Требования пожарной безопасности к архивным помещениям

ОБЪЕМНО-ПЛАНИРОВОЧНЫЕ И КОНСТРУКТИВНЫЕ РЕШЕНИЯ ЗДАНИЙ

Общая часть

3.1. Помещения архивов подразделяются на:

помещения хранения (хранилища);

помещения для работы с документами и служебно-бытовые.

3.2. Хранилища должны быть отделены от всех остальных помещений противопожарными стенами и перекрытиями или размещены в отдельном корпусе, обеспеченном удобной связью с другими помещениями.

3.3. Этажность зданий архивов следует принимать, как правило, не более 9 этажей.

3.4. Высоту хранилищ в зданиях архивов следует принимать в зависимости от технологического оборудования, принятого для документов, но не менее 2,25 м до низа выступающих конструкций перекрытий.

3.5. В зданиях архивов при разнице в отметках полов первого и верхнего этажей 12 м и более следует предусматривать пассажирские или грузопассажирские лифты.

Примечание. В зданиях архивов с количеством этажей два и более и с разницей в отметках полов первого и верхнего этажей менее 12 м следует предусматривать малые грузовые лифты. Лифты следует располагать таким образом, чтобы было исключено пересечение путей движения документов и посетителей.

3.6. В цокольном этаже допускается размещать вестибюль с гардеробной, методический кабинет, справочное бюро, бюро пропусков, мастерскую ремонта оборудования и инвентаря.

3.7. В подвальном этаже допускается размещать кладовые, помещения сбора и упаковки макулатуры, помещения, предназначенные для размещения инженерных сетей и оборудования.

Помещения хранения (хранилища)

3.8. К помещениям хранения следует относить: хранилища делопроизводственных документов, крупноформатных документов, фотодокументов и микрофильмов, книгохранилище, а также помещения ответственных хранителей фондов.

3.9. Нормы площади хранилищ делопроизводственных документов следует принимать согласно табл. .

Таблица 2

Вид и размер упаковки единицы хранения*, мм

Тип стеллажей

Нормы площади хранилищ на тысячу единиц хранения

1. Горизонтальное хранение, один ряд коробок** по высоте на стеллажной полке

Коробки 350×245×180

Стационарные для хранения документов (9 полок)

2,5

2. То же, два ряда коробок** по высоте на стеллажной полке

Коробки 350×245×180

Стационарные для хранения документов (5 полок)

2,25

3. Вертикальное хранение, один ряд папок*** на стеллажной полке

Папки 229×325×70

Стационарные книжные (6 полок)

2,6

________________

* В качестве единицы хранения принята условная единица хранения документов с размерами: стандартный формат бумаги 210×297 мм, средняя толщина 17 мм. Для документов нестандартных форматов площади хранилищ соответственно пересчитываются в задании на проектирование с учетом рекомендаций Главного архивного управления при Совете Министров СССР.

** В коробке 10 единиц хранения.

*** В папке 3 единицы хранения.

3.10. Ширину проходов между стеллажами и элементами конструкции помещений следует принимать согласно прил. .

3.11. Нормы площади хранилищ крупноформатных документов следует принимать согласно табл. .

Таблица 3

Способ хранения

Измеритель

Нормы площади хранилищ, м2

1. Научно-техническая документация

Вертикальное хранение на стеллажах в папках

1 тыс. папок размером 330×250×30 мм

4

2. Чертежи

Горизонтальное хранение в шкафах с выдвижными ящиками

1 тыс. стандартных листов размером 860×614 мм

0,6

3. Кальки

Горизонтальное хранение в шкафах с выдвижными ящиками

1 тыс. стандартных листов размером 860×614 мм

0,4

4. Карты

Подвесное хранение на выдвижных штангах

10 карт размером до 2000×1500 мм

0,7

3.12. Хранилища для фотодокументов и микрофильмов следует предусматривать в отдельных помещениях.

3.13. Нормы площади хранилищ фотодокументов и микрофильмов следует принимать согласно табл. .

Таблица 4

Измеритель

Нормы площади хранилищ, м2

1. Горизонтальный на стационарных стеллажах для хранения документов (7 полок)

На 100 металлических коробок для хранения пленки длиной 300 м

0,85

2. Горизонтальный на стационарных книжных стеллажах (7 полок)

На 100 металлических коробок для хранения пленки длиной 120 м

0,42

3. Вертикальный на стационарных стеллажах для хранения документов (5 полок)

На 100 картонных коробок размером 360×360×45 мм для хранения роликов пленки общей длиной 200 м

0,9

3.14. Нормы площади книгохранилищ научно-справочной библиотеки следует принимать согласно табл. .

Таблица 5

Измеритель

Нормы площади хранилищ, м2

Закрытое хранение книжного фонда на стационарных книжных стеллажах (7 полок)

на 1 тыс. единиц книжного фонда

2,5

То же, на передвижных* книжных стеллажах

то же

1,5

Хранение газет на специализированных стеллажах; 4 подшивки (толщиной до 4 см) по высоте полки (12 полок)

на 100 подшивок:

большеформатных

1,4

малоформатных

0,7

Хранение специальных видов научно-технической литературы и документации (в коробках) на стационарных стеллажах (6 полок)

на 1000 изданий:

описаний изобретений, патентов

0,05

То же (7 полок)

гостов

0,25

________________

* Передвижные книжные стеллажи — напольные, одно-, двухсекционные.

Примечания: 1. Объем книжного фонда следует принимать из расчета 2 тыс. единиц книжного фонда на 0,1 млн. единиц хранения документов.

2. Книгохранилище научно-справочной библиотеки в архивах менее 1 млн. единиц хранения следует размещать в одном помещении с кафедрой выдачи книг, каталогами, читательскими местами.

3.15. При хранилищах следует предусматривать помещения для ответственных хранителей фондов площадью 15 м2 на каждые 300 тыс. единиц хранения, но не менее 1 комнаты на этаж.

Помещения для работы с документами и служебно-бытовые

3.16. Площади помещений для работы с документами и служебно-бытовых следует принимать согласно табл. .

Таблица 6

Измеритель

Нормы площади, м2

Примечание

1. Общие рабочие комнаты

на 1 сотрудника

4

2. Кабинеты:

директора при вместимости здания архива:

до 1 млн. единиц хранения

на кабинет

12

Допускается 24 м2 в зданиях архивов I группы

св. 1 млн. единиц хранения начальников отдела при вместимости здания архива:

то же

18

до 1 млн. единиц хранения

8

св. 1 млн. единиц хранения

12

3. Приемная при кабинете директора при вместимости зданий архива:

до 1 млн. единиц хранения

на приемную

8

Допускается 18 м2 в зданиях архивов I группы

св. 1 млн. единиц хранения

то же

12

4. Помещение приемки документов

15

5. Помещение временного хранения документов

на 0,1 млн. единиц хранения

1,5

Допускается совмещать с помещением приемки документов в зданиях архивов вместимостью до 1 млн. единиц хранения

6. Помещение обеспыливания документов при вместимости здания архива 1 млн. единиц хранения и свыше

на здание

20

7. Помещение дезинфекции и дезинсекции документов при вместимости здания архива 0,5 млн. единиц хранения и свыше

то же

20

8. Помещение микрофотокопирования* при вместимости здания архива:

до 0,5 млн. единиц хранения

на здание

24

св. 0,5 млн. единиц хранения

то же

54

Допускается 85 м2 в зданиях архивов I группы

9. Помещение реставрации** при вместимости здания архива:

до 0,5 млн. единиц хранения

24

св. 0,5 млн. единиц хранения

36

Допускается 54 м2 в зданиях архивов I группы

10. Помещение электрорепродукционной при вместимости здания архива 1 млн. единиц хранения и свыше

18

11. Помещение хранения учетных документов

на 0,1 млн. единиц хранения

1,2

Допускается совмещать с рабочими комнатами в зданиях архивов вместимостью до 0,5 млн. единиц хранения

12. Помещение хранения служебных каталогов и описей

то же

4

То же

13. Научно-справочная библиотека:

кафедра выдачи книг, каталоги, читательские места (1 — 3 места)

на библиотеку

10 — 15

14. Методический кабинет при вместимости здания архива:

св. 0,15 до 0,5 млн. единиц хранения

на здание

24

св. 0,5 до 1 млн. единиц хранения

то же

45

св. 1 до 1,5 млн. единиц хранения

на здание

60

св. 1,5 до 2,0 млн. единиц хранения

то же

80

15. Читальные залы для работы с документами

на 1 читательское место (при одноместных столах)

3

Общее количество читательских мест принимается из расчета 1,5 — 2 на 0,1 млн. единиц хранения

(при одно-, двухместных столах)

2,7

16. Аванзал, кафедра выдачи документов, читательские каталоги, описи и др.

на 1 посетителя

1,5, количество посетителей принимается 20 % количества читательских мест

Устраивается в зданиях архивов I группы, в зданиях II и III групп совмещается с читальным залом

17. Помещение при читальном зале для временного хранения документов, выдаваемых в читальный зал

на 1 читательское место

0,3

Устраивается в зданиях архивов при вместимости 1 млн. единиц хранения и более, при вместимости до 1 млн. единиц хранения допускается совмещать с читальным залом

18. Вестибюль, гардеробная, места для хранения портфелей, сумок

на 1 чел.

0,32, но не менее 18

Рассчитываются на работающих в здании и читателей с коэффициентом 1,1, учитывающим прочих посетителей

19. Помещение ожидания для посетителей

на здание

18

Устраивается только в зданиях архивов I группы

20. Бюро пропусков при вместимости здания архива 0,5 млн. единиц хранения и свыше

то же

8

21. Справочное бюро

на здание

8

22. Комната общественных организаций при вместимости здания архива 1 млн. единиц хранения и свыше

то же

12

23. Комната обслуживающего персонала при вместимости здания архива:

12

св. 0,5 млн. до 0,75 единиц хранения

8

св. 0,75 до 1,5 млн. единиц хранения

12

св. 1,5 млн. единиц хранения

18

24. Помещение мастерской ремонта оборудования и инвентаря при вместимости здания архива:

Допускается 36 м2 в зданиях архивов I группы

до 0,3 млн. единиц хранения

12

св. 0,3 до 1,5 млн. единиц хранения

18

25. Кладовая оборудования, инвентаря и канцелярских принадлежностей при вместимости здания архива:

Допускается 18 м2 в зданиях архивов I группы

до 0,3 млн. единиц хранения

8

св. 0,3 до 1,5 млн. единиц хранения

12

26. Кладовые уборочного инвентаря (встроенные шкафы)

на этаж

3

27. Помещение сбора и упаковки макулатуры при вместимости здания:

Допускается 18 м2 в зданиях архивов I группы

до 0,3 млн. единиц хранения

на здание

6

св. 0,3 до 0,75 млн. единиц хранения

то же

8

св. 0,75 до 1,5 млн. единиц хранения

12

28. Пожарный пост при вместимости здания:

Предусматривается в зданиях архивов привместимости 500 тыс. единиц хранения и свыше

от 0,5 до 0,75 млн. единиц хранения

на здание

12

св. 0,75 млн. единиц хранения

то же

15

29. Санитарные узлы

По действующим нормам из расчета 1 унитаз и 1 писсуар на 80 мужчин, 1 унитаз на 40 женщин; 1 умывальник на 4 прибора, но не менее одного

________________

* При устройстве централизованных лабораторий микрофотокопирования и реставрации документов данные помещения не предусматриваются.

** При устройстве централизованных лабораторий микрофотокопирования и реставрации документов данные помещения не предусматриваются.

Примечание. Для зданий архивов III группы помещения, указанные в пп. 2, 3, 6 — 8, 10, 13 — 17, 19 — 24, 27, 28, не предусматриваются.

3.17. Состав и площади помещений централизованных лабораторий микрофотокопирования, размещаемых в зданиях архивов, следует принимать согласно прил. . В этом случае помещения, указанные в пп. 8 и 9 табл. , не предусматриваются; состав и площади помещений лабораторий реставрации принимаются по заданию на проектирование.

3.18. Научно-справочная библиотека архива должна размещаться в непроходном помещении.

3.19. Читальные залы должны быть непроходными с естественным освещением. Для работы с документами ограниченного пользования в читальных залах архивов всех групп следует предусматривать боксы площадью 3,5, м2 без увеличения общей нормируемой площади зала.

3.20. Требования к расстановке оборудования в читальных залах следует принимать согласно прил. .

3.21. Примерный состав и площади помещений зданий архивов см. в прил. .

Противопожарные требования

3.22. Архивы должны размещаться в зданиях (помещениях) не ниже II степени огнестойкости.

3.23. Помещения архивохранилищ, служебных каталогов и описей должны быть разбиты противопожарными перегородками на отсеки площадью не более 600 м2. Каждый отсек должен иметь не менее двух выходов, один из которых должен быть эвакуационным.

Примечание. Из отсека площадью до 70 м2 допускается предусматривать один эвакуационный выход.

3.24. Двери, ведущие из архивохранилищ, помещений ответственных хранителей фондов, служебных каталогов и описей, должны быть противопожарными с пределом огнестойкости не менее 0,6 ч.

3.25. При отсутствии в архивохранилищах окон в наружных стенах необходимо предусматривать для дымоудаления вытяжные каналы (площадь сечения не менее 0,2 % площади помещений), снабженные на каждом этаже клапанами с дистанционным приводом. Расстояние до наиболее удаленной точки помещения от клапана дымоудаления не должно превышать 20 м.

3.26. В помещениях архивов должно быть предусмотрено автоматическое отключение при пожаре системы приточно-вытяжной вентиляции, кондиционирования воздуха и системы дымоудаления.

3.27. Отделка стен и потолков в помещениях архивохранилищ, служебных каталогов и описей должна быть выполнена из несгораемых материалов.

3.28. Помещения хранилищ и помещения хранения служебных каталогов и описей в архивах должны быть оборудованы автоматическими установками газового пожаротушения. Объем помещения, защищаемого установкой газового пожаротушения, не должен превышать 1,5 тыс. м3.

3.29. Помещения хранилищ, служебных каталогов и описей в архивах II и III групп с площадью каждого защищаемого помещения менее 400 м2 допускается оборудовать передвижными установками газового пожаротушения или переносными углекислотными огнетушителями.

3.30. Помещения зданий архивов (кроме венткамер, санузлов и других помещений с мокрыми технологическими процессами, а также помещений, в которых предусматривается автоматическое пожаротушение) следует оборудовать системами автоматической пожарной сигнализации.

3.31. Все помещения архивов I и II групп, двери, приямки, окна первых и последних этажей, крышки люков и другие проемы должны быть оборудованы автоматической охранной сигнализацией.

3.32. В зданиях архивов I и II групп следует предусматривать централизованную систему оповещения о пожаре.

3.33. В архивах I группы пути эвакуации должны быть оборудованы аварийным освещением.

Раздел V. Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов организации

В данном разделе установлены нормы в отношении организации использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов организации. Основными положениями Правил в этой части являются следующие:

  • архив организации должен предоставлять документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, а также справочно-поисковые средства к ним. Доступ к архивным документам может быть ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также в соответствии с распоряжением собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности;
  • архив организации при наличии полномочий может оказывать пользователю платные информационные услуги;
  • пользователи при использовании документов архива организации обязаны делать ссылки на место хранения документов.
  • для организации использования документов в архиве организации формируется научно-справочный аппарат (справочно-поисковые средства) – комплекс взаимосвязанных основных (обязательных) и дополнительных архивных справочников о составе, содержании и объеме архивных документов, основными из которых являются описи дел, документов.

К сведению

Новые Правила определяют формы использования документов архива. Основными являются:

  • информационное обеспечение работников организации;

  • исполнение запросов пользователей, в т.ч. запросов граждан социально-правового характера;

  • выдача документов и дел во временное пользование, предоставление копий архивных документов по запросам пользователей, в т.ч. в форме электронных документов.

Особое внимание в новых Правилах обращено на организацию работы с запросами пользователей. Определяются:

  • виды запросов (тематического и социально-правового характера);
  • требования к письменному запросу (его форма, состав информации, которая должна содержаться в запросе);
  • порядок работы с запросами (сроки регистрации, рассмотрения, переадресации непрофильных запросов, подготовки ответов на запросы пользователей в виде архивной справки, архивной выписки и архивной копии);
  • особенности организации работы с запросами, поступающими по сети Интернет.

Новыми Правилами определены случаи, по которым архив может отказать в выдаче архивных документов:

  • наличие фонда пользования;
  • плохое физическое состояние документов;
  • документы не прошли научное описание и техническое оформление (до завершения этих работ);
  • ограничения на использование, установленные законодательством Российской Федерации или фондообразователем.

Санитарно-гигиенический режим

Помещение архива должно содержаться в чистоте и порядке, исключающем возможность появления насекомых, грызунов, плесени и пыли.

Для соблюдения санитарно-гигиенического режима необходимо:

  • регулярно проводить влажную уборку;
  • раз в год проводить обеспыливание стеллажей, шкафов, средств хранения документов.

При проведении уборки применяемые средства, такие как вода и антисептики, не должны попадать на документы.

В помещении архива не допускается хранение посторонних предметов, использование пищевых продуктов.

При обнаружении биологических вредителей принимаются срочные меры по дезинфекции и дезинсекции помещения.

Требования

Их устанавливают следующие законодательные акты, нормы пожарной безопасности, обеспечивающие регламенты, методики ее обеспечения в помещениях, объектах хранения, где систематизировано накапливается, учитывается, обрабатывается ценная отчетная документация длительного срока сохранности, которая может быть затребована, выдана при возникновении такой необходимости:

  • «Технический регламент о требованиях ПБ».
  • СНиП 21-01-97* – о ПБ всех строительных объектов.
  • СП 118.13330.2012* – об общественных зданиях, которыми являются здания государственных, муниципальных архивов, а также в которых находится большинство архивов организаций, учреждений.
  • СП 7.13130.2013, о системах противодымной защиты, в том числе системах дымоудаления с принудительным инициированием.
  • СП 31.13330.2012, СП 10.13130.2009 – обо всех видах противопожарного водоснабжения объектов архивного хранения.
  • СП 1.13130.2020 – об эвакуационных путях, выходах.
  • СП 3.13130.2009 – о создании СОУЭ.
  • Разделы 4.2, 4.4 «Основных правил работы архивов организаций».

В последнем нормативно-методическом документе руководители промышленных предприятий, частных, общественных организаций; лица, по должностным обязанностям отвечающие за ведение архива, а также ответственные за пожарную безопасность могут узнать много полезной информации, например:

  • В организации, на предприятии размещение архива осуществляется в специально спроектированном, возведенном здании, или приспособленном в соответствии со строительными, противопожарными, санитарными нормами строении, или в отдельных помещениях в административных зданиях.
  • Обследование приспособленных объектов проводится комиссией во главе с ведущими специалистами эксплуатационных, инженерных служб организации, с приглашением представителей государственных надзорных органов, по результатам которого составляется соответствующий акт.
  • Он подтверждает пригодность строения, группы помещений по прочности, пределу стойкости к огню строительных конструкций, ограждающих/выделяющих их; наличию систем отопления вентиляции; а также по технической охранной, противопожарной укрепленности.
  • К последним параметрам относятся прежде всего двери в архив, к которым актуальны как требования к противопожарным дверям, так и к характеристикам противопожарных замков по взломостойкости, изложенных в заводской технической документации, сертификатах пожарной безопасности на товарные изделия.
  • Главные требования противопожарных норм – помещение архива должно быть выгорожено, отделено от смежных помещений по горизонтали/вертикали противопожарными стенами, перекрытиями, перегородками; оснащено охранно-пожарной сигнализацией с датчиками дыма, огнетушителями, установками тушения пожаров.
  • Группа помещений архива должна иметь запасной выход, в них недопустима прокладка магистралей газоводоснабжения; электропроводка выполняется скрыто с выносом общей отключающей аппаратуры наружу.
  • Установка стеллажей проводится перпендикулярно стенам с окнами, без соприкосновения с наружными стенами, радиаторами отопления; согласно следующим нормам расстановки: главный проход между рядами стеллажей – 1, 2 м, проходы между стеллажами, а также между ними и стенами – 0, 75 м.
  • Штепсельные розетки должны обеспечивать герметичность, переносная электроаппаратура иметь резиновую оболочку шнуров питания.
  • Стационарные системы пожаротушения зданий, помещений должны заправляться нейтральными, безопасными для хранящейся документации огнетушащими веществами.
  • Запрещается использование источников открытого огня, любых нагревательных приборов.

 Дополнительный материал: 

Проведение электрогазосварочных ремонтно-монтажных работ необходимо организовывать с обязательным оформлением наряда-допуска на выполнение огневых работ, при строжайшем соблюдении мер безопасности; с проведением целевого инструктажа по пожарной безопасности с сотрудниками архива, охраны.

Назначение новых Правил

Новые Правила предназначены для органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, создающих архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

Они не распространяются на организацию хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

Новые Правила являются нормативным документом. Их нормативный статус определяет более жесткие требования к их содержанию. Ранее изданные правила (см. выше) включали не только нормы (правила, требования), но и рекомендации, методики относительно того, как эти нормы следует применять. Все положения рекомендательного, методического и описательного характера из новых Правил исключены. Именно в этой части проект данных Правил в процессе обсуждения подвергался критике со стороны архивистов, которые постоянно говорили о том, что Правила должны быть подробными и содержать не только сами нормы, но и механизм их осуществления.

Оборудование архива

Помещение архива оборудуется стационарными или передвижными металлическими стеллажами.

Допускается эксплуатация стационарных деревянных стеллажей, обработанных огнезащитным составом, при нормальном санитарно-биологическом состоянии помещения.
Стационарные стеллажи и шкафы устанавливаются с соблюдением следующих норм:

  • расстояние между стеллажами – 75 см;
  • расстояние между рядами стеллажей (главный проход) – 120 см;
  • расстояние между полом и нижней полкой стеллажа – не менее 15 см, в цокольных этажах – не менее 30 см.;
  • расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене – 75 см;
  • расстояние между стеной и торцом стеллажа – 45 см.

Не допускается размещение оборудования для хранения документов вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

В качестве вспомогательного оборудования могут использоваться металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи.

Документы должны размещаться на стеллажах, в шкафах с использованием первичных средств хранения (коробки, папки, специальные футляры и др.) в соответствии с видами, форматом и другими внешними особенностями документов.

Документы постоянного хранения на бумажной основе размещают в картонных коробках, папках, документы временного хранения – в связках.

При большом объёме документов стеллажи, шкафы, полки в помещении архива нумеруются (сверху вниз, слева направо) и составляются постеллажные топографические указатели на каждый стеллаж (). Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, в неразобранных кипах.

Особенности продукта

Лапки курицы содержат много важных веществ, которые очень полезны для человеческого организма. Так, в них есть такое вещество, как коллаген. Он делает кожу моложе и лучше. Кроме этого, лапы довольно полезны для всех суставов. Совсем недавно японские ученые заявили, если регулярно есть бульон из куриных лап, можно понизить даже артериальное давление. А также в лапках находится гиалуроновая кислота, которая существенно продлевает молодость всего организма.

Если пополнять свой рацион таким блюдом хотя бы несколько раз в неделю, то можно значительно замедлить развитие такого неприятного заболевания, как артрит. Кроме этого, лапы помогают ускорить метаболизм, что способствует понижению веса.

Сроки хранения кадровых документов в организации

С 13 марта 2016 года изменен срок хранения документации по личному составу. Теперь период хранения такой документации составляет 50 лет, вместо 75 лет.

Изменения распространяются на все архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (ст. 3 Закона об архивном деле).

Документацию по личному составу условно можно разделить на четыре группы:

Группа 1. Документы, связанные с комплектованием штата организации.

Например: трудовой договор (контракт), приказы (распоряжения) о приеме на работу, о назначении на должность, личная карточка работника и т.д.;

Группа 2. Документация, связанные с перемещение работников в период трудовой деятельности.

Среди них: соглашения, приказы (распоряжения) о переводе на другую работу, о совмещении профессий (должностей), об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника и т.д.;

Группа 3. Документы, связанные с отношением работников к трудовой деятельности.

В частности, приказы (распоряжения) о поощрении, об установлении надбавки к должностному окладу и т.д.;

Группа 4. Документация, связанные с прекращением трудовых отношений.

Как правило, это приказы (распоряжения) о расторжении трудового договора.

Еще одно принципиальное нововведение: исчисление нового срока хранения начинается со дня создания документов, а не с даты увольнения работника, как было раньше.

Однако новые положения применяются не ко всем документам организации. Касаются они лишь той документации по личному составу, которая создана начиная с 2003 г. Для более ранних документов сохраняется требование о хранении не менее 75 лет (пп. 1, 2 ст. 22.1 Закона № 43-ФЗ).

документации по личному составу, образовавшихся в связи с прохождением гражданами федеральной государственной службы, срок хранения составляет 75 лет после прекращения службы: военной, в органах внутренних дел, Следственном комитете и др. (п. 3 ст. 22.1 Закона № 43-ФЗ).

Формирование дела с приказами по личному составу

При формировании дел с приказами по личному составу учитываются сроки хранения кадровых документов в организациях:

  • 50 (75) лет (о них мы говорили в предыдущем разделе);
  • 5 лет (приказы об очередных и учебных отпусках, наложении дисциплинарного взыскания, краткосрочных внутрироссийских командировках).

По этой причине формируется два разных дела: приказы по личному составу со сроком хранение 50 (75) лет и приказы по личному составу со сроком хранения 5 лет.

Внутри дела приказы подшиваются по номерам и датам. Если количество подшитых листов в деле превышает 250, то дело делится на тома (например, том 1, том 2 и т.д.).

Если в организации издается большое количество приказов, то их можно подшивать в разные дела (например, приказы о приеме на работу, приказы о переводе, приказы об увольнении и т.д.).

Формирование дела с личными карточками работников для организации хранения документов

Личные карточки оформляются при трудоустройстве работников и ведутся в течение всего периода их трудовой деятельности

Как правило, такие документы хранятся в виде картотеки, разделены по структурным подразделениям, а внутри разделов – по алфавиту.

После увольнения сотрудника его личная карточка перемещается в дело «Личные карточки уволенных работников».

Формирование дела с договорными документами для организации хранения

Если в организации ведутся личные дела сотрудников, то трудовые договора и соглашения включаются в их состав. В противном случае такая документация формируются в отдельное дело «Трудовые договоры, соглашения с работниками».

После увольнения сотрудника трудовой договор (соглашения) изымается из дела и в алфавитном порядке подшивается в другое дело «Трудовые договоры уволенных работников».

Подведем итоги

После приведения выбранной площади в соответствие всем вышеизложенным требованиям к помещению архива принимается окончательное решение о пригодности или непригодности к использованию. Принять такое решение возможно после проверки санэпидстанцией и государственным пожарным надзором. Архив может быть размещен там, где намечено, лишь после процедуры прохождения подробной экспертизы.

Цель ее — уточнить огнестойкость помещения и определить соответствующую степень, провести проверку главных конструкций на долговечность, убедиться в прочности перекрытий между этажами в расчёте на потенциальную нагрузку (оборудование для архива и вес хранимой документации), проверить наличие и текущее состояние систем вентиляции и отопления.

В проведении проверки участвуют как представители самой организации (обычно это работники будущего архива), так и сотрудники всех соответствующих служб — строительных, пожарных, охранных и т. д. Итоги экспертизы находят отражение при составлении заключительного акта.

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий