Авансовый отчет: пять заблуждений бухгалтера

Зачем нужно положение о подотчете

Это внутренний документ организации, который регламентирует порядок расчетов с определенной категорией работников-подотчетников. Так называют сотрудников, которые работают по трудовому или гражданско-правовому договору и получают от работодателя денежные средства для осуществления расходов, связанных с деятельностью фирмы. Это могут быть административно-хозяйственные, представительские или командировочные расходы, главное — чтобы они носили целевой характер и были выданы с соблюдением определенной процедуры.

Положение позволяет максимально урегулировать эти правоотношения, обеспечить контроль движения денежных средств и удостовериться в их целевом использовании и правильном отражении в бухучете. Оно может быть оформлено и как приложение к учетной политике организации, и как самостоятельный локальный акт.

При разработке Положения стоит ориентироваться на следующие нормативно-правовые акты:

  • Трудовой Кодекс РФ;

Товары для здоровья, БАДы

Аюрведические товарыСредства гигиены, косметика из минералов Мертвого моря

↑ Наладка ИБП

ВНИМАНИЕ!!! ПЕРВИЧНЫЕ ЦЕПИ БП НАХОДЯТСЯ ПОД СЕТЕВЫМ НАПРЯЖЕНИЕМ, ПОЭТОМУ НУЖНО СОБЛЮДАТЬ МЕРЫ ПРЕДОСТОРОЖНОСТИ ПРИ НАЛАДКЕ И ЭКСПЛУАТАЦИИ

Основания для выдачи средств под отчет

Выдача денег под отчет

Указание Центробанка содержит четкий перечень целевых операций, в рамках которого возможно использования наличных средств организации или предпринимателя. Согласно документу, юрлица могут использовать наличность в кассе для выплаты зарплаты сотрудникам, а также для оплаты товаров, услуг, необходимых для деятельности организации. Самозанятые лица также могут использовать наличные средства для личных нужд.

Кроме того, юрлица и предприниматели могут выдавать наличные деньги сотруднику под отчет

  • в качестве аванса на командировочные расходы;
  • для хознужд, таких как приобретение материалов, товаров, оплаты услуг организации.

Аванс на командировку и хозяйственные нужды может быть выдан как в виде наличных средств, так и перечислен в безналичной форме на карточный счет.

Выдача денег под отчет на личные нужды сотрудникам организаций и предприятий в форме юрлица законом не предусмотрена.

Можно ли выдать деньги под отчет не сотруднику организации

Среди практикующих бухгалтеров не утихают споры относительно возможности выдачи под отчет сумм в пользу лиц, которые не являются сотрудниками предприятия.

Мнения контролирующих органов по данному вопросу следующие. С одной стороны, Инструкция о применении счетов бухучета, утвержденная Минфином, предусматривает порядок выдачи под отчет средств лицам, которые являются сотрудниками компании. Возможность выдачи денег под отчет неработникам организации в документе не отражена.

В то же время предписания ЦБ РФ и Минфина не содержат прямого запрета на выдачу подотчетных средств несотрудникам организации. Кроме того, в 2012 году Минфином выпущено письмо №02-06-10/2476 с разъяснением, согласно которому решение о выдаче подотчетных средств лицам, которые на являются работниками компании, остается на усмотрение такой компании и подлежит утверждению в локальном нормативном акте (например, в учетной политике).

Правильное формирование приказа

Бланк распоряжения разрабатывается каждым структурным подразделением индивидуально, и является внутренним нормативным актом. Такой документ в обязательном порядке должен быть утвержден только главой компании. При его отсутствии, и при необходимости приказ о подотчетных лицах может подписать первый заместитель руководителя по финансовым вопросам, то есть финансовый директора или главный экономист.

В приказ может включаться любой трудящийся компании, которому выделяются денежные суммы на различные нужды предприятия, таким образом, он становиться подотчетным лицом.

Распоряжение о подотчетном сотруднике, должно содержать следующую информацию:

  • название организации и структурного подразделения, если таковое имеется;
  • номер приказа и дата подписания локального документа;
  • перечень сотрудником, которые назначаются подотчетными лицами. В данном случае необходимо отобразить их фамилии, имена и отчества, а также указать какую должность занимают;
  • сведения о максимальных суммах, которые могут предоставляться каждому подотчетному сотруднику индивидуально;
  • четкое назначение выданного подотчетного аванса;
  • период времени, на которое предоставляются финансовые средства;
  • срок формирования отчета и его предоставления;
  • подпись главы организации, его фамилия и инициалы;
  • ознакомительная подпись назначенного подотчетно лица.

Особенное внимание при формировании распорядительного документа должно уделяться отображению того, что конкретный работник получил право распоряжаться выданными деньгами только нате цели, которые были предусмотрены расходными пунктами, и на какие ему были выданы авансовые средства. Поэтому подотчетное лицо, получившее денежный аванс является материально ответственным

И несет полную ответственность за вверенные ему ценности. В связи с этим назначенный ответственным, работник не может дарить, продавать или передавать полученную наличность другим физическим или юридическим лицам. Так как она используется исключительно по прямому назначению, указанного в приказе

Поэтому подотчетное лицо, получившее денежный аванс является материально ответственным. И несет полную ответственность за вверенные ему ценности. В связи с этим назначенный ответственным, работник не может дарить, продавать или передавать полученную наличность другим физическим или юридическим лицам. Так как она используется исключительно по прямому назначению, указанного в приказе.

Образец распорядительного локального акта предприятия:

Публичное Акционерное Общество «Гиацинт»

Структурное подразделение «Ветка»

Адрес: Российская Федерация, Ставропольский край, г.Буденовск, ул. Пожарников, 157

П Р И К А З

От: «18 апреля 2017» года №135-к

«О назначении подотчетного лица»

Для надлежащего учета расходования денежных средств

П Р И К А З Ы В А Ю:

1. Под отчетные финансовые суммы предоставлять заместителю директора по хозяйственным и социальным вопросам Никитюку Валерию Павловичу.

2. Сотрудникам бухгалтерского отдела осуществлять выдачу наличных денег из кассы подразделения указанному выше подотчетному лицу, только по письменной заявке, с указанием требуемой суммы и ее назначением.

3. Главному бухгалтеру Никоркиной Валентины Степановны установить контроль за своевременное и правильное предоставление отчетов.

4. Заместителю директора по хозяйственным и социальным вопросам Никитюу Валерию Павловичу:

  • расходовать полученные авансовые финансы строго по их прямому назначению;
  • формировать и представлять отчеты о затраченных подотчетных финансовых суммах в течение трех рабочих дней, после их использования.

5. Ответственность за качество выполнения настоящего приказа возложить на главного бухгалтера СП «Ветка» Никоркину Валентину Степеновну.

Директор

Структурного Подразделения «Ветка»

ПАО «Гиацинт» (подпись) Мочалов Г.И.

По новым правилам выдавать деньги под отчет нужно по заявлениям работников.

Теперь прежде, чем получить деньги, работник должен написать заявление в произвольной форме о получении денежных средств под отчет.

Руководитель организации собственноручно указывает в заявлении сумму выделяемых средств и срок, на
который она выдается. А также ставит свою подпись и дату.

Бланк заявления можно разработать самостоятельно и утвердить его в качестве приложения к локальному положению о расчетах с подотчетными лицами (см. примерный образец).

В этом же положении можно прописать перечень подотчетных лиц, сроки проверки авансовых отчетов и окончательного расчета с сотрудниками.

О том, что эти сроки руководитель организации устанавливает на свое усмотрение, сказано в пункте
4.4 нового Положения о кассовых операциях.

Также в локальном Положении о подотчетных лицах обычно прописывают срок, в течение которого работники должны передавать в бухгалтерию авансовые отчеты и оправдательные документы с момента окончания исполнения ими поручения, на которое выдавались подотчетные суммы. Но устанавливать его на свое усмотрение нельзя: он четко регламентирован законом.

Как и раньше, это три рабочих дня.

Причем отсчитывают их со дня, когда истек период, на который были выданы наличные. Либо со дня выхода на работу (например, после командировки, отпуска, болезни и т. п.).

Раньше продлевать срок сдачи авансового отчета разрешалось только в связи с командировкой.

Обратите внимание: локальное положение о расчетах с подотчетными лицами не является обязательным документом. Но практика показывает, что иметь его полезно: на него удобно ссылаться при возникновении вопросов к подотчетным лицам и у работников возникает меньше вопросов, они реже опаздывают с авансовыми отчетами.. Обязательно пропишите в локальном Положении правило о том, что работник может получить деньги, только если полностью погасил задолженность по предыдущей подотчетной сумме

Обязательно пропишите в локальном Положении правило о том, что работник может получить деньги, только если полностью погасил задолженность по предыдущей подотчетной сумме.

Чтобы получить деньги под отчет, работник должен был отчитаться по ранее полученному авансу. То есть сдать
авансовый отчет и все оправдательные документы.

При этом неизрасходованные деньги могли переходить на следующий подотчет.

Теперь же, прежде чем взять новую сумму, нужно вернуть остаток с предыдущего аванса.

Если работник не вернул остаток средств по предыдущему авансу, выдавать ему
под отчет новую сумму нельзя.

И еще один важный момент — о подтверждающих документах.

В зависимости от ситуации они могут быть разными. Прописав в Положении четкие требования к их составу и оформлению, мы уменьшим количество проблем с учетом расходов при расчете налога на прибыль и вычетами НДС.

Если подотчетное лицо вовремя не вернуло остаток средств, нам придется удерживать его из его зарплаты.

В этом случае нам потребуется приказ руководителя об удержании соответствующей суммы из зарплаты
сотрудника (в произвольной форме). Приказ нужно издать не позднее одного месяца со дня, когда истек срок возврата подотчета (ст. 137 Трудового кодекса РФ).

Пусть работник распишется на приказе о своем согласии (письмо Роструда от 9 августа
2007 г. № 3044-6-0). Взыскивая долг, не забываем, что из месячной зарплаты можно вычесть не более 20 процентов от начисленной суммы (ст. 138 Трудового кодекса РФ).

И еще. Нам необходимо периодически проводить ревизию счета 71 на наличие просроченных подотчетов.
Делать это лучше ежемесячно. Иначе возможны проблемы при проверке НДФЛ.

Если выяснится, что к началу проверки организация не предприняла никаких действий по взысканию долга,
инспекторы могут переквалифицировать дебиторскую задолженность подотчетных лиц в доход работника-подотчетного лица и, как следствие, доначислить НДФЛ, а также штраф и пени.

  • Итак, главное в Положении о расчетах с подотчетными лицами. Эти пункты стоит включить в локальное Положение:
  • 1 Сроки проверки и утверждения авансовых отчетов.
  • 2 Сроки окончательных расчетов с сотрудниками.
  • 3 Срок, в который работники должны передавать авансовые отчеты и оправдательные документы.
  • 4 Правило о том, что работник может получить деньги, только если погасил долг по предыдущему
    подотчету.
  • 5 Перечень документов, подтверждающих затраты.

Сроки выплаты перерасхода по авансовому отчету

Ответ:

В законодательстве нет запретов на использование сотрудником личных средств для оплаты покупок, в которых нуждается организация. Однако в данной ситуации существует налоговый риск, связанный с несвоевременным отражением расходов

Поэтому для организации важно корректно оформить такие взаимоотношения документально

В подобных ситуациях необходимо иметь в виду два обстоятельства.

1. Авансовый отчет составляется, когда денежные средства были выданы под отчет заранее (п. 6.3 Указаний Банка России о ведении кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У). Выдача аванса должна происходить на основании расходного кассового ордера, который составляется при наличии заявления от подотчетника, одобренного руководителем. В заявлении должны быть указаны сумма и срок использования денежных средств. Авансовый отчет подается в бухгалтерию в период 3 дней после крайней даты срока, затем проверяется и утверждается руководителем.

Следовательно, если сотрудник (в данном случае директор) сначала купил товар, а затем требует возмещения расходов, то оформлять авансовый отчет в качестве оправдательного документа некорректно, поскольку его (директора) уже нельзя назвать подотчетным лицом.

Соответственно, если из кассы не был выдан аванс, то и отчитываться не за что.

Однако сотрудник может использовать личные средства для оплаты покупок, в которых нуждается организация, и имеет право на возмещение этих расходов, поскольку в законодательстве нет ни запретов, ни каких-либо ограничений на подобные операции

При этом важно верно оформить документы

2. Налоговый риск, связанный с несвоевременным отражением расходов.

Расходы, принимаемые для целей налогообложения с учетом положений гл. 25 НК РФ, признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся.

Поскольку документ от февраля, то при методе начисления расходы должны быть отражены в том периоде, к которому они относятся, — в феврале. В бухгалтерию первичный документ попал с опозданием, и сумма, указанная в чеке, не была учтена в составе расходов I квартала, то есть расходы отражаются несвоевременно, что в конечном итоге приводит к искажению финансовых результатов и налоговой отчетности.

Избежать налоговых рисков в данной ситуации можно следующим образом:

  • оформить общее распоряжение о возможности совершения таких покупок сотрудниками, например, приказ, в котором указаны лица, должности, которые могут совершать покупки от лица организации;
  • можно включить пункт в учетную/кадровую политику или политику обращения денежных средств (ЛНА), в котором описать правила документооборота для подобной ситуации, которые организация устанавливает самостоятельно.

При оформлении операции возмещения расходов сотруднику без подотчета может помочь следующее.

Поскольку при покупке товара за собственные средства в рабочих целях сотрудник (генеральный директор) выступает от имени организации, то необходимо составить документы, которыми будет закреплено, что организация одобрила такую сделку (п. 1 ст. 183 ГК РФ). Такими документами могут быть:

  • заявление работника о возмещении расходов, одобренное руководителем;
  • отчет об израсходованных средствах с прикрепленными к нему документами на покупку и оплату (товарный чек, накладная, счет-фактура и т.д.);
  • приказ от имени руководителя о возмещении расходов сотрудника .

Шаблоны этих документов организация должна разработать собственными силами (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Нередко спонтанные покупки для рабочих нужд делаются на небольшие суммы (канцтовары, расходные материалы, оплата мелких хозяйственных услуг). Поэтому налоговые риски в этих случаях чаще всего несущественны.

Однако самое действенное, что позволит избежать вопросов и придирок контролеров — это избежание подобных ситуаций и построение системы внутреннего контроля в организации таким образом, чтобы выдача под отчет денежных средств сотрудникам (в том числе и директору) производилась заранее.

Также под пристальное око проверяющих может попасть и сам сотрудник, ведь у них может возникнуть желание признать компенсацию расходов доходом физического лица. Однако это неправомерно, поскольку сотрудник в данной ситуации, по сути, не имеет при свершении такой операции никакой экономической выгоды.

Позиция Минфина РФ подтверждает, что компенсация денег, которые сотрудник потратил для нужд организации, не влечет возникновения налоговой базы для целей НДФЛ (ст. 41, п. 1 ст. 211 НК РФ, письмо Минфина РФ от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65).

Ответ подготовлен службой правового консалтинга компании РУНА

>Проводки по авансовому отчету

Какой штраф если собака укусила человека

Сроки выдачи денежных средств в подотчет

Конкретные сроки для выдачи денег подотчетникам устанавливаются директором предприятия. Это может быть – неделя, месяц, 45 дней или иной период. Если сроки не утверждены, по умолчанию отчет о целевом расходовании должен быть сдан сотрудником в течение 3 дней. Суммы не списываются с работника до тех пор, пока не будут представлены подтверждающие затраты документы и итоговый авансовый отчет.

Перерасход подлежит выдаче, а излишек – сдаче в кассу компании. Нужное действие производится после проверки всех документов. В кассовом документообороте выдача в подотчет – статья движения денежных средств в зависимости от цели расходования, к примеру, «на закупку канцтоваров» или «на командировочные расходы». В бухучете компании при этом используется сч. 71, который дебетуется в корреспонденции со счетами 50, 51, 52, 55 и др.; кредитуется со счетами – 10, 08, 25, 20, 26, 44, 41, 94, 76 и т.д.

Товары для развития, игрушки

Бумажные модели

Как подобрать удилище?

Заявление сотрудника с просьбой возместить расходы

В печатной форме рисует начальный и конечный перерасход.

В конфигураторе так и задумано:

СуммаДоДокумента = СуммаДоДокумента — ИтогоПолучено; Если СуммаДоДокумента >= 0тогда ОбластьМакета.Параметры.НачальныйОстаток = СуммаДоДокумента; Иначе ОбластьМакета.Параметры.НачальныйПерерасход = — СуммаДоДокумента; КонецЕсли; ОстатокНаКонец = СуммаДоДокумента + ИтогоПолучено — Израсходовано; Если ОстатокНаКонец >= 0 Тогда ОбластьМакета.Параметры.КонечныйОстаток = ОстатокНаКонец; Иначе ОбластьМакета.Параметры.КонечныйПерерасход = — ОстатокНаКонец; КонецЕсли; Объясните почему так..  

   1с_ник

БП 2_0

   1с_ник

Или переформулирую вопрос: Какую смысловую нагрузку несет поле перерасход в отчета АО-1 (авансовый отчет)

   1с_ник

суммы оплаты, аванса, израсходовано — в документе проставлена одна и та же сумма.

   hhhh

(3) в авансовых отчетах надо жестко за временем следить.

Например, указан расходный ордер в авансовом, а по времени он позже, то получаем бред.

А если два расходника и два авансовых и по времени они в произвольном порядке, то вообще нужны офигенные танцы с бубном.

   1с_ник

Спасибо!!!

   1с_ник

блин сразу подумал на время.. но по времени и РКО и Ав отч были секунда в секунду. Подумал что всё ок, оказалось РКО надо пораньше делать.

TurboConf 5 — расширение возможностей Конфигуратора 1С

ВНИМАНИЕ! Если вы потеряли окно ввода сообщения, нажмите Ctrl-F5 или Ctrl-R или кнопку «Обновить» в браузере. Тема не обновлялась длительное время, и была помечена как архивная

Добавление сообщений невозможно. Но вы можете создать новую ветку и вам обязательно ответят! Каждый час на Волшебном форуме бывает более 2000 человек

Тема не обновлялась длительное время, и была помечена как архивная. Добавление сообщений невозможно. Но вы можете создать новую ветку и вам обязательно ответят! Каждый час на Волшебном форуме бывает более 2000 человек.

Главная » Бухгалтеру » Перерасход по авансовому отчету

Вернуться назад на Авансовый отчет

Общий порядок возврата израсходованных работником денег определяется законом. При этом процедура возмещения перерасхода состоит из нескольких этапов.

Выплата подотчетных сумм осуществляется по заявлению работника (п.6.3 Указаний №3210-У). Однако чтобы получить возмещение перерасхода заявление подавать необязательно.

Основанием для возврата израсходованных работником денег является авансовый отчет. К нему нужно обязательно приложить список документов, подтверждающих текущие расходы (см. подзаголовок «Общие сведения»).

Возмещение израсходованных работником денег производится после того, как проверенный кассиром отчет будет утвержден руководителем предприятия

Предоставление оправдательных документов важно не только для работника, но и для работодателя

Так как они является основанием для включения понесенных сотрудником расходов в состав издержек, которые будут учтены при налогообложении прибыли предприятия (ст.252 НК РФ).

Если организация использует кассовый метод начисления расходов, то произведенные расходы учитываются по факту оплаты товаров и услуг (ст.273 НК РФ).

Как следствие расходы учитываются в том отчетном периоде, когда будет утвержден авансовый отчет.

При наличии перерасхода, сумма превышения учитывается в расходах предприятия только после того, как она будет выплачена работнику предприятия.

Другими словами, если перерасход был выдан позже авансового отчета, то учет издержек берется во внимание по факту выплаты денег работнику в конкретном налоговом периоде. За возможным превышением лимита следит ответственное лицо, назначенное руководителем предприятия

За возможным превышением лимита следит ответственное лицо, назначенное руководителем предприятия.

Возмещение перерасхода должно быть произведено в разумные сроки. Если в кассе предприятия отсутствует необходимая сумма, то стороны могут договориться о выплате денег частями.

При этом работодатель должен помнить, что за несвоевременное выполнение обязательств работник может претендовать на возмещение убытков (ст.395 ГК РФ).

Возмещение денег подотчетному лицу осуществляется в том же порядке, что и выдача средств. Получить деньги можно через кассу предприятия.

При выдаче средств кассир выписывает расчетно-кассовый ордер на сумму перерасхода.

Как отразить в учете расчеты с использованием банковских карт?

Выдача под отчет денежных средств с использованием банковских карт и принятие произведенных за счет них расходов отражаются в бухгалтерском (бюджетном) учете следующим образом:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Перечислены с лицевого счета денежные средства на карту, выданную ОФК, для получения наличных денег на основании заявки учреждения

0 210 03 561
забалансовый счет 17

0 201 11 610*
забалансовый счет 18

1 304 05 000**

Получены подотчетным лицом наличные денежные средства через банкомат с использованием карт, выданных ОФК, а также оплачены приобретенные услуги (работы, товары) с использованием карт через электронный терминал или другое техническое средство, предназначенное для совершения операций с использованием карт

0 208 00 567

0 210 03 661
забалансовый счет 18

Приняты на основании авансового отчета и подтверждающих документов суммы расходов, произведенных подотчетным лицом

0 401 20 000
0 109 00 000
0 105 00 340
0 106 00 310

0 208 00 667

Возвращены остатки неиспользованных подотчетных сумм на банковскую карту через банкомат или пункт выдачи наличных денежных средств

0 201 23 510
забалансовый счет 17

0 208 00 667

Поступили (зачислены) на лицевой счет учреждения суммы полученных возвратов дебиторской задолженности с применением банковских карт

0 201 11 510*
забалансовый счет 18

1 201 23 610
забалансовый счет 18

1 304 05 000**

* Счет применяется бюджетными (автономными) учреждениями.

** Счет применяется казенными учреждениями.

* * *

Выделим основные моменты, которые следует учитывать при организации взаимоотношений с подотчетными лицами и отражении расчетов с ними в бухгалтерском учете:

1) подотчетными лицами могут выступать не только работники учреждения, но и физические лица, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера, а также сторонние лица, привлекаемые для выполнения отдельных полномочий;

2) наличные деньги выдаются под отчет по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица;

3) при выдаче средств «подотчетникам» учреждение не обязано соблюдать лимит расчета наличными. Однако не следует забывать, что, оплачивая такими средствами товар, услуг, работу, подотчетные лица выступают от имени учреждения (то есть юридического лица, которое не может превышать установленный лимит в рамках одного договора);

4) сумма произведенных подотчетным лицом расходов принимается к учету согласно утвержденному руководителем учреждения (или уполномоченным им лицом) авансовому отчету (ф. 0504505) подотчетного лица и прилагаемым к нему подтверждающим документам;

5) подотчетному лицу дается три рабочих дня для предоставления отчета об осуществленных расходах;

6) учет расходов с подотчетными лицами ведется на соответствующих аналитических счетах счета 0 208 00 000 с указанием в 24 – 26-м разрядах номера счета подстатей 567, 667 КОСГУ.

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий