Функции и задачи создания отдела закупок по федеральным законам о закупочной деятельности №44-фз и №223-фз

Содержание

Содержание первой части заявки по 44-ФЗ

Содержание первой части заявки зависит от предмета контракта (товар, работы или услуги), а также от того, указан ли в аукционной документации товарный знак. Требования к содержанию первой части заявки установлены нормами ч.3, 4 ст.66 44-ФЗ.

Итак, согласно ч.3 ст.66 44-ФЗ первая часть заявки на участие в электронном аукционе должна содержать следующую информацию.

При поставке товара:

  1. Согласие на поставку товара или его эквивалента на условиях, предусмотренных документацией (Примечание: Такое согласие дается участником с использованием программно-аппаратных средств самой электронной площадки);
  2. Конкретные показатели товара, соответствующие значениям, установленным в техническом задании (Примечание: Конкретные показатели товара необходимо указывать в нескольких случаях. Первый случай — в техническом задании отсутствует указание на товарный знак. Второй случай — участник предлагает к поставке эквивалентный товар с другим товарным знаком);
  3. Товарный знак (Примечание: Товарный знак необходимо указывать при его наличии. У некоторых товаров товарного знака может и не быть, в этом случае в заявке можно написать следующую формулировку — “Товарный знак отсутствует”);
  4. Наименование страны происхождения товара (Примечание: Ранее закон №44-ФЗ требовал указания наименования страны происхождения товара в случаях, когда Заказчиком были установлены условия, запреты, ограничения допуска товаров, происходящих из иностранного государства, в соответствии со ст.14 44-ФЗ. С 1 января 2020 года указывать страну происхождения товара в заявке нужно всегда!)

При выполнении работ (оказании услуг) на условиях, указанных в документации:

Если Заказчик проводит закупку на выполнение работ или оказание услуг, при выполнении которых не требуется использование товара, то участнику в первой части достаточно дать лишь свое согласие на выполнение этих работ (оказание услуг). Как было сказано выше, такое согласие дается с помощью технических средств электронной площадки. Никаких дополнительных документов прикладывать не нужно.

При выполнении работ (оказании услуг) с использованием товара:

  1. Согласие на выполнение работ или оказание услуг на условиях, предусмотренных документацией (Примечание: Согласие дается участником с использованием технических средств электронной площадки);
  2. Конкретные показатели товара, которые будут использоваться участником при выполнении работ (оказании услуг) и которые соответствуют значениям, установленным в техническом задании (Примечание: По отношению к конкретным показателям в данном случае применяются те же требования, что и при поставке товара);
  3. Товарный знак;
  4. Наименование страны происхождения товара (Примечание: С 1 января 2020 года указывается обязательно, вне зависимости от национального режима).

Согласно ч.4 ст.66 44-ФЗ первая часть заявки на участие в электронном аукционе, предусмотренная ч.3 ст.66 44-ФЗ, может содержать эскиз, рисунок, чертеж, фотографию, иное изображение товара, на поставку которого заключается контракт.

Типы заказчиков и их права в сфере госзакупок

В качестве основных видов государственных заказчиков следует выделить:

  • образовательные учреждения различных видов образования;
  • медицинские учреждения, в том числе предоставляющие услуги санаторно-курортного пребывания;
  • государственные органы обеспечения занятости населения;
  • государственные органы, осуществляющие обеспечение безопасности граждан Российской Федерации и защиту интересов самого государства и т. д.

Для первых двух типов заказчиков характерно получение финансирования не только из государственного бюджета различных уровней, но также и за счет оказания различного рода платных услуг населению, например, дополнительные платные занятия, которые осуществляются в образовательных учреждениях различного уровня образования.

Остальные же государственные заказчики имеют только бюджетное финансирование, в результате чего могут осуществлять свою деятельность только на основании Федерального закона №44-ФЗ «О контрактной системе».

К числу основных прав и полномочий любого государственного заказчика относятся:

  • возможность осуществления планирования потенциально проводимой закупочной деятельности на основании имеющихся нужд, а также на основании полученного объема государственных бюджетных обязательств, которые и означают выделение финансирования;
  • проведение различного рода закупочных процедур исходя из установленных ранее потребностей конкретного заказчика, в том числе с собственным обоснованием того или иного вида выбранной процедуры;
  • заключение контракта, который может быть подписан только по итогам проведенной закупочной процедуры;
  • проведение внутренних проверок функционирования созданной внутри организации контрактной системы, а также выступление в качестве инициатора внешней аудиторской проверки в случае, если у самого государственного заказчика возникает вопрос о верном соблюдении тех или иных норм действующего законодательства в сфере закупок.

Для государственного заказчика, кроме прав и полномочий в сфере закупок, законодатель предусмотрел также и целый ряд специальных обязанностей, которые сформулированы исходя из серьезной ответственности относительно расходования бюджетных средств. К числу основных особенностей относятся:

  • регулярное соблюдение установленных законом сроков относительно проводимых процедур осуществления различного рода государственных и муниципальных закупок, в том числе в части размещения всей необходимой информации в ЕИС;
  • составление отчетности, которая предусмотрена действующим законодательством, и направление ее для проверки в уполномоченные контролирующие органы, в том числе для принятия решения о необходимости проведения срочного мониторинга относительно сложившейся ситуации в рамках функционирования контрактной системы конкретного государственного или муниципального заказчика;
  • предоставление отчетов о механизмах и путях расходования тех средств, которые были получены не только из государственного бюджета, но и из сторонних источников доходов, если такое дополнительное финансирование предусмотрено действующим законодательством в отношении конкретного типа государственных заказчиков;
  • участие в проводимых исследованиях относительно правильной и грамотной реализации основных функций существующей контрактной системы, если такие исследования направлены на улучшение функционирования такой системы, а также играют роль маяков относительно существующих проблем, что в последующем повлечет изменение действующих норм права.

В том случае, если государственный заказчик не выполняет свои обязательства, то он сам как юридическое лицо, а также его должностные лица, ответственные за осуществление такой деятельности, могут быть привлечены к административной ответственности в соответствии с той или иной статьей Кодекса об административных правонарушениях.

Функции

Основные функции, которые налагаются на отдел закупок, также зафиксированы в Типовом положении о контрактной службе. В рамках такого положения они подразделяются в зависимости от профиля работы (например, при проведении планирования закупок или при собственно проведении мероприятий, направленных на определение потенциального исполнителя). Среди функций отдела закупок следует выделить:

  • разработка плана закупок и изменений в него с последующим размещением в Единой информационной системе, а также на своем сайте в сети интернет;
  • подготовка обоснования закупки при формировании плана закупок;
  • разработка плана-графика и изменений к нему, а также размещение плана-графика в ЕИС;
  • направление на утверждение плана закупок и плана-графика руководителю организации или уполномоченному должностному лицу, на которого приказом руководителя организации наложена обязанность по проведению мероприятий по утверждению всех документов, касающихся проведения закупочной деятельности в организации;
  • для закупок, проводимых с единственным поставщиком, обоснование начальной максимальной цены контракта при составлении такой позиции в плане-графике;
  • выбор способа определения потенциального исполнителя по контракту (кроме тех закупок, для которых изначально определен способ путем обращения к единственному поставщику);
  • уточнение начальной максимальной цены контракта на этапе подготовки документов к проведению закупок;
  • формирование документации к проводимой закупке в части подготовки описания объекта закупки;
  • обеспечение работы закупочных комиссий, в том числе путем проведения проверки сведений, предоставляемых потенциальным исполнителем в части соответствия требованиям законодательства и документации о закупке;
  • если такая необходимость продиктована условиями действующего законодательства, привлечение организации-посредника для проведения закупочных мероприятий;
  • обеспечение проведения закупок у категорий исполнителей, имеющих право на предоставление льгот, с предоставлением при заключении контракта таких льгот;
  • публикация в Единой информационной системе и на интернет-ресурсах извещений о проведении закупочных мероприятий, а также документации с описанием объекта закупки и условий участия в таких мероприятиях, если такое размещение предусмотрено требованиями действующего законодательства в сфере закупок;
  • подготовка разъяснений на поступившие запросы положений документации в письменном или электронном виде;
  • обеспечение полной сохранности подаваемых заявок до момента их вскрытия вне зависимости от того, в какой форме подана заявка (в бумажном или электронном виде);
  • осуществление оформления протоколов вскрытия заявок в соответствии с требованиями действующего законодательства;
  • согласование с уполномоченными контролирующими органами проведения закрытых закупочных процедур;
  • обеспечение заключения контракта вне зависимости от формы закупочного мероприятия (конкурентного или неконкурентного);
  • если данная необходимость продиктована сложившимися обстоятельствами по исполнению контракта, то подготовка сведений для внесения изменений в Реестр недобросовестных поставщиков относительно исполнителя, который нарушил взятые на себя обязательства;
  • обеспечение приемки результатов исполнения контракта или его части (если исполнение контракта должно осуществляться поэтапно);
  • при расторжении контракта – обеспечение взаимодействия с поставщиком путем ведения претензионной работы при необходимости и в пределах своих полномочий;
  • организация работы приемочной и экспертной комиссии и подготовка документов о результатах их работы;
  • размещение в ЕИС документов об исполнении, неисполнении или ненадлежащем исполнении контракта или его этапа;
  • проведение работы по составлению предусмотренных законом отчетов и ведению необходимых реестров.

Какое место занимает отдел закупок в организационной структуре предприятия

Как правило, на большинстве предприятий установлена линейно-функциональная организационная структура. Отдел закупок является функционально-обособленным подразделением, поэтому для эффективного функционирования всего предприятия ему необходимо построить взаимоотношения с другими отделами.

Отдел закупок является одним из звеньев логистической системы предприятия. От него другие подразделения получают важную для осуществления своих функций информацию. Например, производственный отдел предоставляет информацию о плане выпуска той или иной продукции, а взамен получает сведения о закупках сырья и материалов.

Отдел маркетинга может интересовать от отдела закупок информация о новых поставщиках для проведения исследований рынка. Бухгалтерия отвечает за своевременную оплату счетов по договорам с исполнителями.

Подразделение находится в подчинении у генерального директора предприятия. В структуру самого отдела закупок может входить складское и транспортное хозяйства даже при наличии отдельной службы логистики.

Специалисты и эксперты по госзакупкам

От менеджеров по закупкам в коммерческих организациях необходимо отличать специалистов и экспертов по государственным закупкам. Это лица, деятельность которых ориентирована на обеспечение государственных и муниципальных заказчиков товарами, работами или услугами в порядке, установленном Федеральным законом № 44-ФЗ.

Специалистов и экспертов по 44-ФЗ отличает от простых менеджеров следующие признаки:

  • особый работодатель: орган федеральной или муниципальной власти, бюджетное, автономное, казенное учреждение или унитарное предприятие или иное юридическое лицо, у которого имеется договор о передаче полномочий госзаказчика и которое расходует бюджетные средства;
  • источник финансирования закупок: федеральный, местный или региональный бюджеты;
  • основная задача: соблюдение правил и порядков, установленных 44-ФЗ.

В сфере госзакупок задействованы две группы должностей: специалисты и эксперты. К ним установлены особые требования и изданы специальные профстандарты, соблюдение которых обязательно.

Квалификационные требования
Специалисты Эксперты

Профстандарт для специалистов по закупкам установлен приказом Минтруда России от 10.09.2015 № 625н.

Выделяется четыре профессиональных уровня специалистов по закупкам: от пятого — это технические сотрудники, занимающиеся сбором и обработкой информации — до высшего, восьмого. Его обладатели занимаются мониторингом и аудитом закупок.

Уровень требуемого образования зависит от уровня специалиста. Для пятого достаточно среднего специального, для восьмого необходим специалитет или магистратура. Сотрудники всех уровней должны получить профильное образование в сфере закупок.

Требования к опыту различны: специалисты пятого уровня не имеют опыта вообще, восьмого — не менее пяти лет в закупках.

Профстандарт для экспертов по закупкам установлен приказом Минтруда России от 10.09.2015 № 626н.

У экспертов выделяются только три профессиональных уровня: 6, 7 и 8.

У всех экспертов есть высшее образование: для шестого уровня достаточно бакалавриата, для седьмого и восьмого — специалитета или магистратуры и специального образования сфере закупок.

Все эксперты должны иметь опыт работы: шестой уровень — от трех лет, восьмой — не менее пяти и стаж на руководящей должности.

Обязанности
Специалисты Эксперты
Конкретные обязанности сотрудника зависят от его уровня, квалификации, опыта и умений. В целом задачей специалистов по закупкам является обеспечение закупочной деятельности в организации:
  • мониторинг потребностей организации;
  • составление плана-графика, его утверждение, внесение изменений;
  • выбор способа определения поставщика;
  • обоснование цены тендера;
  • формирование тендерной документации;
  • размещение и соблюдение процедуры тендера, взаимодействие с площадками;
  • работа с запросами разъяснений документации, жалобами в УФАС;
  • заключение контракта по результатам тендера, контроль за его исполнением;
  • организация общественного обсуждения закупки;
  • публикация всей сопутствующей документации в ЕИС;
  • организация приемки результатов по контракту;
  • контроль за своевременной оплатой исполнения и возвратов обеспечения по контракту;
  • составление необходимой отчетности.
Деятельность экспертов является более теоретической, они:
  • собирают и обобщают информацию о ценах и ценообразовании на рынках;
  • анализируют тендерную документацию и внутренние акты заказчиков на предмет соответствия 44-ФЗ;
  • разрабатывают методические рекомендации по ведению закупочной деятельности;
  • участвуют в экспертной приемке исполнения контрактов;
  • разрабатывают типовые формы документов;
  • консультируют по вопросам применения 44-ФЗ и изданных на его основе нормативных актов.

Помимо специфически требований, которые предъявляются к специалистам по госзаказу, и особым обязанностям, которые они выполняют, лица, работающие по 44-ФЗ, несут специфическую ответственность, предусмотренную ст. 7.29 – 7.32.6 КоАП РФ.

Государственный и муниципальный контроль

К федеральным и муниципальным исполнительным органам, осуществляющим контроль закупок, относится ФАС РФ, а также региональные и муниципальные аналогичные ведомства. Данные органы могут осуществлять плановые и внеплановые проверки в отношении субъектов проверки.

Федеральные и муниципальные исполнительные органы имеют право проводить контроль закупок, за исключением области оборонного заказа и вопросов, относящихся к финансовому и казначейскому контролю.

Контроль в сфере государственного оборонного заказа, а также закупок, содержащих сведения государственной тайны, осуществляет Рособоронзаказ, при этом данный орган не может касаться вопросов финансового и казначейского контроля.

Федеральными и муниципальными исполнительными органами, а также учреждениями Рособоронзаказа осуществляется контроль операторов электронных площадок, порядка проведения электронной процедуры, закрытой электронной процедуры.

Казначейство Российской Федерации, а также финансовые органы регионального и муниципального уровня, а также органы управления государственными внебюджетными фондами осуществляют казначейский контроль следующих элементов закупки:

  • информации финансового обеспечения;
  • информации об идентификационных кодах закупок и об объеме финансового обеспечения в планах-графиках, извещениях об осуществлении закупок, в документации и информации в планах-графиках;
  • проектов контрактов с участниками закупок и информации в протоколах определения исполнителей.

Росфиннадзор и аналогичные учреждения субъектов РФ и муниципальных образований осуществляют финансовый контроль следующих категорий:

  • требований к обоснованию и обоснованности закупок;
  • нормирования;
  • обоснования начальной (максимальной) цены контракта, а также цены контракта, заключаемого с единственным поставщиком;
  • применения ответственности при нарушениях;
  • соответствия результата закупки его описанию в контракте;
  • надлежащего учета товара, работы или услуги;
  • соответствия использования товара, работы или оказанной услуги целям закупки.

Помимо государственного и муниципального контроля, существуют другие виды контроля, позволяющие охватить правоотношения в области закупок более полно.

Порядок создания контрактной службы и назначения контрактного управляющего

Создание контрактной службы подразумевает прохождение нескольких этапов:

  1. Изучение положений законодательства.
  2. Создание службы в виде создания специального подразделения или без такового либо выбор управляющего (заказчик вправе сам определиться с тем, стоит ли создавать отдельное подразделение для закупок или просто назначить ответственных работников в составе бюджетного учреждения).
  3. Отправка сотрудников на обучение закупкам по нормам 44-ФЗ. Согласно требованиям законодательства, все сотрудники контрактной службы или управляющий должны иметь высшее образование в сфере закупок или получить дополнительное образование в данной отрасли.
  4. Разработка и утверждение положений о закупочных комиссиях.

В дальнейшем назначение или освобождение от должности управляющего или работника контрактной службы допустимо только по решению руководства бюджетного учреждения.

Что такое категорийный менеджмент в закупках

Чаще всего категорийный менеджмент применяется в сфере ритейла. Данная стратегия продаж предполагает объединение похожих друг на друга товаров в единую группу: например, соки, шоколадные батончики, выпечка, бакалея и пр. Но в последнее время он активно внедряется и в закупочную деятельность.

Под категорийным менеджментом можно понимать управление той или иной группой (категорией товаров и услуг), с точки зрения жизненного цикла, начиная с понимания потребности в закупках, заканчивая анализом эффективности закупаемых товаров с позиции их качества и удовлетворенности конечного пользователя.

Категорийный менеджмент в закупочной деятельности предполагает стратегически выверенный, тщательный и скрупулезный подход к закупочной деятельности для достижения максимального позитивного эффекта в организации.

При внедрении категорийного менеджмента предполагается плотное взаимодействие между представителями разных подразделений, в частности, между закупочным отделом и внутренними клиентами. Категорийный менеджмент может быть реализован только в тех компаниях, в которых развита культура долгосрочного планирования (там, где принято решать только тактические задачи и удовлетворять текущие потребности в закупках, такой подход неприменим).

Категорийный менеджмент предполагает работу по следующей схеме:

  1. Анализируются потребности компании в товарах и услугах.
  2. Анализируется опыт предыдущих закупок. В частности, специалисты должны дать ответы на такие вопросы: какие товары закупались, по какой цене и с какой частотой, кем принималось решение по закупке; предполагается ли закупка аналогичных товаров в ближайший год-три года; для каких целей приобретают данные товары; какими правилами следует руководствоваться при приобретении товаров.
  3. Производится анализ рынка, на котором предполагаются закупки. Для этого используются классические маркетинговые инструменты: SWOT-анализ, PEST-анализ, определяются рыночные риски и риски при работе с поставщиками.
  4. Формируется матрица закупочного портфеля, основополагающими критериями для построения которой являются: влияние закупки на бизнес и сложность рынка, на котором производится закупка.
  5. Определяется план действий при осуществлении закупок и стратегия закупок категории товаров.

КОНТРОЛЬ КАЧЕСТВА ЗАКУПАЕМЫХ ТМЦ

Многие группы товаров не приходуются без проверки качества. Например, для промышленных предприятий к таким ТМЦ могут относиться большинство видов сырья (руда, химические вещества), электроды, подшипники, запорная арматура.

Для некоторых видов ТМЦ проверка качества проводится непосредственно в момент приемки (разгрузки), а иногда требует проведения ряда анализов и измерений, что требует дополнительного времени. Кроме того, такая проверка качества может проводиться как особым внутренним подразделением предприятия, имеющим на то лицензию (например, лабораторией отдела технического контроля), а может и внешней организацией.

Как и все прочие этапы, этап проверки качества (сертификации) требует контроля. Иначе крайне необходимые для производства материалы могут неделями лежать на складе недоступные для выдачи по причине незавершенного контроля качества.

Если же замахнуться на тотальный контроль запасов, постараться в любой момент времени владеть информацией, для чего и почему какие-либо ТМЦ лежат на складе, то организация учета ТМЦ а время проверки качества становится обязательной частью общей схемы учета ТМЦ на предприятии.

Кроме описанных преимущество, на этапе контроля качества при доскональной методической проработке схемы процесса можно в значительной степени упростить актирование выявленных проблем качества.

Права и обязанности сотрудников

Руководитель предприятия должен не только знать, что такое тендерный отдел и какой функционал возлагается на его сотрудников, но и помнить о том, что работники имеют свои права и обязанности. Информация об этом указывается в должностных инструкциях и трудовых договорах, при необходимости их может напомнить HR-специалист, контролирующий рабочий процесс внутри предприятия. От того, насколько качественно работает отдел по тендерам, зависит репутация и успешность компании, поэтому необходимо приложить к организации департамента серьезные усилия.

Основные требования к кандидату

Специалист в сфере закупок

Квалификационный уровень

Функции

Требования к образованию

Требования к опыту работы

№ 5

Обеспечить процедуры:

  • собрать изначальную информацию;
  • оформить документы;
  • провести анализ результатов;
  • провести процедуры по заключению контрактов.

Среднее (дополнительное профессиональное) образование.

Без требований к практическому опыту в этой сфере.

№ 6

Провести процедуры:

  • сформировать планы закупок;
  • обоснования;
  • реализовать процедуры.

Высшее (дополнительное профессиональное) образование.

Практический опыт — от 3 лет.

№ 7

Экспертная оценка и проведение анализа:

  • закупок;
  • выполнения условий контракта.

Высшее (дополнительное профессиональное) образование.

Практический опыт — от 4 лет.

№ 8

Контроль, мониторинг, аудит.

Высшее (дополнительное профессиональное) образование.

Практический опыт — от 5 лет, включая на должностях категории «руководитель» — от 2.

Эксперт в сфере закупок

Квалификационный уровень

Функции

Требования к образованию

Требования к опыту работы

№ 6

Работы по консультированию:

  • мониторинг рынка;
  • пояснения по процедурам.

Высшее (дополнительное профессиональное) образование.

Практический опыт — от 3 лет.

№ 7

Экспертиза рынка и процедур.

Высшее (дополнительное профессиональное) образование.

Практический опыт — от 4 лет.

№ 8

  • консультирование;
  • экспертиза;
  • анализ и управление проблемами по процедурам.

Высшее (дополнительное профессиональное) образование.

Практический опыт — от 5 лет, включая на должностях категории «руководитель» — от 3 лет.

Справочная информация

ДокументыЗаконыИзвещенияУтверждения документовДоговораЗапросы предложенийТехнические заданияПланы развитияДокументоведениеАналитикаМероприятияКонкурсыИтогиАдминистрации городовПриказыКонтрактыВыполнение работПротоколы рассмотрения заявокАукционыПроектыПротоколыБюджетные организацииМуниципалитетыРайоныОбразованияПрограммыОтчетыпо упоминаниямДокументная базаЦенные бумагиПоложенияФинансовые документыПостановленияРубрикатор по темамФинансыгорода Российской Федерациирегионыпо точным датамРегламентыТерминыНаучная терминологияФинансоваяЭкономическаяВремяДаты2015 год2016 годДокументы в финансовой сферев инвестиционной

Документы, которые также вас могут заинтересовать

  • Формы документов, используемых при аккредитации испытательных лабораторий. Форма титульного листа Положения об испытательной лаборатории. Форма N А3
  • Формы документов, используемых при аккредитации органов по сертификации. Форма титульного листа Положения об органе по сертификации. Форма N А3
  • Форма титульного листа положения об аккредитованном испытательном лабораторном центре (испытательной лаборатории) отдела филиала центра гигиены и эпидемиологии в субъекте Российской Федерации. Форма N 3.3
  • Форма титульного листа положения об аккредитованном испытательном лабораторном центре филиала центра гигиены и эпидемиологии в субъекте Российской Федерации. Форма N 3.2Б
  • Форма титульного листа положения об аккредитованном испытательном лабораторном центре филиала центра гигиены и эпидемиологии в субъекте Российской Федерации. Форма N 3.2А
  • Форма титульного листа положения об аккредитованном испытательном лабораторном центре (испытательной лаборатории) других организаций. Форма N 3.5
  • Форма титульного листа положения об аккредитованном испытательном лабораторном центре (испытательной лаборатории) отдела федерального государственного учреждения здравоохранения – центра гигиены и эпидемиологии в субъекте Российской Федерации. Форма N 3.4
  • Форма титульного листа положения об аккредитованном испытательном лабораторном центре федеральных государственных учреждений здравоохранения – центров гигиены и эпидемиологии в субъекте Российской Федерации. Форма N 3.1Б
  • Форма титульного листа положения об аккредитованном испытательном лабораторном центре федеральных государственных учреждений здравоохранения – центров гигиены и эпидемиологии в субъекте Российской Федерации. Форма N 3.1А
  • Унифицированная форма положения о структурном подразделении органа управления образованием
  • Типовое положение о территориальном органе Федеральной службы государственной статистики
  • Типовое положение о территориальном органе Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии
  • Типовое положение о территориальном органе Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору
  • Типовое положение о межрегиональном территориальном органе по надзору за ядерной и радиационной безопасностью Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору
  • Типовое положение о территориальном органе Федерального агентства по управлению государственным имуществом
  • Типовое положение об образовательном учреждении среднего профессионального образования (среднем специальном учебном заведении)
  • Типовое положение о территориальном органе Федеральной службы по надзору в сфере природопользования по федеральному округу
  • Типовое положение о территориальном органе Федеральной службы по надзору в сфере природопользования по субъекту Российской Федерации
  • Типовое положение о представительствах (представителях) таможенной службы Российской Федерации за рубежом
  • Типовое положение о территориальном органе Федерального агентства по управлению особыми экономическими зонами

Шаблонный образец документа

При составлении инструкции рекомендуется использовать образцы шаблонного формата. Такие образцы представляют собой полноценную инструкцию со стандартными требованиями, обязательствами, функциями и пр. Для вас нет никакой необходимости четко копировать такой документ, вы можете его использовать в качестве основы. То есть вы получите возможность изучить структуру документа, а также увидеть, какие именно факторы и нюансы должны быть в нем заключены. Структура документа разбивается на определенные блоки. Каждый блок в своем содержании имеет описание нужных критерий, умений и обязанностей. Предлагаем придерживаться такой структуры:

Указываются данные общего порядка. Раздел называется общее положение, сюда включаются данные, которые касаются требований руководства к кандидатуре. То есть именно в данном разделе полноценно отражаются именно те требования, которые руководитель определяет в качестве основы выбора кандидата на должность. Тут же могут быть указаны такие нюансы как, описание дополнительных навыков, умений, а также профессиональных характеристик. В общее положение также вносятся данные производственно-рабочего характера: нюансы подчинения, особенности замещения и пр.;
Во втором разделе, который чаще всего получает наименование – описание обязательств или функций, следует дать детализированное описание всех тех обязанностей, которые возлагаются на специалиста после подписания договора о сотрудничестве. Приблизительный список обязанностей мы уже описали выше

Используя наши рекомендации, вы без особого труда сможете составить свой собственный список с учетом особенностей вашего предприятия;
Не менее важное значение имеет третий раздел в который вносится информация, касающаяся той ответственности которую берет на себя специалист при трудоустройстве. Следует упомянуть о том, что обязательно формируется материальная ответственность, формируется также ответственность по исполнению установленных норм законодательной базы;
В четвертом разделе рекомендуется указать на то, какими правами руководство наделяет специалиста

Мы уже указывали, что в некоторых компаниях специалисты по снабжению имеют право подписывать даже договора о сотрудничестве с другими компаниями. Если вы своего сотрудника таким правом наделяете то, конечно же, лучше это указать в инструкции должностного формата.

Воспользовавшись рекомендуемым образцом, руководитель быстро сможет составить документацию, которая имеет существенное значение для осуществления приема на работу. Законом устанавливается, что при наличии вакантной должности руководитель обязан принять на работу соискателя, но только в том случае если соискатель соответствует установленным требованиям. Именно по этой причине следует в обязательном порядке составить список требований в инструкции. Шаблонный документ вы можете изменять так, как вам удобно, в тоже время не стоит забывать, что описание обязанностей, требований и других нюансов должно быть достаточно точным и понятным.

Справочная информация

ДокументыЗаконыИзвещенияУтверждения документовДоговораЗапросы предложенийТехнические заданияПланы развитияДокументоведениеАналитикаМероприятияКонкурсыИтогиАдминистрации городовПриказыКонтрактыВыполнение работПротоколы рассмотрения заявокАукционыПроектыПротоколыБюджетные организацииМуниципалитетыРайоныОбразованияПрограммыОтчетыпо упоминаниямДокументная базаЦенные бумагиПоложенияФинансовые документыПостановленияРубрикатор по темамФинансыгорода Российской Федерациирегионыпо точным датамРегламентыТерминыНаучная терминологияФинансоваяЭкономическаяВремяДаты2015 год2016 годДокументы в финансовой сферев инвестиционной

Структура резюме специалиста по закупкам

Традиционная анкета соискателей – это шаблон, который состоит из обязательных разделов, следующих в определенной последовательности:

  1. Личные сведения – ФИО, информация о дате рождения, месте проживания, контактные данные.
  2. Образование – презентация всех оконченных учебных учреждений. Раздел можно дополнить сведениями о семинарах, тренингах, курсах повышения квалификации. Вся информация должна быть подтверждена дипломами и сертификатами.
  3. Опыт работы – перечень мест работы, который целесообразно составить из двух-трех пунктов, разместив в обратном хронологическом порядке. Здесь же можно указать ваши должностные обязанности и достижения на занимаемой должности.
  4. Профессиональные навыки и умения – краткий перечень знаний, которые актуальны для инженера по снабжению.
  5. Рекомендации с предыдущего места работы – наличие сопроводительного письма или контакты предыдущего начальства будут весомым плюсом для соискателя.

Резюме закупщика образец которого можно найти на нашем сайте, можно дополнить фото в деловом стиле.

Функции и задачи

В компании функции категорийного менеджера могут принадлежать как штатным сотрудникам, так и выведены на аутсорсинг. На этого специалиста возлагается большая ответственность начиная с подбора ассортимента, заканчивая гарантийным обслуживанием товаров. Таким образом, такой менеджер обладает большим функционалом, нежели обычный закупщик.

К функциям и задачам, решаемых категорийным менеджером, относят:

  1. Определение целесообразности закупки.
  2. Ценообразование.
  3. Перемещение товара.
  4. Развитие или уменьшение ассортиментной матрицы.

К должностным обязанностям категорийного менеджера можно отнести:

  1. Поиск поставщиков.
  2. Проведение с ними переговоров о ценах, скидках и условиях оплаты.
  3. Заключение договоров с поставщиками.
  4. Оптимизация ассортимента и ведение номенклатуры.
  5. Оформление заказов на закупку.
  6. Анализ статистики продаж товаров.
  7. Контроль за качеством закупаемых товаров.
  8. Бесперебойное снабжение закупаемыми товарами розничных подразделений.
  9. Стремление к обеспечению минимальной цены на товары с заданным качеством, достижению максимально дешевой логистики и пр.

Менеджер несет ответственность за правильность и эффективность закупочной деятельности в своей товарной группе, достоверность учета маркетинговой информации, качество закупаемых товаров и правильное ценообразование, оптимизацию издержек и рисков при выполнении работ.

На основании проведенного анализа эффективности закупочной деятельности категорийный менеджер готовит решения и вносит предложения об оптимизации бизнес-процессов, проводит предварительные переговоры с поставщиками и заключает с ними договоры.

Что касается показателей эффективности работы менеджера, то они могут отличаться в каждой организации. В качестве примеров можно привести доставку товара до склада в положенное время, оптимальную цену закупки, обеспечение взаимодействия со всеми структурными подразделениями, выявление пула дополнительных (альтернативных) поставщиков, заменяющих основных, выстраивание эффективной логистики, автоматизация учетной деятельности.

Таким образом, категорийный менеджмент в закупках внедряют при возникновении проблем между подразделениями компании. Для повышения эффективности закупочной деятельности внедряют управление категориями на предприятии, когда менеджер отвечает за весь цикл закупки и использования товаров.

Шаг третий, избирательный: внимательно подойдите к выбору ЭТП

Чтобы получить желаемый результат от закупок, нужно со всей ответственностью подойти к вопросу выбора электронной торговой площадки. На рынке с десяток серьезных ЭТП с разным функционалом, условиями работы, и каждый выбирает площадку под свои потребности. Но помните: главным условием снижения цены в закупках все же остается конкуренция

Поэтому основную внимание при выборе площадки я бы уделил вопросу системы привлечения участников на закупки. Чем больше участников — тем больше конкуренция и возможностей снижения цены без потери качества

Однако не стоит воспринимать ЭТП как панацею. Площадка — это инструмент, который дает прозрачность закупки. Также, если площадка предоставляет персонального менеджера, то это возможность проконсультироваться по всем вопросам, оперативно получить информацию, как правильно провести закупку.

И все же эффективность закупки процентов на 70 зависит от заказчика — от того, как вы используете ЭТП

На что же следует обратить внимание при проведении закупок на электронной торговой площадке:

  • дайте участникам доступ к максимуму информации и как можно раньше – в закупке обязательно укажите стартовую цену, определите и опубликуйте четкие критерии выбора победителя. Чтобы поставщики успели собрать информацию, сделать расчеты, согласовать с руководством цены, назначайте срок проведения закупки не менее 7 рабочих дней. Если вы готовы рассматривать аналоги (эта практика приносит неожиданные приятные результаты), сообщите об этом в техзадании;
  • укрупняйте закупочные заявки. Это можно сделать двумя способами. Первый — укрупнить ежемесячную заявку до квартальной, полугодовой или даже годовой. Этот способ не вызывает дополнительной нагрузки на складскую службу и отток денежных средств, так как в договор включается пункт об отгрузках на основании заявок. Второй способ — объединить однотипные закупки различных предприятий в рамках крупного холдинга;
  • Привлекайте к участию в закупке на площадке поставщиков, с которыми работали или работаете. Попадая в конкурентную среду, они также могут предложить более выгодные условия.

Участники закупочных процедур, например, по направлению «Корпоративные закупки», оплачивают лицензию на определенный период и могут участвовать в неограниченном количестве лотов. Фото ONLINECONTRACT

Порочной практикой является прием предложений вне площадки или отсутствие выбора победителя. Возможно, в одном конкретном случае вы и получите выгоду, но в дальнейшем поставщики просто не будут подавать заявки, понимая, что закупка на площадке — формальность. Думаю, для любого руководителя будет не лишним иногда подвергать сомнению чистоту намерений очередного сотрудника, который пришел с предложением работать со «своим», «привычным» поставщиком, не проводя или обходя конкурсную процедуру на ЭТП. Вы уверены, что он заинтересован в выгоде для компании?

  • Доверьтесь участникам на первом этапе — примите за данность, что все они добросовестны и согласны с определенными в закупке условиями. Даже если попадется обманщик, «безопасники» его раскусят и тогда можно просто заключить договор со следующим участником. Результат — значительная экономия времени.
  • Всегда указывайте реальную причину закрытия конкурентных процедур. Если они адекватны, то и отношение к вам будет соответствующее.

Возможны и отговорки со стороны поставщиков: у нас нет сотрудников, нет ЭЦП, нет денег для обеспечительных платежей и т. д. Рассмотрим на примере ЭТП ONLINECONTRACT. Сразу скажу, для работы на нашей площадке не нужна цифровая подпись. Участники закупочных процедур, например, по направлению «Корпоративные закупки», оплачивают лицензию на определенный период и могут участвовать в неограниченном количестве лотов. При приобретении годовой лицензии компания может участвовать во всех закупочных процедурах на площадке за 2375 рублей в месяц. Давайте попробуем встать на место поставщика и спросим себя: если клиент для меня важен и я уверен в своей конкурентоспособности, насколько это высокая цена для получения большого контракта или крупного клиента? На одной чаше весов 2375 руб. в месяц, а на другой — объем закупочных заявок на сотни и даже миллионы рублей от крупных компаний. Учитывая низкую стоимость лицензии, плата за участие окупается после первой же победы. Стоимость работы на ЭТП ONLINECONTRACT в 2 раза ниже средней по рынку.

Требования к участнику электронного аукциона

Участник закупки должен соответствовать требованиям законодательства о госзакупках:

  1. Cоответствие требованиям, установленным в соответствии с законодательством РФ к лицам, осуществляющим поставку товара (выполнение работы, оказание услуги).
  2. Непроведение ликвидации участника закупки и отсутствие решения арбитражного суда о признании участника закупки банкротом и об открытии конкурсного производства.
  3. Неприостановление деятельности участника закупки в порядке, установленном КоАП, на дату подачи заявки на участие в закупке.
  4. Отсутствие у участника закупки недоимки по налогам, сборам, задолженности по иным обязательным платежам в бюджеты бюджетной системы РФ (за исключением сумм, на которые предоставлены отсрочка, рассрочка, инвестиционный налоговый кредит и пр.) за прошедший календарный год, размер которых превышает двадцать пять процентов балансовой стоимости активов участника закупки, по данным бухгалтерской отчетности за последний отчетный период и если эта недоимка не обжалована в суде и решение по такому заявлению на дату рассмотрения заявки на участие в определении поставщика (подрядчика, исполнителя) не принято.
  5. Отсутствие у участника закупки — физического лица либо у руководителя, членов коллегиального исполнительного органа или главного бухгалтера юридического лица — участника закупки судимости за преступления в сфере экономики (за исключением лиц, у которых такая судимость погашена или снята), а также неприменение в отношении указанных физических лиц наказания в виде лишения права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и административного наказания в виде дисквалификации.
  6. Обладание участником закупки исключительными правами на результаты интеллектуальной деятельности, если в связи с исполнением контракта заказчик приобретает права на такие результаты, за исключением случаев заключения контрактов на создание произведений литературы или искусства, исполнения, на финансирование проката или показа национального фильма.
  7. Отсутствие между участником закупки и заказчиком конфликта интересов.
  8. Участник не должен быть офшорной компанией.

Правительство РФ вправе устанавливать к участникам закупок отдельных видов товаров, работ, услуг дополнительные требования, в том числе к наличию:

  • финансовых ресурсов для исполнения контракта;
  • на праве собственности или ином законном основании оборудования и других материальных ресурсов для исполнения контракта;
  • опыта работы, связанного с предметом контракта, и деловой репутации;
  • необходимого количества специалистов и иных работников определенного уровня квалификации для исполнения контракта.

Если товар, работа, услуга, являющиеся объектом конкретной закупки, попадают под такие требования, то заказчик обязан установить соответствующие требования в закупочной документации. 

Заказчик вправе указать в документах закупки требование к участнику не быть включенным в реестр недобросовестных поставщиков (РНП). 

Во всех указанных случаях участник должен соответствовать дополнительным требованиям. 

Соответствие участника требованиям документации проверяет комиссия заказчика при рассмотрении его заявки.

Обучение на менеджера по закупкам

Самая близкая по профилю специальность вузов для обучения на менеджера по закупкам – это «Менеджмент» (код 38.03.02)

Можно обратить внимание на специальность «Менеджмент» по профилю «Управление проектами», «Логистика и управление цепями поставок». Также для этой работы подойдет образование, полученное в рамках специальности «Товароведение» (код 38.03.07).  В обоих случаях для поступления потребуется сдать ЕГЭ по математике, русскому языку, обществознанию или иностранному языку

Обучение на бакалавра длится 4 года в очном формате и 5 лет – во всех остальных формах посещения занятий.

Компания-работодатель также может рассматривать на должность менеджера по закупкам специалистов с профильным образованием. Например, строительная компания может нанять на этот пост инженера с опытом работы на стройках, даже если у него нет образования по части менеджмента и логистики.

Курсы

Учебный центр «Финконт»

Это образовательное учреждение предлагает альтернативный вариант того, где получить профессию менеджера по закупкам, для людей с уже имеющимся высшим образованием. Здесь есть несколько программ профессиональной переподготовки разной продолжительности (от 40 до 525 академических часов), которые реализуются как очно в Москве, так и в дистанционном формате. По завершении учебы студенты получают сертификаты установленного образца.

ОПЕРАТИВНОЕ РЕАГИРОВАНИЕ НА ИЗМЕНЕНИЯ ПЛАНОВ ЗАКУПОК И ПОСТАВОК

Необходимо помнить, что какой бы идеальной ни была схема планирования, всегда будут факторы, требующие срочного реагирования и проведения закупок во внеплановом режиме. Например, аварийные ситуации или ошибки исполнителей.

Те же ошибки исполнителей, отказ от инвестиционных проектов или прочие факторы могут приводить и к обратным изменениям – сокращению потребности и, как следствие, необходимости срочного отказа от заявленных к закупке ТМЦ, сокращения плана поставок. Иначе мы рискуем купить более не требуемые ТМЦ, которые будут мертвым грузом лежать на наших складах.

Наличие ситуаций, которые не поддаются планированию, не говорит о том, что решения при согласовании дополнительных заявок на закупку или корректировок плана поставок может в такой ситуации применяться без понимания последствий.

Крайне важно обладать полной информацией о том, что привело к необходимости вносить изменения в согласованные планы и как принимаемое решение повлияет на прочие факторы экономической жизни предприятия. Например, в части бюджета требуется четко понимать, как дополнительные затраты повлияют на себестоимость продукции

Идея подобного анализа и контроля изложена в статье «Оперативное реагирование на отклонение от планового расходования бюджета».

Так простым ли является процесс закупки товаров? Все зависит от того, насколько важно им управлять эффективно! Если есть необходимость или желание проводить закупки товаров с максимальной отдачей – описанная выше схема учета и рекомендации по её налаживанию могут помочь быстрее добиться результата при попытке внедрить подобный детальный учет и контроль на любом предприятии: производственном, промышленном, торговом.

Требования, на основании которых осуществляется прием на должность

Список требований определяется в соответствии с теми обязанностями и полномочиями, которыми в дальнейшем будет наделен специалист. В определенных случаях специалист будет выполнять исключительно роль менеджера по снабжению, а соответственно и список требований будет определяться данными рамками должности. В других случаях специалист также будет заниматься вопросами обустройства помещения, склада и организацией хранения материалов, товаров и сырья. Как правило, список требований включает в себя такие позиции:

Наличие высшего образования в сфере экономики. Тут же следует заметить, что нередко руководитель отдает предпочтение сотрудникам со средним специальным образованием в сфере экономики или же управления. Образование имеет важную роль, так как формирует базу знаний будущего специалиста по четко определенному направлению деятельности;

Нередко руководство крупных предприятий указывает на то, что специалист в обязательном порядке должен иметь стаж работы. Считается, что наличие стажа позволяет практически моментально ввести специалиста в курс дела, что обеспечивает быстрый процесс ознакомления специалиста с политикой компании;

Снабженец, по желанию руководителя может также дополнительно обладать рядом навыков, касательно умений вести переговоры, осуществлять предварительные договоренности по вопросу заключения договоров и пр.;

Обязательным требованием нередко выступает наличие глубоких знаний в области использования определенного программного обеспечения. Все дело в том, что практически на всех предприятиях используется такое обеспечение с целью сокращения расхода времени на выполнение тех или же иных профессиональных обязанностей.

Список требований может существенно изменяться. В принципе многие руководители стараются взять на работу человека без опыта, но с наличием соответствующего образования. В данной ситуации считается, что молодого специалиста гораздо легче обучить, чем переучивать после работы в другой организации. Так же нередко возникает необходимость указать в требованиях, что работник должен иметь знание иностранных языков. Особенно в том случае, если компания осуществляет сотрудничество с иностранными компаниями и предприятиями. В крупных компаниях считается, что лучше взять на работу человека с опытом, так как в данной ситуации не нужно будет осуществлять дополнительное обучение, которое потребует существенной затраты времени.

Оглавление

Общая структура
курса «Основы журналистики»…………………………….…4

Должностная инструкция

Подробнее о том, что входит в обязанности менеджера по закупкам, его статусе, правах и ответственности говорится в его должностной инструкции:

Должностная инструкция менеджера по закупкам

УТВЕРЖДАЮ:
Директор ООО «ПИОН»
Воронов А.В.

____________________

«10» декабря 2020 года

І. Общие положения.

1. Назначение на должность менеджера по закупкам или освобождение от нее осуществляется приказом генерального директора организации по представлению начальника отдела закупок.

2. На должность менеджера по закупкам назначается лицо, имеющее образование не ниже среднего профессионального и опыт работы на аналогичной должности не менее двух лет.

3. Менеджер по закупкам непосредственно подчиняется начальнику отдела снабжения.

4. Менеджер по закупкам обязан знать:

  • основы гражданского и хозяйственного законодательства, в том числе Гражданский кодекс РФ, Налоговый кодекс РФ, законодательство о бухгалтерском учете и аудите, международное торговое право;
  • порядок заключения договоров купли-продажи, поставки, требования к оформлению документации, работы с первичной документацией;
  • ассортимент, характеристики, назначение товаров, используемых в организации;
  • правила приема, передачи товарно-материальных ценностей;
  • методы планирования снабжения организации;
  • нормы техники безопасности, охраны труда, производственной санитарии и противопожарной защиты;
  • принципы ценообразования, организацию закупок;
  • формы учета и отчетности, принятые в организации.

5. Менеджер по закупкам руководствуется в своей деятельности:

  • законодательством РФ;
  • уставом организации;
  • правилами внутреннего трудового распорядка;
  • распоряжениями, приказами, указаниями директора организации, непосредственного начальника, иными руководящими документами;
  • данной должностной инструкцией.

ІІ. Должностные обязанности менеджера по закупкам.

Менеджер по закупкам выполняет следующие должностные обязанности:

  1. Проводит работы по снабжению товарами в необходимом количестве и ассортименте.
  2. Осуществляет поиск поставщиков, изучает коммерческие предложения от них, обосновывает предложения о привлечении новых поставщиков.
  3. Ведет переговоры с контрагентами, обсуждает, согласовывает порядок, условия поставки с непосредственным руководителем.
  4. Осуществляет документальное сопровождение сделок.
  5. Контролирует исполнение обязательств сторон.
  6. Организует и участвует в сдаче-приемке поставленных товаров.
  7. Отслеживает оборот товара в организации совместно с другими отделами.
  8. Устанавливает категории товаров, которые необходимо приобретать для нужд организации.
  9. Устанавливает минимальный товарный остаток и способствует наличию необходимого количества товара на складе.
  10. Реализует меры по поддержанию постоянного наличия товаров повышенного спроса.
  11. Консультирует продавцов и покупателей по своим товарным группам.
  12. Предоставляет подразделениям организации необходимую информацию о товарах.
  13. Составляет и обосновывает планы закупок товаров.
  14. Немедленно информирует руководителя о фактах нарушения контрагентами условий поставок, совместно с другими службами участвует в решении споров, подготовке претензий.
  15. Выполняет служебные поручения непосредственного руководителя.

ІІІ. Права.

Менеджер по закупкам имеет право:

  1. Принимать решения в пределах своей компетенции.
  2. Действовать от имени организации по доверенности и представлять ее интересы во взаимоотношениях с другими компаниями.
  3. Получать служебную информацию, необходимую для выполнения своих функциональных обязанностей.
  4. Направлять в адрес руководства предложения о совершенствовании своей работы и деятельности организации.
  5. Требовать от руководства создания условий для выполнения служебных обязанностей.
  6. Информировать непосредственного руководителя о выявленных недостатках в деятельности компании и вносить предложения по их ликвидации.

ІV. Ответственность.

Менеджер по закупкам несет ответственность за:

  1. Результаты принимаемых решений и собственных действий.
  2. Нарушение постановлений, положений руководящих документов организации.
  3. Нанесение ущерба компании, ее сотрудникам, контрагентам, государству.
  4. Умышленное предоставление недостоверной информации.
  5. Ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей.
  6. Разглашение коммерческой тайны, личной информации, конфиденциальных сведений.
  7. Нарушение трудовой дисциплины, правил техники безопасности, норм внутреннего трудового распорядка, противопожарной защиты.
  8. Проведение несанкционированных руководством встреч, представления интересов организации.

Примеры ЦКП отделов.

Ниже я приведу примеры самых важных ЦКП в компании.

Отделения и службы

Примеры ЦКП

Служба персонала

Введённые в должность, хорошо производящие свои продукты сотрудники.

Отдел продаж

Доход компании больше, чем расход. Поступление выручки в заданном объеме.

Отдел маркетинга

Преданные заявки в отдел продаж в заданном количестве

Финансовая служба

Сохранённые и учтённые, не утратившие своей ценности денежные и материальные активы компании.

Производство

Произведённые продукты компании в установленном объеме в заданный срок

Отдел контроля и квалификации

Квалифицированные сотрудники, производящие продукты и ЦКП компании безупречного качества.

Отдел пиара

Расширяющаяся область деятельности и новые клиенты компании.

Исполнительный директор

Жизнеспособная и развивающаяся компания, производящая качественную продукцию и приносящая прибыль

     Теперь Вы знаете, что такое КП и как его сформулировать.

     Проверено на практике – если сотрудник не знает свой ЦКП  (то,  ради чего он приходит на работу), то он  НИКОГДА не принесет Вам нужного результата.  А если руководитель не может назвать свой ЦКП, то это вообще страшно – как он тогда организует свой процесс, если не видит конечную цель? 

    Почему же многие сотрудники и даже руководители не знают или не понимают свой ЦКП?  Да все очень просто — им его никто не сообщил. Никто не объяснил сотрудникам цель, миссию и ЦКП всей компании. Соответственно сотрудник не ощущает себя частью команды, не понимает какой от него требуется результат.  Но как же на практике использовать этот инструмент? 

      На самом деле, чтобы сотрудники начали работать на результат одного только знания ЦКП не достаточно.  Давайте разберемся, как на практике добиться того, чтобы сотрудники не только знали свой ЦКП, но и выполняли его, стремились к результату КАЖДЫЙ ДЕНЬ!

    Сформулированные ЦКП компании и конкретной должности можно вписать в ОРГАНИЗУЮЩУЮ СХЕМУ.  Это очень мощный инструмент. Оргсхема объединяет в себе все функции, которые выполняются в компании. В большинстве бизнесов это схожие функции — продажи, маркетинг, учет финансов, найм и адаптация персонала, производство продукции (услуг), контроль качества и работа над имиджем компании.

   Со своими заказчиками мы вписываем в оргсхему ЦКП всех сотрудников  — то есть кратко пишем результат, который от них требуется. Вот пример — фрагмент организующей схемы реально существующей компании по производству бумажной посуды.

     Это отделение построения (управление персоналом, отдел кадров).  

    О том, как автоматизировать работу с оргсхемой можете прочитать в отдельной статье.

     На фрагменте видно —  на оргсхеме мы прописываем не только функции и ЦКП, но и основные статистики по должностям. Если статистики пока нет, или ее проблематично измерять, то закладываем чек-лист для оценки.

      Такое краткое и наглядное представление помогает сотрудникам лучше понимать свои обязанности. 

     Далее, ЦКП должен быть обязательно прописан в должностной инструкции. Кроме того, в должностную инструкцию следует включить организационную структуру компании и отметить на ней место сотрудника чтобы он понимал — кому он подчиняется и с кем должен взаимодействовать. О том, как правильно разработать должностную инструкцию не «для галочки», а чтобы действительно распределить обязанности, читайте в этой статье — «Как разработать должностную инструкцию?». Каждый сотрудник обязан с ней ознакомиться под роспись и, желательно, сдать экзамен на знание своих обязанностей и ЦКП. 

    Ну и конечно, с коллективом нужно работать — разъяснять цели компании. До каждого нужно донести, что его маленький вклад очень важен для общего результата организации.

     Если каждый руководитель и сотрудник предприятия будет знать общую цель  компании, а также понимать, что конкретно требуется от него, то предприятию будет легче добиться выполнения своего плана на 100%. Также не стоит забывать и о мотивации сотрудников. Каждый из них, при достижении ЦКП, должен получать достойную оплату труда. 

   А чтобы результат труда можно было измерить применяют систему статистик. Их разрабатывают для каждого отдела и конкретного сотрудника. При разработке статистик как раз и потребуются те самые «ценные конечные продукты». Их мы будем использовать чтобы оцифровать результаты деятельности сотрудника.

     На практике лучше всего  работает комплексный подход. Размер оплаты труда сотрудника должен зависеть от выполнения личных показателей и прибыли компании. О том, как платить именно за результат, а не за процесс

    В современных условиях владельцы бизнеса понимают, что платить за «часы в офисе» нельзя. Нужна эффективная и понятная система мотивации, основанная на достижении сотрудниками конкретных результатов.

Обязанности менеджера по закупкам

Потребность в наличии квалифицированного сотрудника на предприятиях растет каждый день. Востребованным становятся те специалисты, которые могут разрабатывать наиболее подходящую и выгодную концепцию, учитывая факторы рынка, сферы деятельности, показатели продаж.

Наиболее ценны те сотрудники, которые способны держать в памяти большое количество информации и быстро давать оценку ситуации.

Должностные обязанности сотрудника включают в себя множество функций, которые напрямую зависят от сферы деятельности предприятия. В качестве основных можно выделить:

  • поиск поставщиков, которые предлагают блага по наиболее выгодным ценам;
  • предоставление сведений другим отделам предприятия;
  • доведение информации до руководства;
  • формирование заказов;
  • расчет необходимых товарных объемов;
  • отслеживание результатов исполнения заказа;
  • оценивание рынка и спроса на блага;
  • контролирование продаж товара;
  • изучение новых интересных предложений;
  • определение товара, который следует добавить в ассортимент или убрать;
  • осуществление проверки качества продукции;
  • обеспечение склада необходимым объемом благ;
  • устранение конфликтных ситуаций с поставщиками, потребителями;
  • контроль транспортировки и сроков отгрузки заказанного;
  • способствование решению проблем на таможне;
  • консультирование продавцов;
  • осуществление контроля по выплатам за приобретаемое.

Стоит отметить, что в каждой компании должностные обязанности менеджера по снабжению определяются согласно пожеланиям и предпочтениям руководства. Поэтому перечень может быть либо дополнен, либо существенно сокращен за счет делегирования некоторых функций другим сотрудникам.

Бизнес и финансы

БанкиБогатство и благосостояниеКоррупция(Преступность)МаркетингМенеджментИнвестицииЦенные бумагиУправлениеОткрытые акционерные обществаПроектыДокументыЦенные бумаги — контрольЦенные бумаги — оценкиОблигацииДолгиВалютаНедвижимость(Аренда)ПрофессииРаботаТорговляУслугиФинансыСтрахованиеБюджетФинансовые услугиКредитыКомпанииГосударственные предприятияЭкономикаМакроэкономикаМикроэкономикаНалогиАудитМеталлургияНефтьСельское хозяйствоЭнергетикаАрхитектураИнтерьерПолы и перекрытияПроцесс строительстваСтроительные материалыТеплоизоляцияЭкстерьерОрганизация и управление производством

Бизнес и финансы

БанкиБогатство и благосостояниеКоррупция(Преступность)МаркетингМенеджментИнвестицииЦенные бумагиУправлениеОткрытые акционерные обществаПроектыДокументыЦенные бумаги — контрольЦенные бумаги — оценкиОблигацииДолгиВалютаНедвижимость(Аренда)ПрофессииРаботаТорговляУслугиФинансыСтрахованиеБюджетФинансовые услугиКредитыКомпанииГосударственные предприятияЭкономикаМакроэкономикаМикроэкономикаНалогиАудитМеталлургияНефтьСельское хозяйствоЭнергетикаАрхитектураИнтерьерПолы и перекрытияПроцесс строительстваСтроительные материалыТеплоизоляцияЭкстерьерОрганизация и управление производством

Как не переинвестировать в себя

Должностная инструкция специалиста по закупкам: назначение и структура

Скачать форму должностной инструкции

Как уже было сказано, должностная инструкция для специалиста по закупкам является основным документом (вместе с трудовым договором), в котором прописаны должностные права и обязанности сотрудника. Это является определяющим фактором, так как согласно действующему трудовому законодательству работник без своего согласия не обязан выполнять никакую работу, кроме той, что определена в его трудовом договоре. А поскольку трудовой договор в этой части, как правило, имеет отсылку к должностной инструкции, то грамотно разработанная инструкция – ключ к эффективной работе персонала.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

По своей форме и структуре должностная инструкция на специалиста по закупкам должна соответствовать принятой обычаями делового оборота форме для подобного рода документов. Итак, должностная инструкция – письменный документ, содержащий в себе следующие разделы:

  1. Колонка справа вверху посвящена информации об утверждении и согласовании текста документа. Вначале, после слова «Утверждено» указывается дата утверждения и данные руководителя, сделавшего это. Ниже оставляется место для подписи этого начальника. Далее, после слова «Согласовано» указываются даты согласования и данные сотрудников требуемых отделов, участвующих в работе над должностной инструкцией, оставляется место для подписей. Как правило, при подготовке должностная инструкция согласовывается с юридической службой, отделом кадров и тем отделом, где предстоит работать сотруднику, на чью должность составляется инструкция.
  2. Общий раздел должностной инструкции включает в себя перечень требований, предъявляемых к кандидату на должность специалиста по закупкам (возраст, образование, опыт работы, необходимые навыки и знания), список документации – законодательных и внутренних актов организации, с которыми должен быть ознакомлен работник. Кроме того, в разделе об общих положениях определяется место штатной единицы специалиста по закупкам в общей структуре организационно-штатного расписания предприятия, порядок принятия на работу, увольнения и замещения на время отсутствия работника, непосредственный начальник сотрудника.
  3. Основной раздел должностной инструкции – перечень должностных обязанностей и прав работника. И в первую очередь, речь идет об обязанностях. Чем внятнее и конкретнее определены обязанности работника в документе, тем проще и понятнее будет осуществляться рабочий процесс. Права же логично вытекают из обязанностей сотрудника и имеют целью облегчение выполнения трудовых функций работника. Как правило, к правам относят:
    • право на информацию, касающуюся рабочего направления сотрудника;
    • право вносить предложения по оптимизации рабочего процесса;
    • право на достойное рабочее место и т. д.
  4. Последний из традиционных разделов должностной инструкции посвящен ответственности работника за ненадлежащее выполнение трудовых обязанностей. 

Правила составления резюме

Для того чтобы из всех соискателей обратили внимание именно на вас, необходимо составить грамотное резюме, в котором вы будете представлены в самом выгодном для работодателя свете. Рассмотрим следующие основные правила составления резюме:

Рассмотрим следующие основные правила составления резюме:

  • не стоит растягивать рассказ о себе и своих достижениях на несколько страниц; информация должна быть краткой и понятной;
  • категорически запрещается искажать факты, касаемо вашего обучения и опыта работы, поскольку эту информацию вы должны будете подтвердить документально при помощи диплома об образовании или трудовой книжки;
  • оформление должно быть целостным, поэтому рекомендуется использовать одинаковые приемы для выделения каких-либо важных деталей, а также единый шрифт;
  • чтобы заранее заполучить благосклонное расположение работодателя, рекомендуется прикрепить к резюме свою фотографию; лучше всего, если это будет профессиональный снимок, где вы представлены в достаточно стильном, но сдержанном образе;
  • резюме должно быть чистым с точки зрения пунктуации и орфографии, а также иметь определенную направленность – рекомендуется изначально указать должность и уровень оплаты труда, к которому вы стремитесь;
  • указание личных достижений, полученных на прежних местах работы, также приветствуется.

ПЛАНИРОВАНИЕ ОБЕСПЕЧЕНИЯ

Осуществить планирование материального обеспечения предприятия – значит заранее определиться, какие ТМЦ и в каких объемах нам будут нужны. Лучший (наверно даже единственный) способ выполнить планирование обеспечения материальными ресурсами – обдумать заранее, что мы будем делать (изготавливать, производить) и какая потребность в материалах для нас достаточна.

Конечно, не для всех работ и производственных процессов мы заранее знаем потребность в материалах. Иногда не возможно на этапе материально-технического планирования определиться с точным объемом требуемых ТМЦ или даже с тем, какие ТМЦ потребуются. Во многих случаях эта проблема решается за счет создания текущего оборачиваемого запаса – небольшого запаса постоянно используемых товаров, которые мы всегда имеем в наличии (на сайте можно найти статьи о пользе нормирования запасов, а также о том, какие виды запасов мы рекомендуем для применения на практике).

Именно нормирование запасов позволяет не только упросить процесс ресурсного планирования обеспечения и закупки товаров, но и предоставить логичные механизмы контроля запасов (текущих запасов – на оборачиваемость, аварийных запасов – на целесообразность и доступность). Применение нормирования в схеме обеспечения предприятия материальными ресурсами выстраивает методическое обеспечение планирования в наиболее эффективный совокупный процесс.

Для того, чтобы зафиксировать имеющуюся потребность в ТМЦ, мы применяем «заказы» – электронные документы, которыми конечные потребители заказывают необходимые им ТМЦ

При оформлении заказов крайне важно определиться с источником обеспечения, т.е. то, откуда мы возьмем необходимые ТМЦ

В своей практике мы используем 5 источников обеспечения. Кроме закупки это еще адресный резерв, собственное производство и два вида запасов – запас текущий оборачиваемый и запас аварийный. Детальнее с рекомендуемой нами схемой планирования потребности в материалах и заказе ТМЦ можно познакомиться в статье о планирование потребности в ТМЦ (заказ ТМЦ и источники обеспечения).

Отдельно стоит сказать про важнейшую роль заказов в случае, если на предприятии ведется автоматизированный учет всех проводимых работ и для планирования активно применяется программное обеспечение. Именно заказы (в которых кроме материалов также могут описываться и работы) в данном случае играют важнейшую роль при планировании работ и контроле их выполнения. Однако планирование и учет работ – это отдельная огромная тема, частично также затронутая в наших статьях.

Справочная информация

ДокументыЗаконыИзвещенияУтверждения документовДоговораЗапросы предложенийТехнические заданияПланы развитияДокументоведениеАналитикаМероприятияКонкурсыИтогиАдминистрации городовПриказыКонтрактыВыполнение работПротоколы рассмотрения заявокАукционыПроектыПротоколыБюджетные организацииМуниципалитетыРайоныОбразованияПрограммыОтчетыпо упоминаниямДокументная базаЦенные бумагиПоложенияФинансовые документыПостановленияРубрикатор по темамФинансыгорода Российской Федерациирегионыпо точным датамРегламентыТерминыНаучная терминологияФинансоваяЭкономическаяВремяДаты2015 год2016 годДокументы в финансовой сферев инвестиционной

Перенос НФА (ОС и МЗ) между учреждениями/базами через документы списания и поступления [БГУ 1.0] Промо

Обработка выполняет перенос основных средств/материалов между учреждениями/базами через документы списания НФА и безвозмездного получения в другом учреждении/базе данных.

10 стартмани

Основные функции отдела закупок.

А. определение
потребности в МР,

Б. расчет средств
на приобретение МР,

В. Выбор и анализ
поставщиков,

Г. Определение
условий поставки и оплаты,

Д. заключение
договора и, следовательно, контроль его
исполнения,

Е. меры в случае
нарушения поставки,

Ж. получение сырья
и материалов (МР),

З. проверка
поступающей продукции и подтверждение
её качества.

Определение
потребностей материальных ресурсов –
для этого отдел закупок получает
информацию от отдела маркетинга, от
отдела производства, от отдела службы
логистики, от операционно-аналитического,
от складского комплекса. Расчет средств
на приобретение материальных ресурсов
для расчетов необходимы данные из
бухгалтерии и финансового отдела О
НАЛИЧИЕ свободных оборотных средств.

Поиск, анализ
данных и выбор поставщиков –
эта функция отдела закупок включает
тщательные исследования рынка поставщиков
по интересующей продукции, поиск
наиболее квалифицированных поставщиков
и оценку возможности своевременных
поставок и предоставление необходимых
услуг до и после продажи. В результате
анализа выбираются наиболее приемливые
поставщики, определение условий поставки
и оплаты: а)
переговоры с поставщиками на которых
обсуждаются условия доставки, условий
оплаты возможность получения отсрочек
платежа, скидки и выбор базиса поставки
и т.д.

Заключение
договоров и контроль исполнения –
данная функция отдела закупок выполняется
при тесном сотрудничестве с юридическом
отделом т.к

важно в договоре соблюсти
все интересы компании, а так же действия
в случае нарушений условий поставки.
Санкции в отношении поставщика
нарушившего условия поставки могут
иметь разный характер: а)
от простого предупреждения до мелкого
штрафа б)а
иногда в плоть до расторжения договора
с ним

Получение
материальных ресурсов –
обработка входящих материальных
ресурсов идентификация продукции,
уточнение кол-ва, качества, подготовка
отчетов и перемещение сырья к месту
его использования и хранения.

Проверка
поступающей продукции и поддержание
качества –
проверка и подтверждение того что
поступающее сырье материалы и услуги
отвечают требованиям.

Для эффективного
функционирования отдела закупок он
должен обладать определенными
полномочиями на принятие решений при
совершении закупок.

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий