6 шагов. как руководителю без знаний учета проверить ошибки в работе бухгалтера

Заблокировали счёт за несдачу декларации

Самый частый повод для блокировки расчётного счёта — несдача налоговых деклараций. В ситуацию с неожиданными блокировками попадают, например, ИП, которые забывают перейти на «упрощёнку» и не сдают декларацию по НДС. Или ООО, которые не ведут деятельность — их руководители тоже частенько забывают про отчётность.

При несдаче отчётности счёт заблокируют примерно через 10 дней после пропущенного дедлайна. За это начислят штраф — 1000 рублей за каждый нулевой отчёт и 20% от суммы налога за ненулевой. После подачи деклараций счёт должны разблокировать в течение одного рабочего дня.

Вы руководитель и лично сдаёте отчётность? Это сигнал, что пора делегировать работу бухгалтеру или аутсорсинговой компании. Хороший специалист не допустит просрочек, а бухгалтерская компания страхует риски и несёт ответственность перед клиентом по договору.

У вас уже есть бухгалтер, и случился такой косяк? Ответственный бухгалтер (или бухгалтерская фирма) компенсирует вам этот штраф.

Кейс

Бизнесмен поручил знакомому юристу зарегистрировать ИП. Юрист при регистрации не подал заявление на «упрощёнку», считая это обязанностью бухгалтера. Бухгалтер, принимая в работу ИП, не проверил правомерность применения УСН. Сам бизнесмен считал, что он всё доходчиво пояснил и одному, и второму, и был уверен, что он на «упрощёнке».

Прошёл квартал, бухгалтер посчитал упрощённый налог, уплатил и счёл свой долг выполненным. А в конце месяца бизнесмену заблокировали счёт за несдачу декларации по НДС, которую ИП на общей (традиционной) системе налогообложения обязан подавать ежеквартально.

Это было шоком для всех, и в первую очередь для бизнесмена, которому, помимо штрафа за несданную отчётность, пришлось платить все налоги по общей системе (31% вместо 6%).

Интересно, чем закончилась та история? Бизнесмен заморозил ИП и срочно открыл ООО на УСН 6%, чтобы налоговая нагрузка была приемлемой.

1.3. Экономическая сущность и классификация пассивов предприятия

Пассивы
предприятия представляют ту часть
имущества, которая выступает источником
финансирования активов и хозяйственной
деятельности. Пассивы показывают:

  • размер
    средств (капитала), вложенных в
    хозяйственную деятельность предприятия;

  • степень
    участия в формировании имущества
    предприятия.

Они
состоят из собственного капитала и
резервов, долго– и краткосрочных заемных
средств и кредиторской задолженности.

Общая
характеристика состояния пассивов
отражается соотношением реализации
собственного капитала к общей величине
источников средств предприятия. Кроме
этого важным показателем является
изменение доли реализации собственного
капитала и доли заемных средств в общей
сумме источников средств предприятия.
Динамика изменений этих долей позволяет
оценить за счет каких источников
происходило увеличение имущества
предприятия за отчетный период.

Существует
взаимосвязь между активами и пассивами
баланса предприятия. Каждая группа
пассива функционально связана с
определенной частью актива баланса.
Так, краткосрочные кредиты используются
на пополнение оборотных средств.
Определенная часть долгосрочных
обязательств направляется на финансирование
оборотных и внеоборотных активов. То
есть одна часть оборотных активов
погашает краткосрочные обязательства,
другая часть оборотных активов –
долгосрочные обязательства, а оставшаяся
часть идет на пополнение собственного
капитала и превращается в собственность
владельца предприятия.

Выводы

  • Для
    осуществления хозяйственной деятельности
    предприятие должно сформировать
    определенный набор факторов производства.
    Они составляют имущество предприятия.
    Состав и структура факторов производства
    зависят от отраслевой принадлежности
    и содержания производственного процесса.
    Также определенную роль в формировании
    имущества играет организация производства
    и тип собственности.

  • Имущество
    предприятия состоит из материальных
    и нематериальных элементов. Материальная
    составляющая формируется путем передачи
    учредителями взносов (паев) предприятию
    в собственность, нематериальная
    составляющая – формируется в процессе
    хозяйственной деятельности предприятия.

  • Имущество
    предприятия в рыночной экономике
    выступает в форме капитала. По составу
    капитал включает реальный (функционирующий)
    и денежный. В зависимости от роли в
    хозяйственном процессе и особенностей
    движения капитал подразделяется на
    основной и оборотный.

  • Уставный
    капитал представляет собой зафиксированную
    сумму основного и оборотного капитала
    предприятия, который образуется на
    момент создания предприятия. Уставный
    капитал фиксируется в уставе предприятия,
    в порядке установленном законом.
    Формирование уставного капитала зависит
    от организационно-правовой формы
    предприятия. На государственных
    предприятиях это стоимостная оценка
    имущества, закрепленного государством
    за предприятием на праве полного
    хозяйственного ведения. В ООО это сумма
    долей собственников в складочном,
    уставном капитале. В ОАО совокупность
    номинальной стоимости акций всех типов.

  • Основными
    функциями уставного капитала являются:

    • наличие
      уставного капитала позволяет
      зарегистрировать предприятие и начать
      предпринимательскую деятельность;

    • размер
      уставного капитала определяет финансовую
      устойчивость предприятия;

    • уставный
      капитал как залоговое средство
      обеспечивает гарантии в договорных
      отношениях с контрагентами и выполнения
      своих обязательств перед кредиторами.

  • Уставный
    капитал в денежной форме представляет
    пассивы предприятия, а в производительной
    форме – активы предприятия.

Таблица взаимоувязок показателей

Контроль показателей всех форм бухгалтерского отчета не только завершающая стадия составления отчетов. Контроль необходим и для получения дополнительной информации, необходимой для анализа. Рассмотрим основные соотношения показателей бухгалтерской отчетности на 2017 год.

Бухгалтерский баланс и отчет о движении денежных средств:

Бух.баланс Отчет о движении ден.средств
стр.1250 на 31.12.2017г =стр.4500 отчетного 2017г
стр.1250 на 31.12.2016г =стр.4450 отчетного 2017г
стр.1250 на 31.12.2017г – графа на 31.12.2016г =стр.4400 отчетного 2017г
  • где, стр.1250 – денежные средства.
  • стр.4400 – сальдо ден.потоков.
  • стр.4450 – остаток ден.средств на начало.
  • стр.4500 – остаток ден.средств на конец.

Бухгалтерский баланс и отчет об изменениях капитала:

Бух.баланс Отчет об изменениях капитала
стр.1310 =стр.3100
стр.1300 на 31.12.2017г =«Итого»стр.3300
стр.1300 на 31.12.2017г – графа на 31.12.2016г =стр.3310 – «Итого»стр.3320
  • где, стр.1310 – уставный капитал.
  • стр.1300 – итог 3-го раздела «Капитал и резервы».
  • стр.3100 – уставный капитал.
  • стр.3300  – величина капитала.
  • стр.3310  – всего увеличение капитала (пред.год).
  • стр.3320 – всего увеличение капитала (отчет.год).

Отчет о финансовых результатах и Отчет об изменениях капитала:

Отчет о фин.результатах Отчет об изменениях капитала
стр.2400 за 2017г =«Итого»стр.3311 – «Итого»3321
стр.2400 за 2016г =«Итого»стр.3211 – «Итого» 3221
  • где, стр.2400 – чистая прибыль(убытки).
  • стр.3311 – увеличение чистой прибыли(пред.год).
  • стр.3321 – уменьшение капитала за счет убытка(пред.год).
  • стр.3211 –  увеличение чистой прибыли(пред.год).
  • стр.3221 – уменьшение капитала за счет убытка(отч.год).

Бухгалтерский баланс и отчет о финансовых результатах:

Бух.баланс Отчет о финансовых результатах
стр.1370 на 31.12.2016г – графа на 31.12.2015г =стр.2500 за 2017г
  • где, стр.1370 – нераспредленная прибыль.
  • стр.2500 – чистая прибыль.

Этапы аудиторской проверки

Аудиторская проверка бухгалтерской отчетности проходит втри этапа:

1. Организация и планирование аудита

На этом этапе проверки аудиторской фирме приходит приглашение с просьбой провести проверку организации или предприятия. Аудиторская фирма знакомится с предприятием и его деятельностью. После этого фирмой разрабатывается план и программа будущей проверки. Кроме того, оформляется специальный документ, в котором прописываются права и обязанности клиента и аудитора в ходе проведения проверки. Посл. этого заключают договор о проведении аудита.

2. Сбор доказательств проверяющим

Наданном этапе проводят специальные проверки с целью выявления искажений в бухгалтерской отчетной документации. Для выявления применяют отчет об убытках и прибылях, бухгалтерский баланс и статистическую отчетность, включая кассовые книги и журнал-ордер. Помимо этого, на втором этапе проверки изучают результаты проведенных инвентаризаций и уставные документы организации.

3. Завершение проверки

Все собранные аудитором в ходе проверки сведения группируются и систематизируются. После чего полученные данные проверяющий сообщает руководителю организации. о проверку заключение аудитора, в котором он высказывает свое мнение о достоверности бухгалтерской отчетности предприятия.

Клиент ждёт бухгалтерские акты более недели

Давайте вспомним, как вы работаете с клиентом:

  • клиент оплачивает услуги, скорее всего, по предоплате;

  • вы эти услуги оказываете;

  • пишете отчёт о проделанной работе за месяц;

  • клиент принимает отчёт;

  • выставляете счёт на следующий месяц и ждёте оплату;

  • потом продолжаете работать над проектом;

  • отчёт за месяц;

  • счёт на оплату;

  • оплата;

  • работа…

Похоже? Где в этой цепочке бухгалтерский акт?

Чтобы сделать бухгалтерский акт, нужно выдернуть себя из этого круговорота. Собраться с мыслями и дать бухгалтеру список выполненных работ и суммы для закрытия. Когда работы сделаны большую или меньшую сумму (потому что в середине месяца вы добавили денег на клиентский аккаунт в «Яндекс.Директ», или, наоборот, открутили не полностью), необходимо сообщить об этом бухгалтеру. Практика показывает, что директору это сделать сложно — вечно нет времени.

Решить проблему можно несколькими способами.

  1. Возложить эту обязанность на специалистов или менеджеров.

  2. Нанять секретаря или помощника, который будет отвечать за эти вопросы.

  3. Делегировать задачу бухгалтеру, который изначально готов работать с первичными документами и имеет опыт общения с контрагентами.

Проблема в том, что многие удалённые бухгалтеры терпеть не могут выписывать «первичку» и тем более коммуницировать с клиентами. К счастью, есть и те, кто делает это профессионально и без недовольств.

Кейс

Вы — маленькое агентство (ИП), где документами и учётом занимается лично директор. Чтобы оперативно выписывать документы, подключитесь к одному из двух сервисов для предпринимателей:

  • «Моё Дело»;

  • «Эльба».

Проверьте корректность обороток

Оборотка – это «оборотно-сальдовая ведомость» – основная ведомость бухгалтерского учета, основной регистр бухгалтерского учета. Это главнейшая ведомость, которая показывает, что у вас оприходовано в учете, как учет ведется и где косяки. На основании оборотно-сальдовой ведомости заполняется вся бухгалтерская отчетность. Чтобы проверить главного бухгалтера, обязательно нужно проанализировать оборотки.

Подготовка: попросите вашего бухгалтера распечатать главную оборотку с начала года до последнего закрытого периода. Сегодня 8 сентября 2016 года надо печатать оборотку за 1 полугодие (с начала года по 30.06.2016). Также желательно распечатать (или проанализировать с компьютера) оборотки по всем счетам внутри главной.

Проверка: посмотрите глазами на оборотку. Можно даже с экрана компьютера. Видите красные цифры (на компьютере) или минусы (в бумажном документе)? Это косяк. Бухгалтерский учет так придуман, что минусов быть не может. Все минусы отображаются в другой колонке с плюсом. Минусы – это неверное применение методологии учета.

Пример 3

Очень часто можно встретить минусы по счету 60 «расчеты с поставщиками». Счет 60 имеет два субсчета – один для авансов, другой для расчетов, в том числе по постоплате. Некоторые бухи пренебрегают ведением счета авансов, «кидая» сразу все суммы на счет расчетов. Или ошибка может возникнуть при проведении документов задним числом, при этом аванс превращается в постоплату, или наоборот, а перепровести базу 1С бухгалтер забывает.

Казалось бы, ну что такого в том, что неверно определено, аванс это поставщику или постоплата? А дело вот в чем: методика 1С заключается в том, что если ты все верно внесешь в программу, то программа сама правильно заполнит все отчеты. 1С почти никогда не ошибается (за редчайшим исключением), ведь на нее работает огромнейший отдел налоговых экспертов, методологов и программистов, — это доказано на практике, что 99% ошибок в 1С случаются из-за неумелой работы в ней. Вы же не допустите человека, не умеющего работать, к пилораме, верно? Так и в бухгалтерии, не умеешь работать в 1С – иди учись! Итак, проблема в том, что, если при внесении данных вкрадывается ошибка сотрудника, отчеты автоматически могут не заполниться, или заполниться с ошибкой.

Теоретически, раньше (лет 10 назад) главные бухгалтеры не доверяли программе и проверяли отчеты вручную

Много вы знаете бухгалтерских специалистов в наше время, которые могут что-то сделать в учете вручную? Или чаще слышите «у меня машина так посчитала»? Так вот, залог успешной работы бухгалтера – не только знания (хотя знания — это важно), но и правильная работа в качественной бухгалтерской программе

Экспресс-аудит

Руководителю компании обычно некогда заниматься проверкой бухгалтерских обороток. Есть хороший и недорогой выход – экспресс-аудит. Услуга «экспресс-аудит бухгалтерского учета» предоставляется многими бухгалтерскими и аудиторскими компаниями. Некоторые предоставляют ее бесплатно (но будьте аккуратны – бесплатно означает, что вас привлекают на обслуживание, значит нужно найти как можно больше, и не факт, что это действительно ошибка). Лучше обратиться за платной услугой, цены на нее колеблятся от 10 до 20 тысяч рублей за проверку.

Основные правила составления бухгалтерского баланса;

Структура бухгалтерского баланса

Бухгалтерский баланс как основная форма бухгалтерской отчетности

Бухгалтерский баланс – документ, характеризующий общее состояние активов и пассивов предприятия на определенный момент (дату) в денежном выражении. Баланс содержит обобщенные данные о финансовом положении организации. Код формы по ОКУД 0710001.

Данные бухгалтерского баланса информируют владельца предприятия о материальных ценностях, величине запасов, инвестициях и капитале, которыми он владеет. Бухгалтерский баланс – необходимый документ для руководства и работников аналитического отдела. С помощью баланса можно составлять планирование на краткосрочную, а иногда и долгосрочную перспективу.

Бухгалтерский баланс имеет два основных радела: актив и пассив.

В активе баланса содержатся сведения о ресурсах, имеющихся в распоряжении организации. Эти ресурсы делятся на две группы, представляющие собой две части актива:

  • внеоборотные активы (первый раздел);
  • оборотные активы (второй раздел).

Пассив баланса позволяет получить представление об источниках формирования ресурсов компании. В пассив входят три раздела:

  • капитал и резервы (третий раздел);
  • долгосрочные обязательства (четвертый раздел);
  • краткосрочные обязательства (пятый раздел).

Итоги пассива и актива бухгалтерского баланса всегда должны быть одинаковыми.

Типовая форма бухгалтерского баланса утверждена приказом Министерства финансов РФ N 66н, изданном 02.07.2010 года. К данному приказу выпущена редакция N 124н от 05.10.2011 года. Эта форма стала применяться с момента сдачи годовой отчетности за 2011 год.

Законодательство предоставляет право компаниям самостоятельно разработать удобную для них форму баланса, сохранив все разделы, позволяющие наиболее полно раскрыть информацию о финансовом состоянии предприятия. При этом коды строк групп статей, всех разделов, а также итоговых строк должны совпадать в кодами, предусмотренными типовой формой баланса.

В процессе составления бухгалтерского баланса бухгалтер должен придерживаться правил:

  • итоги актива и пассива должны быть равны между собой;
  • данные на начало календарного года, отраженные в балансе, должны полностью соответствовать данным на конец предшествующего года;
  • данные бухгалтерского учета должны отражаться в развернутом виде, не допускается зачет между любыми статьями актива и пассива;
  • информация, отраженная в статьях бухгалтерского баланса, должна иметь подтверждение в виде соответствующей документации (например, инвентаризационные ведомости, акты

Показатели статей, приведенные в бухгалтерском балансе, как правило, приводятся в тысячах рублей (исключая десятичные знаки). Если же предприятия имеет операции, сумма которых значительно превышает тысячи рублей, то данные, в таком случае, могут приводиться в миллионах рублей (исключая десятичные знаки). Главное условие правильности составления баланса на определенную дату – равенство итогов левой и правой части. Бухгалтерский баланс широко используется для управления предприятием и анализа его финансового положения. По данным баланса рассчитывается четыре группы показателей: ликвидности, деловая активность, рентабельность, платежеспособность и фин. устойчивость.

Данная Форма 1 бухгалтерского баланса используется начиная с годовой бухгалтерской отчетности за 2011 год.

Образец и пример составления бухгалтеского баланса

Составляем баланс по состоянию на 1-е января. Каждая хозяйственная операция вызывает изменение в составе средств и их источников и, как следствие, изменение статей баланса.

Пример формирования баланса на отчетную дату:

ОТЧЕТНОСТЬ ОРГАНИЗАЦИЙ: ПОЛЬЗОВАТЕЛИ, СУЩЕСТВЕННОСТЬ ОШИБОК, ПРИЗНАКИ СООТВЕТСТВИЯ ТРЕБОВАНИЯМ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА

Пользователи отчетности — это потенциальные инвесторы и контрагенты (заказчики, арендодатели и кредиторы), которым нужно знать, следует ли инвестировать бизнес компании, предоставлять ей кредиты, поручать выполнение заказов.

Пользователей интересует в основном годовая бухгалтерская отчетность. В соответствии с п. 1 ст. 15 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (в ред. от 28.11.2018) «О бухгалтерском учете) отчетным периодом для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности является календарный год — с 1 января по 31 декабря включительно (кроме случаев создания, реорганизации и ликвидации юридического лица).

Годовая бухгалтерская отчетность предоставляется в налоговые органы. Срок ее сдачи — не позже трех месяцев (90 дней) с даты завершения годового отчетного периода.

При подготовке отчетности иногда случаются ошибки. Они могут появиться при переносе базы данных из регистров бухгалтерского учета в Бухгалтерский баланс (форма № 1) и Отчет о финансовых результатах (форма № 2), некорректном отражении отдельных фактов хозяйственной деятельности в бухучете.

Любой пользователь по статьям баланса может определить достоверность информации, представленной в отчетности, и наличие в ней существенных ошибок.

Ошибка считается существенной, если она в отдельности или в совокупности с другими ошибками за один и тот же отчетный период может повлиять на экономические решения пользователей, принимаемые ими на основе бухгалтерской отчетности, составленной за этот отчетный период (п. 3 Положения по бухгалтерскому учету «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности» (ПБУ 22/2010), утвержденного Приказом Минфина России от 28.06.2010 № 63н (в ред. от 06.04.2015)).

Конкретные критерии существенности не установлены, поэтому существенность ошибки определяется самостоятельно, исходя из величины и характера соответствующей статьи (статей) бухгалтерской отчетности.

Установлены определенные правила составления отчетности. При заполнении отчетных форм не допускается изменять смысловое содержание показателей, отражать несколько показателей в одной графе (нарушается логическая структура формы отчетности).

Соответствие составленной отчетности требованиям законодательства можно оценить по ряду признаков (табл. 1).

Таблица 1. Проверка показателей отчетности

Факт хозяйственной деятельности, отраженной в отчетности

Как отражается в отчетности

Примечание

Убыток в налоговом учете

Сальдо по строке 1180 «Отложенные налоговые активы» 

Отражают организации, применяющие общую систему налогообложения

Вклад в уставной капитал

Сальдо по строке 1310

Равен сумме, указанной в учредительных документах

Образование резервного фонда

Сальдо по строке 1360

Если предусмотрено уставом и организация получила прибыль

Незавершенное производство

Сальдо по строке 1210

Фактические расходы на выпуск готовой продукции, которая не прошла всех стадий обработки; расходы на выполнение подрядных работ, не сданных заказчику (у организаций, выполняющих услуги, сальдо по этой строке отсутствует)

Сальдо по расчетам не должно отражаться в балансе свернуто

Строка 1230

Отражаем дебетовую задолженность по расчетам с контрагентами, бюджетом, сотрудниками (счет 62.1, счета 60.2, 70, 71, 69, 68)

Строка 1520

Отражаем кредитовую задолженность по расчетам с контрагентами, бюджетом, сотрудниками (счет 62.2, счета 60.1, 70, 71, 69, 68)

Долгосрочные и краткосрочные финансовые вложения должны отражаться в балансе отдельно

Строка 1240

Отражаем краткосрочные финансовые вложения по счету 58/краткосрочные вложения

Строка 1170

Отражаем долгосрочные финансовые вложения по счету 58/долгосрочные вложения 

Взаимоувязка показателей Баланса и Отчета о финансовых результатах

Сопоставляют определенные строки Баланса и Отчета о финансовых результатах. Должно выполняться тождество

Сверьтесь с налоговой инспекцией

Подготовка: распорядитесь, чтобы ваш главный бухгалтер взял сверку с налоговой инспекцией. Документ, который он получит, будет называться «справка о состоянии расчетов по налогам, сборам, пеням, штрафам, процентам». Сверка делается электронно через ваш сервис сдачи отчетности в электронном виде. Или запрашивается лично в налоговой инспекции. Срок подготовки ответа налоговиками — 5 рабочих дней.

Проверка: посмотрите глазами на полученный документ. Если в ней есть минусы — это недоимка. Плюсы — переплата. Однако, тут нужно учесть нюанс: правила ведения бухучета и правила начисления налогов в налоговой инспекции различаются. Бухгалтер делает начисление последним днем квартала, а налоговая инспекция последним днем уплаты, но не раньше, чем сдана декларация — это может привести к разным цифрам в бухучете и в полученной справке. Давайте на примерах.

Пример 1

Сегодня 08 сентября 2016 года. У вас ООО на УСН. На сегодняшний день вы запрашиваете сверку и получаете ее 14 сентября. В вашем учете налог уже начислен и уплачен. В учете у хорошего главбуха на сегодняшний день должен числиться 0.

В налоговой инспекции еще нет вашей декларации за 2016 год, вы сдадите ее не ранее 1 января 2017 года. Поэтому налоговая не знает, какие суммы у вас начислены, и не сможет посчитать недоимку и пени до момента сдачи декларации (но вот после сдачи проверит все до копеечки задним числом). Но все уплаченное в лицевой счет уже попало. Следовательно, в сверке будет стоять переплата — сумма, уплаченная вами за 1 и 2 квартал 2016 года. Например, в 1 квартале вы заплатили 500 рублей, а во втором 1000. В сверке будет стоять 1500 рублей.

Расхождения: в бухучете 0, в справке переплата 1500. Это нормально.

Анализ результатов: бухгалтер должен знать правила попадания начисленных и уплаченных налогов в сверку (если нет, дайте ему прочесть мою статью). И должен объяснить каждую цифру из полученного документа от налоговиков. Если там переплата 1500, а у вас УСН, то бухгалтер должен показать вам, что это сумма двух платежек. Если же вместо этого ответы: «не знаю», или «они там что-то напутали» или «ой, это ерунда какая-то, так не должно быть» – бейте тревогу! У вас неполадки в лицевом счете, это ведет к недоимкам, пеням, которые списываются с расчетного счета без предупреждения.

Пример 2

У вас ООО на ОСНО. Вы микропредприятие с небольшим оборотом до 60 млн в год, платите НДС и налог на прибыль. Сегодня 8 сентября 2016 года. Налог на прибыль в бухучете начислен и уплачен. НДС начислен полностью, а уплачен либо тоже полностью, либо 2/3 от суммы налога.

Что должно быть в сверке: Налог на прибыль: 0 НДС: либо 0 (если платите по 1/3), либо переплата в размере 1/3 (если оплатили полностью).

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий