Как правильно оформляется командировка за границу?

На какую дату пересчитываются в рубли валютные расходы.

Если аванс выдан в валюте.

Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов на проезд и наем жилого помещения и дополнительных затрат, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). При этом выдача аванса может осуществляться наличными деньгами как в рублях, так и в валюте (п. 10 Положения).

В силу п. 16 Положения оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории РФ, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с Федеральным законом № 173-ФЗ.

Согласно пп. 9 п. 1 ст. 9 указанного закона разрешается производить в валюте операции при оплате и (или) возмещении расходов физического лица, связанных со служебной командировкой за пределы территории РФ, а также операции при погашении неизрасходованного аванса, выданного в связи со служебной командировкой.

Выдача юридическому лицу наличной иностранной валюты осуществляется с его банковского валютного счета на основании письма на ее получение (п. 2.1 Указания Банка России № 2054-У).

Случается, что поступление денег в кассу организации с валютного счета и выдача их из кассы в качестве аванса командированному работнику происходят в разные дни. При этом курс иностранной валюты по отношению к рублю меняется. В таком случае возникают курсовые разницы. Эти разницы имеют место и при возврате части неизрасходованной суммы аванса в иностранной валюте, если курс на дату возврата отличен от курса на дату выдачи аванса.

На какую дату берется курс иностранной валюты к рублю для целей принятия расходов в налоговом учете?

Расходы, выраженные в иностранной валюте, для целей налого­обложения пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному Банком России на дату их признания (п. 10 ст. 272 НК РФ). Для расходов на командировки это дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Отметим, что в бухгалтерском учете датой совершения операции для расходов организации в иностранной валюте, связанных с зарубежными командировками, будет день утверждения авансового отчета (п. 3 ПБУ 3/2006 и приложение к данному ПБУ). Таким образом, при признании в расходах затрат на загранкомандировки в иностранной валюте разниц между бухгалтерским и налоговым учетом не возникает.

Если аванс выдан в рублях.

Организации, не имеющие валютного счета, направляя сотрудников в заграничную командировку, выдают им авансы в рублях с тем, чтобы они самостоятельно приобрели валюту.

В банке сотруднику должны выдать документ, подтверждающий проведение операции с наличной иностранной валютой в соответствии с положениями Инструкции № 136-И.

В связи с тем, что конвертация валюты производится от имени физлица, организация не отражает операции по покупке валюты.

Командированный сотрудник на территории иностранного государства понесет расходы, связанные с командировкой, потратив всю или часть валюты, что должно быть подтверждено документально.

Работодатель должен компенсировать работнику его фактические расходы, в данном случае – ту сумму в рублях, которая была потрачена для приобретения израсходованного количества валюты.

Если сотрудник представил справку о покупке валюты, то организация будет компенсировать работнику сумму его фактических затрат, то есть сумму по курсу, указанному в документах, подтверждающих покупку валюты или продажу неизрасходованного остатка в валюте. Расходы при этом согласно пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ будут учитываться на дату утверждения авансового отчета.

Если сотрудник не представил справку о покупке валюты, то пересчет суммы в иностранной валюте производится по официальному курсу, установленному Банком России на дату выдачи подотчетных сумм (письма Минфина России от 21.01.2016 № 03-03-06/1/2059, от 03.09.2015 № 03-03-07/50836).

Для целей исчисления налога на прибыль командировочные расходы будут также рассчитаны исходя из истраченной суммы согласно первичным документам на приобретение валюты и отражены в прочих расходах на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ в сентябре 2017 года в размере 63 200 руб. (63 000 + 200).

Финансы

Я получаю около 50 тысяч рублей на руки. Премий или бонусов у нас не бывает. А еще на мне ипотека с ежемесячным платежом 35 тысяч рублей, так что экономить деньги и использовать привилегии я умею.

Несмотря на длительные переезды, я остаюсь налоговым резидентом РФ, потому что не все поездки считаются командировками, часть из них — это тренинги. Как резидент я планирую в следующем году получить налоговый вычет за покупку квартиры, несмотря на то, что за границей в прошедшем году провел больше 230 дней.

Из зарплаты я сразу отдаю 35 тысяч за ипотеку, еще 5 тысяч откладываю на черный день. На время строительства квартиры переехал жить к родителям ради экономии 18 тысяч в месяц. И пересел с личного автомобиля на вахтовый автобус — экономлю 4,5 тысячи на топливе. С продуктами вопрос решен достаточно просто: на заводе я ем в бесплатной столовой для сотрудников — там трехразовое комплексное питание. За коммуналку не плачу, взамен договорился с родителями, что основные обязанности по поддержанию порядка в доме лежат на мне.

Тем не менее расходы на продукты составляют около 4 тысяч в месяц. Чистыми остается 5—6 тысяч в месяц: они уходят на кафе, мобильную связь и развлечения. Для жизни в Уфе этого мало, но если держать себя в руках — терпимо. Выживать помогают командировки и суточные.

Если в заграничных командировках не тратиться на бесполезные вещи и питаться в кафе или столовых, то в зависимости от страны можно сэкономить от 27 до 41 $ в день. Если я провожу в командировке полмесяца, получается около 500 $ остатка — это 33 тысячи рублей в месяц. Если работать эффективнее и получать больше проектов, то и суммы могут быть больше.

В итоге 6 тысяч остатка от оклада и 33 тысячи экономии на суточных складываются в 39 тысяч рублей ежемесячно. Этого уже вполне достаточно для досрочного погашения ипотеки и отпуска на море раз в год.

Средние суточные и расходы в командировках по миру, в долларах

Страна Суточные Завтрак Обед Ужин Остаток
Среднее 62 7 7 15 33
США 72 9 9 20 34
Великобритания 69 10 12 20 27
Венгрия 61 9 9 15 28
Беларусь 57 3 3 10 41
Украина 53 3 4 10 36

США

Суточные
72

Завтрак
9

Обед
9

Ужин
20

Остаток
34

Великобритания

Суточные
69

Завтрак
10

Обед
12

Ужин
20

Остаток
27

Венгрия

Суточные
61

Завтрак
9

Обед
9

Ужин
15

Остаток
28

Беларусь

Суточные
57

Завтрак
3

Обед
3

Ужин
10

Остаток
41

Украина

Суточные
53

Завтрак
3

Обед
4

Ужин
10

Остаток
36

Среднее

Суточные
62

Завтрак
7

Обед
7

Ужин
15

Остаток
33

Налогообложение командировочных расходов

Для определения порядка признания в целях налогообложения расходов, связанных с командировкой за границу, обратимся к Налоговому кодексу.

В отношении НДФЛ. Суммы возмещаемых работнику командировочных расходов по общему правилу не являются его доходом и не подлежат обложению НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ). Однако здесь следует учесть, что суммы возмещения освобождаются от НДФЛ только в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

С 1 января 2008 г. при оплате работодателем налогоплательщику командировочных расходов в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в следующих пределах (п. 3 ст. 217 НК РФ):

  • не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ;
  • не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Сумма суточных, превышающая указанные размеры, будет являться объектом обложения НДФЛ.

Важно учитывать, что для целей обложения НДФЛ суточные в иностранной валюте пересчитываются в российские рубли по курсу ЦБ РФ на дату фактического получения дохода (п. 5 ст

210 НК РФ). Минфин разъяснил, что дата фактического получения работником налогооблагаемого дохода в виде суммы денежных средств, превышающей нормы суточных, определяется как дата выплаты суточных. Об этом говорится в Письме Минфина России от 01.02.2008 N 03-04-06-01/27.

В отношении ЕСН. Согласно пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ суммы командировочных расходов, возмещаемые работнику, не подлежат обложению ЕСН. При этом не подлежат налогообложению суточные в пределах норм, установленных в коллективном договоре или локальном нормативном акте, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт либо на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, расходы на оплату услуг связи, сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта, сборы за выдачу (получение) виз, а также расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту. При непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм.

В отношении налога на прибыль. В пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ приведен список затрат, которые организация может признать в качестве командировочных расходов при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль:

  • проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
  • наем жилого помещения, включая расходы на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
  • суточные или полевое довольствие в пределах Норм, утверждаемых Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 93 «Об установлении Норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией»;
  • оформление и выдача виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
  • консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Этот перечень не является исчерпывающим, поэтому организация может отнести к командировочным и не поименованные в нем расходы, вызванные командировкой. В качестве примера таких расходов можно привести страховые взносы на обязательное личное страхование пассажиров от несчастных случаев, сумма которых учитывается в стоимости проездного билета (Письма Минфина России от 09.07.2004 N 03-03-05/1/67 и от 04.05.2005 N 03-03-01-04/2/71).

Помимо этого, арбитражные суды признавали правомерным включение налогоплательщиком в состав командировочных расходов таких затрат:

  • бронирование гостиничного номера, заказ и возврат билетов (Постановление ФАС ВВО от 24.03.2006 N А28-10790/2005-233/15);
  • аренда автомобиля для руководителя во время нахождения в командировке (Постановление ФАС ЗСО от 23.01.2006 N Ф04-9850/2005(19018-А27-15));
  • услуги такси (Письмо Минфина России от 13.04.2007 N 03-03-06/4/48).

Примечание. В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Особенности выплаты командировочных

В некоторых случаях бухгалтерии предприятия при расчете командировочных приходится использовать дополнительные методы начисления. Разберем их подробнее.

  • Доплата до среднего оклада. Иногда происходит так, что при вычислении командировочных, итоговая сумма, которую получает на руки командированный сотрудник, существенно меньше той, что он получил бы, находясь на своем рабочем месте, без отъезда. В этом случае руководство предприятия вправе разрешить бухгалтерии доплатить ему командировочные до фактической заработной платы.

    Как показывает практика, в подавляющем большинстве случаев именно так и происходит, поскольку в ухудшении материального положения командировочных, руководители компаний, как правило, не заинтересованы.

  • Выходные в командировке. Иногда командировки длятся не пару-тройку дней, а несколько недель, соответственно, некоторые дни в командировке выпадают на выходные. Что делать в таких ситуациях? По закону, если в эти дни сотрудник фактически не работал, то оплачивать их не нужно. Но если ему все же приходилось выполнять свои должностные обязанности, то в этом случае ему полагается, не менее чем двойная оплата труда.

    В качестве варианта компенсации за работу в выходные дни, по ТК РФ, вместо двойной оплаты может быть предоставлено право последующего отгула за отработанный выходной.

  • Работа по совместительству. Ситуации, когда сотрудник сначала работает как совместитель, и только затем принимается в штат предприятия, встречаются не так уж и редко. При таком положении дел, средний заработок сотрудника нужно считать за предыдущий календарный год, включая и то время, когда он был совместителем. Понятно, что в этом случае величина среднего заработка будет меньше.

    Но есть пара законных методов для повышения средней з/п в пользу сотрудника. Первый заключается в том, чтобы прописать в коллективном договоре компании, что расчетный период для вычисления командировочных считается с момента зачисления работника в штат. Второй – нужно своевременно уволиться с совместительства и перейти на штатную работу в организацию.

Как видно из вышеприведенных сведений, расчет командировочных имеет свои тонкости и особенности

Для того, чтобы правильно их рассчитать, соблюсти нормы российского законодательства и при этом не нарушить прав сотрудников, важно учитывать все нюансы. Как правило, опытный, грамотный бухгалтер всегда вовремя знакомится со всеми нововведениями в Трудовой кодекс РФ по этой части и не допускает ошибок, сохраняя права как работника так и организации

Как при УСН учесть командировочные расходы?

Что изменилось при возмещении расходов на проживание

Изменили также схему возмещения расходов по найму жилого помещения: теперь выплаты зависят от населенного пункта. К примеру, в областных центрах и Минске сумма возмещения составляет теперь 50 рублей, в райцентрах — 25 рублей, в остальных населенных пунктах — 20 рублей. При этом командированным не нужно предоставлять подтверждающие документы.

Подтверждающие документы нужны только в том случае, если сумма превышает установленные лимиты. Но сумма возмещения в таком случае не может превышать стоимость одноместного номера в гостинице проживания. Это требование касается как командировок по Беларуси, так и за границу. При этом по некоторым странам повысили максимальную планку по сумме, которую можно потратить на проживание. К примеру, для Австрии — со 100 до 130 евро, для Аргентины — со 120 до 135 долларов, для Болгарии — с 90 до 105 евро.

Ранее расходы по найму жилья в командировке возмещали в пределах стоимости одноместного номера в гостинице. Но обязательно требовались подтверждающие документы. А если не было подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения документов, то выплачивалось 2,5 рубля.

При оплате или фактическом предоставлении принимающей или направляющей стороной жилого помещения за границей возмещение расходов по найму жилого помещения не производится.

Порядок выплаты суточных работникам

Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места жительства.

Работодатель обязан возмещать работникам суточные (абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ):

  • за каждый день, пока он находится в командировке;

Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются, но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам. Подробно про суточные при однодневных командировках читайте далее в этой статье.

Пример расчета суточных работнику

Условие. Работник был в командировке 10 дней: с 1 июня по 10 июня. Суточные:

  • за 9 дней — 40 евро за каждый день;
  • за 1 день возвращения в Россию — 700 руб.

30 мая выдан под отчет аванс в размере 360 евро и 700 руб.

Курс (условно) евро:

  • на дату выдачи аванса (30 мая) — 70 руб. за 1 евро;
  • на дату утверждения авансового отчета (14 июня) — 68 руб. за 1 евро.

Решение. В расходы по налогу на прибыль суточные будут включены в сумме:

  • 40 евро х 70 руб. х 9 дней = 25 200 руб.
  • Суточные по России = 700 руб.
  • Итого: 25 200 руб. + 700 руб. = 25 900 руб.

Размер суточных при командировках по России и за границу

Вебинары в Контур.Школе

Изменения законодательства. Практические ситуации
Посмотреть расписание

Компания вправе сама решать, сколько платить сотрудникам за день командировки (ст. 168 ТК РФ).

Размеры суточных при командировках необходимо закрепить во внутренних документах организации, например в положении о командировках.

Бухгалтеры знают про 700 и 2 500 руб. — если размер суточных не превышает эти суммы, то с этих сумм не придется платить НДФЛ. Поэтому некоторые компании для удобства вводят эти размеры суточных. Но это вовсе не означает, что организация может установить размер суточных сотрудникам 700 и 2 500 руб. и ни рублем больше или меньше.

Можно, например, закрепить суточные 4 000 руб. за каждый день командировки по России, но тогда с 3 300 руб. придется удержать НДФЛ (4 000 руб. – 700 руб. = 3 300 руб.).

Вывод: как такового лимита суточных для коммерческих организаций нет. Есть только суммы, которые не облагаются НДФЛ (700 и 2 500 руб.). Так сколько платить суточных? Решайте самостоятельно (решение закрепите во внутренних документах организации).

Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные

Если работник едет в командировку на личном и служебном автомобиле, то посчитать дни можно по служебной записке. Ее работник должен предоставить по возвращении из командировки вместе с документами, подтверждающими использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно (путевой лист, например, по форме № 3), счета, квитанции, кассовые чеки, иные документы, подтверждающие маршрут следования).

В иных случаях количество дней, за которые надо выплатить суточные, определяется по проездным документам.

Оплата и подтверждение расходов в загранкомандировках

Наряду со стандартным набором расходов в командировках по России, включающим компенсацию проезда туда и обратно, затраты на наём жилья, суточные и прочие согласованные с работодателем расходы, при поездках за границу дополнительному возмещению подлежат такие траты командированного:

  • изготовление загранпаспорта;
  • расходы на оформление визы (консульские, визовые сборы, услуги визового центра и т. п.);
  • аэропортовые и портовые сборы.

Самую большую сложность всегда вызывают компенсация и подтверждение расходов в валюте, понесённых работником непосредственно при пребывании за границей. Например, затраты на гостиницы, телефонные переговоры, перемещения по стране назначения, если работник был командирован в несколько городов, или разными странами, когда в несколько стран, покупки, сделанные для нужд фирмы (например, работник был направлен на международную выставку и там приобрёл для работодателя интересующие того образцы продукции) и т. п.

Подтвердить такие расходы можно двумя способами:

  • Аванс выплачивается работнику в рублях, он меняет эту сумму на иностранную валюту и справку об обмене подаёт в бухгалтерию в пакете отчётных документов по командировке. Расходы затем признаются в той валюте, в которой отражены в иностранных подтверждающих документах и пересчитываются в рубли по курсу, указанном в справке об обмене. Например, работник получил аванс 55 тысяч рублей и приобрёл доллары по курсу 1:60. Его подтверждённые валютные расходы составили одну тысячу долларов. По курсу из справки об обмене это будет 60 тысяч рублей. Поскольку 55 тысяч он уже получил перед отъездом, пять тысяч рублей компания остаётся ему должна. Недостаток этого способа состоит в том, что при поездках в страны, где используется валюта, отличная от доллара или евро, приобрести нужные денежные единицы, например, казахские тенге, белорусские рубли, польские злотые, шведские кроны или британские фунты стерлингов, может оказаться проблематичным, особенно вне Москвы.
  • Когда справки об обмене валюты у работника нет (а аванс может быть выдан ему и сразу в валюте — закон это позволяет), расходы признаются в той валюте, в которой и были понесены, на основании первичных подтверждающих документов (счета, билеты, чеки и т. п.) и пересчитываются в рубли по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчёта.

Суточные при загранпоездках считаются в той валюте, в которой они прописаны в Положении о командировках компании.

Например, работник был откомандирован в Чешскую Республику. Перед поездкой он изготовил загранпаспорт и оформил визу, воспользовавшись услугами визового центра. Все эти расходы он понёс в рублях. Рублями же он оплатил и билет на самолёт туда и обратно. Суточные в Положении о командировках обозначены в долларах. А в Чехии он кронами оплатил гостиницу. Аванс на командировку был перечислен на карточку работника в рублях, обмен он не производил, только снимал наличные или платил карточкой, в том числе и за границей.

В этом случае расчёт проводится по такой схеме:

  1. Все расходы, которые работник, согласно подтверждающим документам, понёс в рублях, признаются в рублях же.
  2. Затраты на гостиницу согласно счёту конвертируются из чешских крон в рубли по курсу Банка России на день утверждения авансового отчёта.
  3. Суточные также конвертируются из долларов в рубли по курсу Банка России на день утверждения авансового отчёта.
  4. Общая сумма подтверждённых расходов в рублях сопоставляется с выданным авансом.

Поэтапные рекомендации

Особый порядок направления служащего в командировку.

Отправка служащего на работу в другое государство происходит в следующей последовательности:

  1. Руководитель определенного подразделения направляет докладную вышестоящему по рангу должностному лицу, что специалисту нужно выехать за пределы страны;
  2. Издаётся приказ, в нём указана цель поездки, поставлены задачи и срок для их выполнения;
  3. Выдают командировочное удостоверение, если страна находится на территории СНГ;
  4. Знакомят командировочного с приказом;
  5. Рассчитывают предстоящие расходы, учитывают валютный курс, платят аванс.

Требуется полная ясность по отношению иностранного предприятия, существующих фактических и предполагаемых финансовых условий в стране посещения. Понадобится выяснение некоторых пунктов, что способна взять на себя иностранная компания, если она заинтересована в прибытии ведущего специалиста.

Возможно, расходы на питание и проживание включены в договор взаимоотношений с командировочными лицами. Осуществление всех расчетов происходит с учетом курса денежного эквивалента той страны, в которой предстоит работать.

Выполняют следующие поэтапные рабочие моменты:

  • оформляют визу;
  • бронируют гостиничный номер;
  • готовят документальную базу;
  • проводят материальные расчеты и выплаты.

Эта информация станет фактическим подтверждением о передвижении, фиксации временного промежутка, нахождении работника в командировке.

Командировка и налоги 2020 года

Страховые взносы и НДФЛ с суточных не начисляются, если их размер не превышает официально утвержденные лимиты. При заполнении отчетности сумма выплаченных суточных, если они не превышали лимит, указывается дважды. Сначала в составе сумм выплат и вознаграждений, начисленных физическому лицу, а второй раз в составе сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами. Как правило, никаких дополнительных документов для подтверждения не требуется, но для полной ясности можно обосновать суммы бухгалтерской справкой.

Обратите внимание, что при однодневных командировках выплаты суточных таковыми не признаются, поэтому налогом облагается вся сумма. Относительно заграничной командировки, если сотруднику была возмещена стоимость оформления загранпаспорта и визовый сбор, то эти траты принимаются в зачет для уменьшения базы налога на прибыль (конечно, если поездка состоялась)

Относительно заграничной командировки, если сотруднику была возмещена стоимость оформления загранпаспорта и визовый сбор, то эти траты принимаются в зачет для уменьшения базы налога на прибыль (конечно, если поездка состоялась).

Приведем пример основных бухгалтерских проводок, используемых при оформлении командировок:

Дт

Кт

Описание операции, проводки

Документ-обоснование

Выдача аванса

71

50

Выдача аванса наличными

Расходный кассовый ордер

71

51

Выдача аванса переводом на расчетный счет работника

Банковская выписка

Учет расходов

20

71

Оплата проезда и найма жилья, без учета НДС

Билеты, посадочные талоны внутреннего сообщения, квитанции

44 (26)

71

Списание представительских расходов, связанных с торговой и производственной деятельностью компании

Оправдательные документы авансового отчета после одобрения руководством

НДС

19

71

Учет входного НДС

Билеты, посадочные талоны внутреннего сообщения, квитанции

68.НДС

19

Принятие НДС к вычету

Бухгалтерская справка

Возврат неизрасходованного аванса

50

71

Возврат неизрасходованной части аванса наличными в кассу

Приходный кассовый ордер

51

71

Возврат неизрасходованной части аванса списанием с расчетного счета сотрудника на счет организации

Банковская выписка

Компенсация перерасхода

71

50

Компенсация перерасхода сотрудника наличными из кассы

Расходный кассовый ордер

71

51

Компенсация перерасхода сотрудника переводом на расчетный счет

Банковская выписка

Списание неподтвержденных или неутвержденных расходов

94

71

Списание расходов с недостачи предприятия

Бухгалтерская справка

70

94

Списание расходов за счет вычета из заработной платы сотрудника

Бухгалтерская справка, банковская выписка

Ситуации бывают разные, и случается, что командированный не может по какой-либо причине предоставить подтверждающие расходы документы. В такой ситуации прежде всего стоит попробовать запросить копии бумаг у продавца или поставщика услуг. Если это сделать невозможно, то компания вправе не возмещать командировочные траты, а требовать с сотрудника полного возврата аванса. Если руководство пойдет навстречу, то выданная подотчет и неподтвержденная сумма будет считаться доходом сотрудника. С нее необходимо будет удержать НДФЛ и сделать страховые отчисления.

Что за работа

Моя должность — внутренний аудитор в международной компании. Если коротко, мы ездим по предприятиям холдинга, изучаем процессы на самых эффективных из них, внедряем в практику на остальных заводах и контролируем исполнение. У аудиторов в команде есть своя специализация — каждый изучает отдельное направление. Внутренние аудиторы в основном из стран Восточной Европы: тут дешевая рабочая сила при высоком уровне образования.

В составе холдинга 45 производственных площадок и сотни обслуживающих компаний. Все это раскидано по 27 странам мира.

Важное преимущество работы — постоянное расширение кругозора и общение с иностранным менеджментом. Каждый менеджер, которого мы проверяем, обычно занимает свою позицию не менее 10 лет и очень недоволен, когда его приходят проверять «студенты»

И такое давление со стороны опытных и образованных — постоянный стимул развиваться. Забыл термин по-английски — провал. Представил анализ с ошибкой — провал. Составил заключение, основываясь на ошибочном анализе, — выговор или увольнение.

А еще в выходные во время проекта можно посетить новые места и посмотреть страну. За год работы я побывал во многих столицах: Вене, Варшаве, Будапеште, Анкаре, Риге, Берлине, Лондоне и Бухаресте. А также посетил другие красивые города: Питтсбург, Банска-Штьявница, Констанца, Лланголлен, Пустков и Краков.

Отпуск тоже можно брать прямо за границей. Это помогает экономить: я из Уфы, а лететь куда-то из Уфы всегда дороже. По Европе и США можно летать за 25—30 $, но обычно цены на уровне 50 $. Например, я летал из Кракова в Валетту за 41 $ (2700 Р); из Берлина в Манчестер за 60 $ (4500 Р); из Питтсбурга в Лос-Анджелес за 50 $ (3300 Р).

Улочка в словацкой глубинке, куда я никогда бы не поехал за свой счетПрямо рядом с гостиницей на северо-востоке Уэльса находится акведук Понткисиллте — самый длинный и высокий акведук в Великобритании

Изменения по суточным в 2018-2020 году

На протяжении нескольких лет законодатели пытаются исключить из состава командировочных расходов понятие суточных, под которыми понимаются суммы выделяемые в определенном размере сотруднику в командировке на каждый день для покрытия дополнительных расходов в командировке.

В настоящее время порядок расчет, нормирование суточных в командировке, а также процесс нормирования действуют так же как и в предыдущие годы.

В 2018 году в регионах появился новый сбор — курортный сбор, который уплачивается лицами, приезжающими в данные регионы и находящимися на их территории более 24 часов.

Сегодня на курортный сбор перешли следующие субъекты федерации – Республика Крым, Краснодарский, Алтайский и Ставропольский края. В среднем его размер по регионам будет определять в сумме 50 рублей на каждого человека за каждый день пребывания.

Внимание: поэтому при направлении работников в эти регионы, необходимо в командировочные расходы закладывать суммы, предназначенные для уплаты данного обязательного платежа.

Например, если отправить в служебную поездку работника на семь дней, нужно включить в расходы суммы в среднем 350 рублей на курортный сбор.

Как будут оформляться командировки?

Положение устанавливает, что направление работника в командировку оформляется приказом (распоряжением, постановлением) нанимателя.

Если работник направляется в командировку на основании приглашения государственного органа, международной организации либо иной организации, в приказе нанимателя указываются условия командирования работника согласно соответствующему приглашению с учетом обязательств принимающей стороны.

Положением также предусмотрено, что при направлении работника в командировку наниматель может устанавливать задание на командировку и необходимость подготовки письменного отчета о выполнении задания.

Пункт 4 Положения устанавливает, что приказ нанимателя о направлении работника в командировку является основанием для расчета и выплаты ему денежных средств.

Наниматель обязан выдать командированному работнику аванс и (или) обеспечить наличие денежных средств на счете, к которому выдана банковская платежная карточка, в белорусских рублях и (или) иностранной валюте и возместить следующие расходы:

  • по проезду к месту командировки и обратно;
  • по найму жилого помещения;
  • за проживание вне места жительства (суточные);
  • иные произведенные командированным работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.

Размер суточных при командировках

Большинство предприятий не превышают лимита, установленного в Налоговом Кодексе, хотя это не является нарушением закона. За работодателем сохраняется право как уменьшить объем денежных выплат, так и увеличить его.

Суточные при командировках по России

Минимальная сумма не установлена, максимальная часто не превышает 700 рублей. Порядок и объем выплат необходимо узнать по месту работы в положении о командировках.

Суточные при командировках за границу

В частных организациях данный документ могут не учитывать, в компаниях бюджетного профиля он обязателен к исполнению.

В страны СНГ

При отправлении работника в командировку в одну из стран СНГ, руководитель компании при начислении суточных должен опираться на положение для поездок за границу.

Важно! При пересечении границы страны штампы в загранпаспорте не проставляются. Данная особенность регламентируется Таможенным законодательствам.. В качестве документов, подтверждающих пребывание в служебной командировке за границей, работник сохраняет проездные билеты

В качестве документов, подтверждающих пребывание в служебной командировке за границей, работник сохраняет проездные билеты.

Поездка за счет принимающей стороны

В бюджетных организациях лимит ограничен: размер суточных не должен превышать оговоренные в законодательстве нормы.

Две поездки в один день

При необходимости командирования сотрудника несколько раз в день в различные места необходимо опираться на Положение о командировках. Размер суточных будет зависеть от места прибытия.

При двух поездках в один день за работодателем сохраняется право устанавливать иные выплаты сотруднику в качестве компенсации затрат.

При досрочном окончании поездки

При возвращении работника из командировки раньше срока в предприятии оформляется авансовый отчет, в котором указывается дата прибытия.

После получения отчета, в экономическом отделе организации специалисты производят перерасчет суточных. Лишние средства возвращаются в бюджет фирмы.

Работа в выходные дни

Важно! Право на получение суточных в выходные и праздничные дни отражается в п. 11 Постановлении Правительства РФ № от 13.10.2009.

Суточные при однодневных командировках

Минимального срока служебной поездки не существуют. Работодатель имеет право командировать сотрудника на один день. В этом случае документальное оформление многодневной служебной поездки невозможно, а в соответствии с законодательством суточные за однодневные командировки не положены. В зависимости от организации возможна компенсация денежных затрат.

Выплаты при однодневных командировках взамен суточных

На усмотрение руководителя сотрудник получает компенсацию в 50% размере от общеустановленной суммы при поездке за границу. Однодневная служебная поездка по территории России не оплачивается, если в организации не возместили трату денежных средств на добровольной основе.

НДФЛ с суточных при однодневных командировках

По мнению Минфина РФ, не облагать НДФЛ возможно только те расходы, которые имеют документальное подтверждение. От налога освобождаются суточные, не превышающие лимит в 700 рублей по России и 2500 рублей при заграничных путешествиях.

По мнению ВАС РФ, определение «суточные» не применимо к однодневным командировкам, поэтому денежные средства следует признать одной из форм компенсации расходов, связанных со служебной деятельностью. Поэтому траты, совершенные с разрешения руководства, не являются доходом сотрудника, поэтому не могут облагаться НДФЛ.

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий