Образец заполнения бланка путевого листа в 2019 году

Расход по норме и расход фактический в путевом листе

Количество пройденных километров по показаниям спидометра при возвращении в гараж должно соответствовать показаниям спидометра при выезде из гаража в следующий день (смену) работы автомобиля.

Механик организации при выезде автомобиля из гаража и его приемке при возвращении в гараж ставит в путевом листе свою подпись.

В случае отсутствия в штате организации механика, технический осмотр автомобиля при выезде и возвращении в гараж может осуществлять лицо, уполномоченное руководителем организации имеющее соответствующую квалификацию.

Водитель, в строке «Автомобиль в технически исправном состоянии принял» должен заверить прием автомобиля своей подписью. Также водитель указывает в путевом листе в соответствующей строке отметки связанные с опозданием, временем ожидания, простоя в пути, заезда в гараж и прочие.

Понятие ГСМ

Что такое путевой лист

Учет расхода ГСМ в путевом листе

Бухгалтерский учет ГСМ

Списание ГСМ по путевым листам (бухгалтерский учет)

Списание бензина по путевым листам (налоговый учет)

Пример списания ГСМ по путевым листам

Итоги

Понятие ГСМ

К ГСМ относят топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки) и специальные жидкости (тормозные и охлаждающие).

Что такое путевой лист

Путевой лист — первичный документ, в котором фиксируется пробег автомобиля.

Определение показателей, необходимых для нормативного расчета расходования топлива по формулам, отраженным в распоряжении АМ-23-Р.

Для автомобилей разных типов установлены отдельные формулы. Условимся, что в распоряжении сотрудника — легковая машина Mercedes-Benz A150. Для нормативного расчета расходования топлива на данной машине по методологии Минтранса нужно узнать следующие показатели:

  • Hs (базовый норматив по расходованию бензина — в литрах на 100 км);
  • D (корректировочный коэффициент).

Первый показатель, Hs, для указанной машины составляет 6,8 (таблица по п. 7.2.1 распоряжения АМ-23-Р).

Второй показатель, D, устанавливается хозяйствующим субъектом самостоятельно исходя из критериев, характеризующих фактические условия эксплуатации ТС (п. 4 распоряжения АМ-23-Р).

Расход по норме и расход фактический в путевом листе по новым правилам

Если же водитель приобретает бензин по топливной карте, то учет ГСМ по топливным картам ведется на основании отчета компании — эмитента карты. Списание ГСМ может производиться следующими методами (раздел III):

  • по средней себестоимости;
  • по себестоимости 1-х по времени приобретения запасов (ФИФО).

В ПБУ 5/01 есть еще один способ списания — по себестоимости каждой единицы. Но на практике для списания ГСМ он неприменим.

Самый распространенный способ списания ГСМ — по средней себестоимости, когда стоимость остатка материала складывается со стоимостью его поступления и делится на суммарное количество остатка и поступления в натуральном выражении.

Расход по норме и расход фактический в путевом листе кто может быть

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Унифицированные формы путевых листов

Путевые листы являются документами первичного учета, подтверждающими произведенные расходы на горюче-смазочные материалы (далее ГСМ).

В случае неправильного заполнения путевых листов, затраты организации на приобретение ГСМ, принимаемые в качестве материальных расходов согласно подп. 5 п. 1 ст.

ГСМ в налоговом учете по нормам, умноженным на пробег.

ВАЖНО! В налоговом учете ГСМ можно принимать как по фактическому использованию, так и по рассчитанному исходя из норм количеству. На практике возможна ситуация, когда организация использует транспорт, нормы расхода топлива для которого в распоряжении № АМ-23-р не утверждены

Но в п. 6 этого документа есть разъяснения, что организация или ИП могут индивидуально (с помощью научных организаций) разработать и утвердить необходимые нормы

На практике возможна ситуация, когда организация использует транспорт, нормы расхода топлива для которого в распоряжении № АМ-23-р не утверждены. Но в п. 6 этого документа есть разъяснения, что организация или ИП могут индивидуально (с помощью научных организаций) разработать и утвердить необходимые нормы.

Кому и зачем нужно документальное оформление данных о транспортных услугах

До начала выполнения рейса по запланированному маршруту путевой лист должны выдавать водителю:

  • предприятия, организации, выступающие в роли юридического лица, независимо от организационно-правовой формы собственности;
  • физлица, зарегистрировавшие предпринимательскую деятельность, использующие труд наемных рабочих.

Оформляется так называемая «путевка» в одном экземпляре диспетчером или назначенным письменным распоряжением руководителя сотрудником.

Говоря о том, для чего нужен путевой лист, отметим, что документ позволяет контролировать:

  • действия водителя для учета рабочего времени при начислении заработной платы;
  • интенсивность использования служебного или спецтранспорта по назначению;
  • обоснованность расходов на амортизационные расходы, техобслуживание, приобретение горюче-смазочных материалов (ГСМ).

Документально зафиксированные данные по показаниям одометра километража пробега служат подтверждением затрат на обслуживание автотранспорта, включаемые в себестоимость продукции, работ, услуг, что необходимо для:

  • бухгалтерской отчетности;
  • исчисления налога на прибыль.

При перевозках грузов, пассажиров и багажа по городу или в пригородные районы, другие населенные пункты и регионы, путевой лист, наряду с водительским удостоверением и техпаспортом на транспортное средство подтверждает:

  • обоснованность использования служебного, специального транспорта, принадлежащего предприятию или предпринимателю;
  • законность перевозки груза, пассажиров или багажа;
  • проверку исправности транспорта перед выездом;
  • право водителя на управление транспортным средством, соответствие его состояния здоровья контролировать ситуацию на дороге.

Особенности выдачи документов на различные транспортные услуги

Согласно требованиям ст

6 ФЗ № 259-ФЗ, перевозки грузов и пассажиров разрешается осуществлять, оформив путевой лист на соответствующее транспортное средство, принимая во внимание вид и область применения транспорта

Используют несколько форм бланков, например:

  • путевой лист для легкового автомобиля (аналог ранее унифицированной формы 3);
  • путевой лист для грузового автомобиля можно разработать на основе типовой межотраслевой формы 4-С или 4-П ;
  • учитывая особенности оказания услуг перевозок пассажиров при выполнении заказов на такси или междугородным автобусным сообщением.

Следует помнить, что грузоперевозки в рамках производственной деятельности, оказания транспортных услуг допустимы только с выдачей путевого листа вместе с накладной на перевозимый груз.

Формы используемых путевых листов для грузовых автомобилей могут иметь отличительные особенности помимо обязательных реквизитов:

  • при сдельной оплате труда водителей, рассчитываемой по средним тарифам для отметок о времени прибытия к пункту назначения груза и убытия после разгрузки;
  • предусматривающие заполнение данных заказчиком, позволяющие вести учет времени при расчете зарплаты за отработанный период.

Главным условием признания документа, отвечающим установленным нормам, является:

  • внесение обязательных реквизитов;
  • соблюдение порядка выдачи путевого листа.

Обратим внимание, на некоторые детали. Заполненный путевой лист, заверенный подписью ответственного лица или диспетчера, выдают водителю:

Заполненный путевой лист, заверенный подписью ответственного лица или диспетчера, выдают водителю:

  • на 1 день до выезда автобуса, трамвая, троллейбуса на линию, когда в течение рабочей смены предполагается несколько рейсовых поездок;
  • до выезда к пункту назначения, уточнив срок действия документа, если транспортное средство в конце рабочей смены не возвращается на парковку (длительность поездки на законодательном уровне не ограничена).

Для сведения!

Если в поездках на дальние рейсы экипаж состоит из нескольких водителей, управляющих транспортом посменно, можно оформлять путевки раздельно на каждого из них.

Поскольку на основании путевых листов начисляется заработок, обосновываются транспортные расходы, к составлению документа следует отнестись ответственно, не забывая вносить обязательные реквизиты.

Допускается вносить корректировки в уже заполненные документы для уточнения внесенных сведений, соблюдая основные правила делопроизводства.

Срок хранения документов – 5 лет.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос  № 1: Является ли отсутствие отметки от медицинского сотрудника нарушение в небольшой компании, в которой отсутствует штатный медицинский сотрудник?

Ответ.  Отсутствие указанной отметки является серьезным нарушением независимо от размеров компании. Руководство должно  позаботиться о том, чтобы заключить договор медицинского обслуживания со специализированной организацией.

Вопрос № 2: Нужен ли лист для водителей такси?

Ответ. Так как водители такси осуществляют перевозку пассажиров и багажа на платной основе, то они должны иметь  при себе заполненный путевой лист со всеми отметками.

Как правильно разработать собственную форму путевых листов – правила

Не все работодатели желают связываться с оформлением путевых листов. Как правило, на заполнение бумаги уходит много времени. Поэтому можно упростить такой документ только некоторым организациям – тем, которые не имеют штатных водителей и транспортных средств, предназначенных для выполнения перевозок в целях компании.

Согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете» (от 21.11.1996 N129) в документе вы должны указать все главные сведения.

Вот они:

  1. Шапку – наименование организации, все важные данные.
  2. Дату составления.
  3. Перечень бригады сотрудников, их данные.
  4. Наименование услуги, работы, проводимой водителями, их характеристика.
  5. Оценка работы – денежные средства, идущие на зарплату шоферу, а также на организационные вопросы поездки.
  6. Подпись руководства и сотрудников, указанных в листе.

Документ следует предоставлять в налоговый орган с определенной регулярностью, чтобы не возникало вопросов о необоснованных расходах компании.

Новая форма путевого листа с 2019 г

Путевой лист транспортного средства необходим при выезде любого транспортного средства по рабочим целям, независимо от того, собственный это автомобиль организации или арендованный. Жесткие требования к заполнению этого первичного документа установлены только для автотранспортных компаний, однако и для всех остальных он является документом строгой отчетности, поэтому должен содержать обязательные реквизиты.

В 2018 году таких сведений стало больше — чиновники добавили обязанность указывать в путевом листе сведения о прохождении водителем предрейсового контроля технического состояния автомобиля. Кроме того, отменили обязательную круглую печать на оформленном бланке.

Приказом Минтранса России от 21.12.2018 № 467 в путевые листы с 01.03.2019 были внесены несколько важных поправок:

  • стало больше обязательных реквизитов. Теперь предприниматели должны вписывать показания одометра при выезде ТС с парковки (места стоянки);
  • диспетчерам надо также фиксировать дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда ТС с парковки и заезда на нее;
  • изменился максимальный срок, на который можно оформлять путевой лист 2019. Еще в начале года однажды оформленный документ мог действовать в течение одного месяца. Сейчас так делать нельзя: бумагу оформляют на один рабочий день или одну рабочую смену. Если за это время водитель совершает несколько рейсов, правилами допускается оформление одного путевого листа до начала первого рейса. Закрыть его можно будет по возвращении водителя на парковку;
  • в ситуациях, когда одним транспортным средством управляют несколько водителей, у каждого из них должен быть свой путевой лист. Но при выезде отметку о контроле технического состояния нужно проставлять только в документе водителя, который первым выехал с места стоянки;
  • с весны технический контроль транспортного средства может быть предсменным либо предрейсовым (зависит от конкретной ситуации);
  • штамп медицинского работника в путевом листе стал необязательным. Это не значит, что отменили необходимость проходить медицинский осмотр, но медицинскому работнику теперь не обязательно подтверждать его штампом. Он просто может написать, что водитель прошел осмотр, указать дату и время осмотра, расписаться. Если в организации штамп имеется, выбрасывать его не следует, им можно продолжать пользоваться. Но если оттиска в путевом листе не будет, наказать уже не смогут.

Итак, с учетом поправок новые путевые листы 2019 года обязательно должны содержать следующие сведения:

  • название и номер самого документа;
  • информацию о владельце автомобиля;
  • период действия (срок (один или несколько дней), в течение которого путевой лист может быть использован, в формате «число, месяц, год»);
  • данные о водителе ТС, а именно: Ф.И.О, дату и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра;
  • информацию о самом ТС: тип и модель, в том числе прицепа, если он имеется;
  • регистрационный номер;
  • показания одометра;
  • дату и время выезда и заезда на парковку;
  • данные о прохождении технического осмотра перед рейсом (сменой).

Если организации не подходит унифицированный бланк, она может разработать свой вариант, в котором должны быть учтены все обязательные реквизиты и необходимые показатели. Применение нового бланка обязательно должно быть указано в учетной политике организации, как это определено в пункте 4 ПБУ 1/2008. Не стоит забывать, что к первичным документам строгой отчетности применяются также правила, регламентированные статьей 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ о бухгалтерском учете.

Документ должен быть заверен подписью диспетчера, который его оформил, и руководителем организации. Печать нужно ставить только тем организациям, которые ее используют по своему уставу. Форма оформляется в одном экземпляре и выдается на руки водителю. После этого документ должен быть возвращен уполномоченному лицу под подпись, в этом случае он считается закрытым и поступает в бухгалтерию. С этого момента нужно выяснить, для чего вообще нужны путевые листы.

Нормативный аспект

Обязательства по заполнению путевого листа установлено во исполнение ст. 20 ФЗ №196 от 10.12.1995 в целях обеспечения безопасности дорожного движения при эксплуатации транспортных средств. Перечень нормативных актов, регламентирующих порядок, условия и изменения в законодательстве в отношении отчетного документа приведен в таблице.

Нормативный акт Начало действия Комментарий
Федеральный закон №259 08.11.2007 Ст. 6 регламентирует обязательство по заполнению отчетного документа для лиц, осуществляющих коммерческий перевоз груза и пассажиров
Приказ Минтранса №152 18.09.2008 Утверждает существенные реквизиты листа, конкретизирует сведения, перечисляемые в реквизитах, устанавливает общий порядок выдачи и ведения
Приказ Минтранса №467 21.12.2018 Вносит изменения в существующий Приказ Минтранса №152, вступил в силу с 1 марта 2019 года
Письмо Минтранса №ДЗ/10239-ис 14.05.2019 Отдельные разъяснения Министерства транспорта в отношении изменений, вступивших в силу с 1 марта 2019 года

На основании Письма Минфина №03-03-06/1/354от 16.06.2011 документ может использоваться в целях отчетности по подтверждению расходов на топливо.

Возмещение командировочных расходов

Согласно ст. 168 ТК РФ и п. 11 постановления Правительства РФ № 749, командированному сотруднику возмещаются следующие расходы:

  • на проезд в обе стороны;
  • на съем жилья;
  • суточные;
  • прочие расходы, определяемые работодателем.

Размер суточных каждая организация устанавливает самостоятельно (за исключением госучреждений)

При этом важно помнить, что в соответствии с Налоговым кодексом РФ (п. 3 ст. 217) не облагаются налогом на доход физлиц лишь суммы в размере 700 рублей при командировках по России и 2500 рублей при загранкомандировках. Суммы свыше этих нормативов подлежат налогообложению

Вернувшись из командировки, сотрудник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет, который составляется по форме № АО-1, утв. постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55. К отчету необходимо приложить:

  • документы, подтверждающие расходы на жилье (квитанции из гостиницы или расписки в получении денег, если жилье арендовалось у физлица);
  • чеки на ГСМ;
  • путевой лист;
  • служебную записку.

Служебная записка призвана подтвердить срок командировки. Составляется такой документ в произвольной форме, однако во избежание недоразумений при налоговых проверках рекомендуется установить форму служебной записки во внутренних документах организации.

Пример оформления служебки:

Если в командировку на личном авто было отправлено несколько сотрудников, то путевой лист оформляется только на водителя. Соответственно, если бензин оплачивал только водитель, чеки об оплате ГСМ другие командировочные представлять не должны. Если во время командировки потребуется ремонт личного авто, расходы на техобслуживание возмещаются работодателем в рамках соглашения об использовании транспортного средства, заключенного между работодателем и сотрудником. Также по соглашению работнику могут быть компенсированы расходы, связанные с произошедшим в командировке ДТП (естественно, если таковое произошло не по вине командированного сотрудника).

Что проверить еще

Даже составив путевой лист, опираясь на вышеперечисленные изменения в реквизитах документа, не стоит исключать риска, что инспекторы могут найти серьезные недочеты и попросту признать его недействительным. Обезопасить себя можно, проверив другие ключевые реквизиты, которые, как правило, проверяются налоговиками очень тщательно.

К таким реквизитам относятся маршруты поездок. Для налоговой путевой лист является документом, подтверждающим, что машина используется именно в служебных целях. Поэтому, хотя сведения о пунктах назначения и не входят в перечень обязательных реквизитов, налоговики настаивают на том, что в путевом листе нужно фиксировать подробный маршрут поездки

Важно указывать конкретные пункты назначения и быть готовым пояснять цели поездки в случае необходимости.

Обязательно нужно обратить внимание и на даты в путевом листе, поскольку с текущими поправками путевой лист выписывается на каждую отдельную смену. Для организации надежнее будет фиксировать не только дату составления, но также и срок действия

Это особенно важно, когда речь идет о многодневных рейсах или круглосуточной работе сотрудника. Также не стоит забывать сверять эти даты с другими первичными документами

Например, с накладными и датами отгрузки в них. Если инспекторами будет выявлено несоответствие, то это может привести к более детальной проверке.

Также стоит принять во внимание данные о покупке и расходе топлива. По мнению налоговиков, эти данные являются прямым основанием для подтверждения расходов на ГСМ

Поэтому важно проверить, чтобы были указаны остатки на начало и конец смены, количество купленного и израсходованного в течение дня топлива. Еще более наглядным расчет сделает указание пробега автомобиля за день

А данные о движении топлива стоит подкреплять чеками АЗС.

С 2017 г. отметка о техосмотре тоже стала одним из обязательных реквизитов. Она проставляется перед началом каждого рейса. Ее должен вносить специально уполномоченный сотрудник либо сторонняя организации, имеющая соответствующую специализацию. Без данной отметки водитель не имеет права отправляться в рейс.

Поскольку путевой лист является первичным документом, без подписи он недействителен. Но кто именно должен визировать путевой лист? На текущий момент нет однозначного ответа на этот вопрос, однако судебная практика показывает, что наиболее безопасно заверять путевые листы подписями водителя и бухгалтера.

Порядок заполнения путевого листа

Строка “Автомобиль” отражает марку, государственный номер, тип автомобиля, его гаражный номер. В строку “Водитель” записывают фамилию, инициалы, номер служебного удостоверения, класс водителя. В “Табельный номер” – номер, присвоенный водителю на автопредприятии.

Строка “Колонна, бригада” отражает номера колонны, бригады, в составе которых числятся водитель и автомобиль. В графу “Сопровождающие лица” записывают фамилии лиц, их инициалы (грузчики, экспедитор, стажер).

В форме 4-п содержится раздел «Задание водителю». В 16-ю графу «В чье распоряжение» (разовый заказ клиента) диспетчер пишет адрес, наименование предприятия, к кому прибывает грузовой автомобиль. Строки №18 и №17 содержат сведения о времени убытия/прибытия (по плану). В графу № 19 вписывается количество рабочих часов, а число поездок – в №20.

В строке «Заказчик» – название принимающей организации, фамилия с инициалами лица, ответственного за прием транспорта.

Графа «Время» отражает часы и минуты прибытия/убытия машин. «Спидометр» – показатели счетчика на момент приезда/отъезда. В графе «Количество поездок» отмечается число выполненных перевозок.

Строку «Штамп и подпись клиента» заполняет заказчик. Сведения его подтверждают правильность реквизитов. В графе «Выполнение задания» – информация о маршрутах движения транспорта – куда и откуда поездки. Сведения подтверждает подпись клиента.

В строке “Режим работы” отражается код или режим работы (командировка, в будние дни, суммированный учет рабочего времени, работа в выходной день или праздничный, работа по графику, вне графика).

Графа 22 “Расстояние” – расстояния перевозок грузов по карте, либо по данным дорожных органов, по показателям спидометра автомобиля (в сезон), зафиксированными в акте предприятия. В графе №23 “Перевезти тонн” – количество груза, необходимое для заказчика.

Для легкового автомобиля

Бланки для легкового автомобиля:

  • Путевой лист. Форма № 3, (постановление Госкомстата № 78 от 28.11.97),
  • Форма № ПГ – 1,
  • Товарно-транспортная накладная (ТТН).

При выпуске автомобиля в рейс организация обязана выдать водителю путевой лист соответствующей формы. Выпуск автомобиля без заполненного бланка утвержденной формы категорически запрещается.

Заполнение путевых листов по форме № ПГ-1

Строка/Раздел Порядок заполнения
“Путевой лист” Учетный номер листа. Дата (число, месяц, год).
Раздел “Предприниматель” Сведения о предпринимателе: ФИО, домашний адрес, номер его телефона.
“Водитель”, “Номер водительского удостоверения” Фамилия и инициалы водителей, номера водительских удостоверений.
Строки, идентифицирующие автотранспортное средство Марка автотранспортного средства, прицепа, регистрационные номера.
“…к управлению допущен” Подпись работника, проводившего предрейсовый медосмотр, и допускающего к управлению автотранспортом.
“Автомобиль … исправен. Выезд разрешен” Подпись лица, отвечающего за проведение предрейсового техосмотра.
“Выезд” и “Возврат” Дата и время в часах и минутах, показания спидометра при выезде/возврате автотранспорта.
Раздел I Выполнение услуг в течение смены.
Раздел II Заполняет предприниматель на основании результатов за период действия путевого листа.
“Результаты использования грузового автомобиля” Общий пробег автотранспорта, время в работе за вычетом времени обеда/отдыха водителя, объемы перевезенных грузов (суммарное количество груза), перевезенного по данному путевому листу за все время работы.
“Особые отметки” Фиксация проведенных проверок работниками РТИ (Российской транспортной инспекции), сотрудниками милиции.

Упрощенные неточные сведения влекут за собой проблемы. Документация проходит проверку у налоговых органов, а чаще всего – на пути следования автомобиля работают посты ГИБДД.

Водитель при себе должен иметь отчетный документ и предъявлять его сотруднику дорожно-постовой службы для проверки по требованию.

За отсутствие путевого листа накладывается административный штраф.

Типичные ошибки при заполнении путевых листов

  • 21.06.2020 21.06.2020
  • Транспортная логистика

Как правило, в каждой организации есть арендованные, взятые в лизинг или собственные транспортные средства. Производственную направленностьзатрат служебного автомобиля подтверждает путевойлист вне зависимости от того, является ли организация автотранспортной или нет. Если документ заполнен не надлежащим образом, это может привести к спорам с налоговыми органами и значительным доначислениям. Сразустоит оговорить, что путевой лист оформляет не один бухгалтер. Ответственным за путевой лист должен быть и водитель. Также его заполняют: механик и диспетчер-нарядчик. Самое трудное для бухгалтера — добиться от всех ответственных лиц правильного заполнения путевого листа.

Чтобы избежать возможных ошибок, которые впоследствии могут вызвать претензии со стороны налоговых органов, рассмотрим самые распространенные из них.

Обращаем внимание, что наличие в унифицированных формах незаполненных реквизитов не допускается. Ошибка 1

Отсутствуют подписи и расшифровки ответственных лиц, в частности водителя. Помните, что ответственность за достоверность, правильность оформления, а также за своевременное и надлежащее составление первичных учетных документов несут лица, их создавшие и подписавшие

Ошибка 1. Отсутствуют подписи и расшифровки ответственных лиц, в частности водителя. Помните, что ответственность за достоверность, правильность оформления, а также за своевременное и надлежащее составление первичных учетных документов несут лица, их создавшие и подписавшие.

Ошибка 2. Не указано время возвращения. Отсутствие данных в графе говорит о том, что водитель закончил служебную поездку, а автомобиль в надлежащее время не вернул. В путевом листе время выезда и возвращения нужно фиксировать обязательно. Время выезда и возвращения имеет непосредственную связь с подтверждением продолжительности работы водителя. Можно определить, где водитель находился в то или иное время, сколько ушло времени на дорогу. Поэтому без этих данных в путевом листе не обойтись. Если время не проставлено, то возникнет расхождение между данными лицевой стороны путевого листа и оборотной.

Ошибка 3. Данные о выданном бензине не указаны. Отдельный раздел путевого листа предназначен для учета движения горючего. В нем указывается, сколько литров бензина было в баке при выезде и возвращении, сколько было заправлено и израсходовано во время поездки. Если водителю выдается бензин по заправочному листу, то в графе должно отражаться количество бензина. Если выдача бензина не предусматривается, то водитель приобретает его за подотчетные деньги. Чек, который он получил на АЗС, прикрепляется к авансовому отчету.

Ошибка 4. В графе «Расход: по норме» не проставлен норматив расхода топлива автомобиля. Несмотря на то, что речь о каком-либо лимите затрат на топливо не идет, налогоплательщикам все же лучше использовать нормативы.

Ошибка 5. Строки в графах «Место отправления и назначения» заполнены не верно, т.к. указаны лишь названия организаций. Здесь надо детально указать город, улицу, название организации. Пункты назначения по маршрутам следования позволяют обосновать производственный характер поездки и подтвердить показания счетчика. Причем надо избегать общих слов в документе. В частности, в него не следует вносить нераскрытые маршруты: «по городу», «по району», «по области». Ведь из них нельзя понять, обоснованно списан бензин или нет. В путевом листе либо приложении к нему необходимо отдельно расшифровывать каждую поездку.

Ошибка 6. Не указан километраж. Необходимо отражать пройденный километраж для каждого пункта назначения. Это можно сделать по показаниям спидометра.

Ошибка 7. Не указан номер лицензионной карточки при выполнении перевозок в междугороднем сообщении.

Ошибка 8. В строке «Автомобиль» не указ гаражный номер автомобиля, что осложняет автоматизированный учет его работы.

Ошибка 9. В соответствующих строках медицинский работник подписью и личным штампом не удостоверил возможность допуска водителя по

Итоги

Журнал учета путевых листов обязателен к заполнению для организаций и ИП, использующих в своей работе транспортные средства. Это один из документов, с помощью которых подтверждаются расходы на топливо, учитываемые при определении налоговой базы по уплачиваемому с доходов налогу. Помимо этого, журнал служит источником сведений для начисления заработной платы водителям организации, поскольку в нем подробно отражается информация об их работе.

Журнал учета путевых листов обязаны вести все организации, которые используют транспортные средства при осуществлении своей деятельности. Законодательство диктует особые требования по ведению и заполнению этого журнала. Подробнее расскажем далее в нашей статье.

Журнал состоит из нескольких частей.

Титульный лист:

  • Юридическое название предприятия.
  • Реквизиты организации (ОКПО).
  • Период ведения журнала.

Табличная часть со сведениями:

  • № путевого листа и фактическая дата выдачи на руки водителю.
  • Сведения водителя (Ф.И.О. и табельный №).
  • Гаражный № автомобиля.
  • Подписи уполномоченных лиц и ответственных лиц (водителя, диспетчера, бухгалтера).

Журнал регистрации и выдачи путевых листов имеет так называемую сквозную нумерацию и его необходимо вести в хронологическом порядке. Как только книга учета заполнена, ее необходимо прошить и завизировать печатью предприятия и подписью собственника предприятия.

В основном, на предприятиях заполняет журнал учета бухгалтер по первичной документации либо другой уполномоченный сотрудник организации, в трудовом договоре которого прописана . В индивидуальных случаях обязанность вести и регистрировать учет путевых листов возлагается на стороннюю организацию (если бухгалтерия ведется на аутсорсинге). В этом случае между сторонами подписывается соглашение с условиями сотрудничества, правами и обязанностями перед друг другом. Такой вариант законодательство РФ допускает. Кроме того, сдавать документ можно в электронном виде.

Если необходимо внести исправления в журнал учета путевых листов, следует руководствоваться законодательными нормативными актами . Исправления в журнале, как и в остальных первичных документах, следует осуществлять путем легкого зачеркивание неверных данных и внесения новой записи с датой и визированием подписью и печатью.

На законодательном уровне каждая организация, использующая транспортные средства для ведения бизнеса или производства, обязана вести журнал учета путевых листов. Заполнять их необходимо по стандарту в соответствии с формой № 8. Этот документ считается первичной документацией, которая фактически подтверждает расходы ГСМ, позволяет планировать затраты и снизить налоговые платежи. Кроме того, книга учета требуется для начисления водителям.

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий