьте внимательны при выборе системы, далеко не все платформы СЭД обладают
такими преимуществами.

Таким образом,
если выбранная СЭД изначально не рассчитана на гибкую кастомизацию, лучше ей не
увлекаться — можно действительно провалить проект. Однако, если продукт
позволяет кастомизировать себя по максимуму, странно этим не пользоваться.

Разработка нормативных документов

Отсутствие регламентов работы с документами с досконально описанной нормативной базой создает дополнительные риски при внедрении СЭД. Логика сотрудников известна: «я — хороший сотрудник, честный, радею за развитие компании, я за прибыли, но я ничего не буду делать, пока меня не заставят. Я не буду писать отчеты и лишние бумаги».

Поэтому, чтобы электронный документооборот «заработал», необходимо, во-первых, придать ему административный статус в рамках организации. Во-вторых, — сформировать нормативную документацию.

Если одна и та же справочная информация используется в разных информационно-технологических системах, то нужно предусмотреть регламент (порядок, правила) синхронизации этой информации.

Всю нормативную документацию подразделяют на несколько уровней значимости:

  • положение о документообороте или стандарт предприятия об электронном документообороте;
  • регламенты работы с конкретным типом документов (инструкции по делопроизводству, стандарты менеджмента качества и пр.);
  • должностные инструкции для персонала.

Не следует забывать и о нормативно-справочной информации (НСИ), ведь любая система функционирует на основе справочников. При этом мало собрать всю необходимую справочную информацию. Нужно прописать регламент работы со справочниками: кто и когда их формирует, откуда берется информация, кто и когда НСИ актуализирует — обновляет.

Если одна и та же справочная информация используется в разных информационно-технологических системах, например, список контрагентов компании, то нужно предусмотреть регламент (порядок, правила) синхронизации этой информации.

Работа с НСИ и управление ею — это всегда ответственность

Поэтому очень важно иметь соответствующие регламенты работы, которые должны иметь статус нормативных документов

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий