Причины отмены командировки

Причины

Работодатель не обязан переносить или продлевать сотруднику отпуск с последующим увольнением в связи с его болезнью (письмо Роструда от 24 декабря 2007 г. № 5277-6-1). С момента начала такого отпуска трудовые отношения с сотрудником прекращены. Дату увольнения в одностороннем порядке изменить нельзя (ч. вторая ст. 127 ТК РФ).

В чем подвох. Право на пособие у работника сохранится в том случае, если он заболеет или получит травму в течение 30 дней со дня увольнения (ч. 2 ст. 7 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ, далее – Закон № 255-ФЗ). Возникают сложности, с какой даты отсчитывать 30 дней, если дата увольнения и последний рабочий день не совпадают.

Длительность сна при планирование беременности

Зачем нужен приказ

Казалось бы, чего проще: отменить командировку. Некоторые работники предприятий действительно полагают, что для этого достаточно устного распоряжения руководителя организации, но это не совсем так. Дело в том, что любое действие, происходящее внутри компании, всегда строго регламентируется различного рода документацией. Служебные поездки – не исключение.

Если высшее должностное лицо организации решает направить в командировку кого-либо из подчиненных, об этом издается соответствующий приказ. На основе него в дальнейшем оформляются всевозможные командировочные бумаги, проводятся бухгалтерские и кадровые операции и т.п. Точно также, в случае, если внезапно принимается решение об отмене поездки, должно быть выпущено новое распоряжение, которое запустит внутри предприятия нужный процесс.

Последствием приказа обычно становится аннулирование ранее выписанных документов (командировочных удостоверений, пропусков, направлений и т.п.), сдача билетов, выданных на командировку денежных средств и пр.

Для чего нужен приказ об отмене командировки?

На основании данного приказа бухгалтерия организации осуществляет финансовые операции, обратные тем, что были проведены в соответствии с предшествующим приказом — об отправке сотрудника в командировку. При этом содержание таких операций зависит от того, в какой момент издан приказ об отмене поездки.

Так, он может быть подписан:

1. До выплаты командируемому аванса и суточных.

В этом случае бухгалтерии не потребуется осуществлять каких-либо операций, поскольку выплата аванса и суточных — первая операция, что отражается в регистрах и рассматривается в качестве предмета учета.

2. После выплаты аванса и суточных, но до совершения командируемым тех или иных расходов в поездке.

В таком сценарии предполагается возврат аванса и суточных в полном объеме. На основании приказа об отмене командировки и дополняющих его документов (например, служебной записки, в которой содержится адресованное командированному предписание выйти на работу вместо поездки) бухгалтерия отражает в регистрах факт возврата денежных средств в кассу или на расчетный счет работодателя.

3. После совершения командируемым тех или иных расходов в поездке.

В этом случае на основании приказа бухгалтерия вправе потребовать от работника вернуть часть выданных ранее в порядке аванса денежных средств, а именно суммы, которые:

  • не включены в подтвержденные расходы на проезд и проживание;
  • превышают установленный лимит суточных расходов за дни, проведенные в командировке.

Рассмотрим, в какой структуре может быть представлен рассматриваемый приказ.

Как отменить командировку

Приказ об отмене командировки также составляется в свободной форме, поскольку нет никаких норм, регулирующих порядок возвращения сотрудников из служебной поездки. Однако этот документ должен в себе содержать причины, послужившие основанием для ее отмены. Таковыми могут быть:

  • больничный лист сотрудника, которого планировалось отправить в поездку;
  • письмо от сторонней организации о том, что нет необходимости в направлении работника;
  • иные документы, свидетельствующие о том, что лицо не может в этот период быть в отъезде (свидетельство о смерти родственника и пр.).

***

Порядок отзыва из служебной поездки, а также продление командировки действующим законодательством никак не урегулированы. Однако совершить указанные действия возможно на основании распоряжения руководителя.

Как составляется приказ об отмене командировки?

Нередко работодатель отправляет своих сотрудников в служебные поездки в другую местность. Это необходимо для расширения бизнеса и налаживания партнёрских отношений.

Но может случиться и так, что командировку нужно отменить. Как это оформить правильно?

Что говорит закон?

Все кадровые вопросы решаются только через приказы и распоряжения руководителя.

Все бланки приказов имеют унифицированную форму и утверждены Госкомстатом Российской Федерации Постановление № 1 от 05. 01. 2004 года.

Нормативная база

В ст. 166 ТК РФ раскрыто понятие служебной командировки – это поездка сотрудника по распоряжению работодателя в другую местность для выполнения своих непосредственных трудовых обязанностей.

Под другой местностью следует понимать местность вне пределов муниципального образования, где трудится этот сотрудник.

Сотрудник может быть направлен только по распоряжению руководителя. Следовательно, и отмена командировки также оформляется приказом руководителя.

Когда нужен?

Приказ для отмены командировки необходим тогда, когда выпущен приказ об отправлении данного сотрудника в служебную поездку.

Работнику уже выплатили командировочную сумму средств. Теперь он должен её вернуть.

Оформляем приказ об отмене командировки

Распоряжение работодателя обязательно должно быть оформлено в виде приказа. Это касается и решения об отмене командировки конкретного сотрудника.

Но командировка может быть отменена не только по инициативе работодателя, но и по другим причинам.

Основания для издания

Причин для отмены командировки может быть несколько. Её могут отменить по инициативе работодателя, так и по инициативе работника.

Основания для отмены могут быть следующие:

  • Необходимость в служебной поездке отпала по некоторым причинам, которые не зависят от работника.
  • Болезнь командированного сотрудника.
  • Другие причины.

Требования к документу

Документ составляется на фирменном бланке предприятия или же на обычном листе, но с указанием необходимой информации.

Приказ об отмене командировки должен содержать в себе следующие пункты:

  • информация о работодателе;
  • название документа;
  • его порядковый номер, дата и место издания;
  • основание для издания приказа;
  • должность руководителя от предприятия;
  • его подпись и расшифровка;
  • подпись сотрудника — означает, что сотрудник ознакомился с документом.

Пункты и их описания

Каждый пункт содержит в себе определённую информацию:

  • Информация о работодателе: в самом верху в центре указываетсяего полное и сокращенное фирменное наименование. Здесь нужно указать именно так, как указано в учредительных документах.
  • Название документа. В данном случае, это «Приказ». Это слово указывается в середине листа, сразу же после наименования работодателя.
  • Реквизиты документа: номер документа по порядку, дата составления приказа, а также место, где он был составлен.
  • Основания для издания. В данном случае это «Отмена командировки конкретного сотрудника (ФИО)». Далее следует указать причины, по которым командировка отменяется.
  • Также здесь нужно указать: структурное подразделение, в котором работает сотрудник, которого ранее собирались отправить в служебную поездку;  ФИО сотрудника; город или название муниципального образования, куда он был командирован; реквизиты приказа, по которому была назначена командировка; ФИО и должность сотрудника, который назначается ответственным за исполнение данного приказа; основание (то есть документ), по которому командировка отменяется.

В самом конце документа нужно указать должность руководителя предприятия, его подпись и обязательно расшифровку.

Далее подпись сотрудника. Это обязательное условие. Это говорит о том, что сотрудник ознакомился с приказом.

Нужно ли вносить пункт о возврате подотчетных сумм?

Командированному выдают определённую сумму денежных средств для осуществления необходимых расходов в служебной поездке. Так как командировка отменяется, то средства необходимо вернуть в кассу предприятия.

В п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного письмом ЦБ РФ от 04.10.1993 № 18 сказано, что сотрудник, получивший под отчёт денежные средства, должен их вернуть в позднее 3-ёх дней после окончания командировки.

Но так как поездка не состоялась, то целесообразнее оговорить срок возврата в приказе об отмене командировки.

Приказ об отмене командировки: порядок принятия документа

Порядок, по которому осуществляется принятие рассматриваемого приказа, равно как и осуществление иных действий при отмене командировок сотрудников, устанавливается на уровне локальных актах работодателя. Например, в Положении о командировках.

Это положение может регламентировать:

  • порядок принятия всех распорядительных документов организации, имеющих отношение к командировкам (включая приказы о назначении командируемых);
  • порядок отчетности сотрудников (например, в части предоставления отчетов, которые необязательны по закону, но желательны в силу сложившейся схемы документооборота в организации);
  • действия сотрудников, отвечающих за подготовку различных документов при оформлении командировок (или их отмене) в пределах своей компетенции.

Узнать больше о специфике применения Положения о служебных командировках вы можете в статье «Положение о служебных командировках — образец-2020».

Важно, чтобы приказ об отмене командировки был обоснованным. Поэтому его составлению может предшествовать сбор документов, удостоверяющих отсутствие необходимости или возможности отправить работника в поездку

Данная процедура входит в число тех, что могут регламентироваться на уровне локальных нормативов.

Документы, отражающие причину отмены командировки (их примеры мы привели выше), становятся приложениями к приказу и хранятся в архиве организации столько же, сколько и сам распорядительный акт руководства.

Вправе ли работник отказаться от командировки?

В большинстве случаев, работнику не дается право отказа от предстоящей командировки.

Согласно нормам, она считается частью выполнения его трудовых обязанностей. Если он откажется от нее, работодатель может расценить это как невыполнение служебных обязанностей, и работника могут привлечь к дисциплинарной ответственности, вплоть до расторжения трудового соглашения.

Поэтому, может ли сотрудник отказаться от служебной командировки — нет. Если он не относится ко льготным категориям работников, то он не вправе отказываться от поездок. Единственная для него возможность отказаться от поездки — обращение к работодателю с целью его уговора.

Уважительные причины отказа

Не стоит забывать о том, что в момент отказа могут действовать уважительные причины, по которым работник отказывает своему руководству.

По семейным обстоятельствам

Работник сможет отказаться от поездки по делам фирмы, если в данный момент у него есть семейные обстоятельства. Например, рождение ребенка, смерть близкого родственника или вступление его в брак.

Он может согласно нормам взять отпуск за свой счет, и работодатель по закону должен будет его оформить. С разрешения работодателя отказаться от командировки можно, если в данный период у работника запланирован юбилей.

Важно! Однако это право работодателя, а не обязанность — он имеет право отказать в просьбе отменить либо перенести поездку.

При наличии несовершеннолетних детей

Как таковое наличие маленького ребенка не может быть причиной отказа отправляться в командировку. Это же распространяется на многодетных отцов.

Но в то же время, работник может попадать в одну из групп с обязательным письменным согласием:

  • Одинокий родитель с ребенком в возрасте до 5 лет;
  • Родитель, ухаживающий за ребенком-инвалидом;
  • Опекун несовершеннолетнего ребенка;
  • Сотрудник, производящий уход за больным членом семьи (ребенком).

Внимание! Во всех этих ситуациях работника должны уведомить о поездке заранее, а также сообщить о возможности отказаться от нее.

Если жена сотрудника в положении

Беременная жена может быть причиной отказа будущего отца ехать в служебную командировку. Однако это только причина, и официально отказаться ехать нельзя, поскольку закон не предусматривает такой возможности.

Есть небольшая лазейка, при помощи которой указанную причину можно перевести в иной статус — получить в медучреждении справку о том, что за беременной женой требуется постоянный уход, и муж его осуществляет. Тогда от поездки можно отказаться без последствий из-за наличия больного родственника.

Иные причины

В качестве уважительных причин также могут быть приняты следующие события:

Возникновение чрезвычайной ситуации, которая повлияла на жизнь работника; Срочность получения какого-либо документа; Важное мероприятие в жизни семьи

Внимание! В каждой из этих ситуаций необходимо предоставление подтверждающего документа.

По состоянию здоровья

Работник может отказаться от поездки, если ему необходимо проходить лечение, либо он имеет медицинские противопоказания. Для этого необходимо оформить заявление, в котором указывается причина. К заявлению обязательно прикладываются подтверждающие документы — справка от врача, копия больничного листа и т.д.

На поездку выделено недостаточно средств

Работодатель перед началом поездки должен выдать работнику денежные средства на оплату проезда, проживания, покрытие иных расходов. Приблизительный расчет производит бухгалтер, и согласует с ответственными лицами.

В случае, если средств выдано недостаточно, и работник может доказать это (к примеру, произвести расчет показателя по имеющимся у него данным), то он может отказаться от поездки, поскольку не обязан финансировать поездку из собственных средств.

Однако тот факт, что выданных средств недостаточно, необходимо будет тщательно обосновать.

Не выплатили командировочные

Работодатель обязан выдать средства для финансирования расходов во время командировки. Если такого рода выплата до момента отбытия в поездку не произведена, то работник имеет право отказаться от командировки.

Это связано с тем,что он по закону имеет право не тратить собственные средства. Наложить на него дисциплинарное наказание в этой ситуации не получится.

Срок хранения

После издания приказа он должен быть вложен в соответствующую попку и отправлен на хранение в несгорающий сейф. Срок хранения приказов о командировках по стране составляет 5 лет, а за рубежом 10 лет.

Образец приказа об отмене командировки

Если перед вами встала задача по формированию приказа об отмене командировки, который вы раньше не делали, ознакомьтесь с приведенными здесь пояснениями и посмотрите пример документа – он наверняка поможет вам создать собственный бланк. Сложностей возникнуть не должно, особенно если вы будет придерживаться структуры и стиля, присущих распорядительной документации.

Первым делом впишите в приказ посередине строки:

название организации (полное или сокращенное – неважно);
наименование самого документа;
его номер, дату и место его формирования.

Далее переходите к основной части. Тут напишите:

  • обоснование и основание для создания распоряжения
  • должность и ФИО работника, в отношении которого выпускается приказ об отмене командировки
  • указание об аннулировании предшествующего распорядительного акта
  • ответственного за исполнение данного приказа сотрудника

В заключение соберите все нужные подписи.

При необходимости вы можете внести в документ любую дополнительную информацию, которую считаете важной в вашем конкретном случае. Также укажите в приказе все прилагающиеся к нему бумаги

Вопрос/ответ

Какой срок хранения приказов на командировку?

Ответ. Срок хранения приказов о краткосрочных внутрироссийских командировках составляет 5 лет, а длительных зарубежных — 10 лет.

Какие могут быть приложения к приказу?

Ответ. Все приложения к приказу визируются ответственным исполнителем и руководителем структурного подразделения, в котором издан приказ.

Приложения нормативно-правового характера (например, положения, инструкции, правила, порядки и т. д.), которые утверждаются распорядительными документами, подписываются руководителями структурных подразделений предприятия на лицевой стороне последнего листа приложения.

Но после этого-то можно будет забыть про коронавирус?

Никто не знает. Пока мы не понимаем, как долго держится иммунитет как после естественного заражения, так и стимулированный вакциной. Во многих работах ученые наблюдают быстрое снижение титра защитных антител, типичное для острых вирусных инфекций, иммунитет против которых нестоек. 

Пока повторно заразившихся мало (всего есть пять подтвержденных случаев), но дать гарантию, что иммунитет будет защищать от повторной инфекции много лет, нельзя. Если защита и правда окажется краткосрочной, вакцинацию нужно будет повторять регулярно. Эффективна ли повторная прививка, тоже неизвестно, для того, чтобы это выяснить, нужны отдельные исследования. 

Однако мРНК-вакцины куда лучше подходят для регулярного введения чем, например, векторные, которые могут давать стойкий иммунный ответ к самим себе, мешающий формированию полноценного иммунного ответа против белков коронавируса.

Как правильно оформить?

Рассмотрим пошаговую инструкцию по правильному оформлению отмены служебной поездки:

  • сбор документации и выявление причин, вызвавших отмену командировки;
  • составление служебной записки с указанием на причины отмены;
  • издание приказа об отмене командировки;
  • возврат неиспользованной части аванса, предоставление авансового отчета.

Документы

Для оформления процесса необходим определенный пакет документации:

  • приказ;
  • служебная записка;
  • авансовый отчет;
  • документы, подтверждающие фактически понесенные расходы в командировке.

Образец приказа:

Образец служебной записки:

Нужен ли авансовый отчет?

Возможны две ситуации:

Пример № 1:

Обидин С.В. по направлению руководства должен был уехать в двухнедельную командировку. Однако в день отъезда сотрудник сильно заболел. Руководитель принял решение отменить поездку. Денежные средства Обидину были выданы три дня назад. Обязан ли он их возвращать?

Решение:

Работник не произвел расходов до того, как была отменена командировка. В таком случае он просто сдает денежные средства в кассу по приходному кассовому ордеру. В нем делается ссылка на приказ об отмене в качестве основания.

Пример № 2:

Савилова Н.Ю. пробыла в командировке 3 дня, после чего ей пришла телеграмма о смерти близкого родственника. Она позвонила директору, который принял решение отменить командировку. Что делать в таких случаях, когда определенная часть денежных средств уже была потрачена?

Решение:

Сотруднику необходимо составить авансовый отчет по форме № АО-1, а остаток денежных средств сдать в кассу.

Финансовая и бухгалтерская сторона вопроса Рассмотрим более подробно некоторые финансовые и бухгалтерские нюансы, которые могут возникнуть.

Особенности возврата расходов

Все неиспользованные денежные средства, выданные сотруднику в качестве аванса, должны быть возвращены в кассу не позднее, чем через три рабочих дня после выхода на работу в связи с отменой служебной поездки.

Подтверждающим документом об использованных средствах будет являться авансовый отчет по форме АО-1:

Авансовый отчет-ao-1

Возврат билетов

При отмене командировки к авансовому отчету следует приложить один из двух документов в зависимости от обстоятельств:

  • документ, который подтверждает возврат билета с указанием удержанной и возвращенной суммы;
  • справка от компании-перевозчика о невозвратном билете.

Возврат командировочных

Неиспользованные командировочные необходимо вернуть в кассу предприятия пропорционально количеству дней командировки, которые были отменены.

Налоговые последствия

Для целей исчисления налога на прибыль следует документально обосновать потери и расходы, возникшие в связи с отменой командировки:

  • удержанные компанией-перевозчиком суммы при возврате билетов следует включить в состав внереализационных расходов на дату признания;
  • цену первоначально купленного билета за вычетом возвращенной суммы учесть в составе прочих расходов производства и реализации.

Виды приказов о командировках

Поскольку данный документ законодательно определен как обязательный, то разработаны формы и правила оформления. Для одного лица заполняется форма Т9, для группы лиц — Т9а. Командировки могут быть:

  • плановые (на крупных предприятиях);
  • срочные (в связи с возникшими обстоятельствами).

Последовательность оформления

  • На имя руководителя составляется служебная записка, где указываются цели, задачи, сроки поездки. Для этого существует бланк служебного задания, но он не является обязательным документом.
  • Оформляется приказ.
  • Выдаются командировочные документы.
  • По окончании командировка закрывается.

При необходимости командировку продлевают или отзывают из поездки. Командировочные расходы решаются за счет предприятия, превышение расходов возмещается, если данный факт обоснован.

Отчет по СИЗ (спецодежда в эксплуатации)

Отчет по СИЗ, на основе счета МЦ.02 Спецодежда в эксплуатации.

1 стартмани

Положение 499-П

Как оформить отзыв из командировки?

Причины могут быть как регламентируемые законодательно, например, увольнение и больничный, досрочное выполнение поручения, так и только руководителем – личные обстоятельства.

Основные причины отзыва сотрудника из поездки:

  • Личного характера — по семейным обстоятельствам;
  • При досрочном выполнении задания;
  • При необходимости присутствовать на своем основном рабочем месте;
  • В случае увольнения;
  • По состоянию здоровья (болезни);
  • При форс-мажорных обстоятельствах, если оно будет мешать выполнению рабочей задачи.

При возникновении ситуации с отзывом работника, многие кадровики теряются как оформить это, так как на законодательном уровне это не прописано. Официальные нормативные акты есть только на отправку сотрудника в командировку. Поэтому в компаниях, могут оформлять эту процедуру по-разному. Выработав систему, необходимо закрепить ее локальным нормативным актом по предприятию.

Отозвать из командировки работника можно на основании приказа от руководителя предприятия. Его оформляют в свободной форме, как заведено в конкретной организации. Распоряжению предшествует служебная записка руководителя.

Форма отзыва сотрудника из командировки

Приказ об отзыве из отпуска в связи с командировкой создается в свободной форме, по общим правилам документооборота.

Он имеет следующую структуру:

  • Шапку: указывают наименование организации, ее полные реквизиты;
  • Дата и номер наказа;
  • ФИО сотрудника, его должность;
  • Номер и дату приказа об отправке в командировку;
  • Причина возврата работника;
  • В приказном порядке, назначается дата возврата сотрудника на основное место работы;
    назначается ответственный работник за выполнение наказа. Это может быть сотрудник отдела кадров или другое уполномоченное руководителем лицо. Ответственным указывают руководителя отдела кадров, который дальше делегирует полномочия;
  • Главному бухгалтеру, приказывается по возвращении, провести перерасчет командировочной выплаты, указывается срок;
  • Указывают основание для выдачи приказа – служебная записка руководителя.

Документ, подписывают все лица, которые подписывали приказ об отправке в командировку. Это может быть генеральный директор предприятия или руководитель отдела. С указом, под подпись ознакамливаются ответственные лица: начальник отдела кадров, главбух, начальник юридического отдела.

Возможно, пригодится и статья о том как выглядит образец служебного задания на командировку в 2018 году.

Служебная записка об отзыве из командировки — образец

Трудовым Кодексом РФ, предусмотрена возможность вернуть работника с отпуска при возникновении производственной, важной и срочной необходимости. Но перечень этих причин, в законе не прописан

Поэтому это решение остается за руководителем.

Как правило, возвращение на работу до завершения положенного отпуска, требуется в случае:

  • Аварийных ситуаций на производстве и необходимости их решения;
  • При возникновении неотложных организационных вопросов, требующих немедленного решения;
  • Профилактика простоя;
  • Профилактика возникновения аварийных ситуаций;
  • Если работник, уйдя в отпуск, оставил нерешенными​ важный производственный вопрос и не делегировал его замещающему.

Стоит отметить, что работник, согласно Трудовому Кодексу, имеет полное право отказаться возвращаться досрочно на работу. Это не будет расцениваться как нарушение трудовой дисциплины. Служебная записка об отзыве из отпуска в командировку является основание для дальнейших действий кадрового отдела по документальному оформлению возврата работника на предприятие из отпуска.

Служебная записка, составляется в свободной форме с учетом норм документооборота. В ней указывают причину отзыва. Служебная записка адресуется директору компании, который принимает дальнейшее решение. На записке, он ставит резолюцию: «Отказать» или «Не возражаю, отделу кадров подготовить документы». Далее, необходимо получить письменное согласие работника. Затем, оформляется указ по предприятию. На основании этих документов, проводиться перерасчёт отпускных. Неиспользованный отпуск можно догулять в этом году или увеличить отдых в следующем.

Нормативная база

Часть 1 статьи 166 Трудового кодекса РФ гласит, что служебная командировка – это поездка сотрудника организации в определенное место для выполнения задания руководства предприятия.

Абзац 2 пункта 3 Положения о служебных командировках регламентирует, что направление сотрудника в поездку осуществляется согласно приказу по формам № Т-9 и Т-9а.

Трудовой кодекс РФ

Бланк формы Т-9

Бланк формы Т-9а

Отмена или перенос командировки должны производиться также согласно особому приказу или распоряжению.

Причем документ должен быть издан заново – запрещается вносить поправки в основной приказ о командировке.

Учительница первая моя (минус) в ре мажоре – Светлана Ранда

Перенос служебной поездки

Иногда возникает необходимость не в отмене, а в переносе даты служебной поездки.

Причинами переноса могут являться:

  • семейные обстоятельства;
  • обстоятельства непреодолимой силы;
  • болезнь сотрудника;
  • производственная необходимость переноса.

Как оформить?

Перенос оформляется следующим образом:

  • выявление причин, по которым возник перенос командировки;
  • составление служебной записки с указанием на причины переноса;
  • издание приказа о переносе командировки.

Как оформляется приказ на командировку на директора? Узнайте из нашей статьи. Как оформляется командировка с последующим отпуском? Читайте тут.

Информация про командировки гражданских служащих — здесь.

Документы

Необходима следующая документация:

  • приказ руководителя о переносе командировки;
  • служебная записка;
  • документы, свидетельствующие о причинах переноса.

Пример приказа:

Фемостон при планировании беременности

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий