Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству в федеральной службе по надзору в сфере транспорта (образец)

Содержание приказов, касающихся сотрудников

Приказы являются инструментом для регулирования отношений между сотрудниками и работодателем. Они формируются при наличии этих обстоятельств:

  • Устройство сотрудника на работу или расторжение трудового соглашения.
  • Уход в отпуск.
  • Отправка в командировку.

Приказы, касающиеся сотрудников, заполняются по утвержденной форме. Их содержание подразделяется на 2 части: вводная и распорядительная.

Вводная часть

В вводной части фиксируются цели и задачи новых предписаний. То есть, предоставляется пояснение к принимаемым решениям. Если это приказ, принимаемый во исполнение правительственных распоряжений, в вводной части указывается номер этого распоряжения, дата и название.

Распорядительная часть

Начало этой части – фраза «приказываю». После этого нужно зафиксировать свои распоряжения. Можно создать нумерованный список для удобства изложения. Срок выполнения распоряжений или устанавливается для каждого пункта отдельно, или выносится в отдельный пункт. В отдельный пункт также выносится перечень сотрудников, ответственных за выполнение положений приказа.

Что предусматривает новая инструкция

В Росархиве решили, что делопроизводителям нужен отдельный
документ, который бы регламентировал их работу. Несмотря на действие положений
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, ГОСТ Р 6.30-2003 (с 01.07.2018 вместо него будет
действовать ГОСТ Р 7.0.97-2016), ГОСТ Р 54471-2011, чиновники подготовили еще
примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях.

После публикации этот документ станет обязательным при
работе с официальными бумагами в делопроизводстве государственных организаций,
независимо от их организационно-правовой формы, целей и видов деятельности. В
инструкции чиновники: описали документы, которые должны быть в организации;
привели бланки приказов и распоряжений на разные случаи; уточнили правила
заполнения официальных бумаг и состав реквизитов в них; объяснили, как писать
тексты в различного рода документах — деловом письме, акте, резолюции,
служебных и объяснительных записках; разъяснили случаи привлечения к
ответственности делопроизводителей — за порчу и потерю официальных бумаг,
разглашение их содержания без разрешения руководства.

Большой раздел инструкции посвящен организации
документооборота. В нем представители Росархива предлагают делопроизводителям
проверять целостность упаковки поступивших документов, оценивать вес, размер,
форму, запах и цвет почтовых отправлений. При любых подозрениях о нестандартных
посылках придется сообщать в службу безопасности.

Определенные требования есть и к электронным документам. В
частности, их перечень должен будет определить работодатель, но получать и
проверять — непосредственно делопроизводители. Так, им нужно будет убедиться в
подлинности ЭЦП, заниматься первичной обработкой, в том числе сортировкой
полученных по интернету копий, документов, сообщений.

Согласно примерной инструкции, делопроизводители обязаны
следить за сроками исполнения распоряжений. Эти сроки могут быть установлены в
законе либо в решении руководителя. Например, документы (поручения) без
указания конкретной даты исполнения, у которых в тексте имеется пометка
«срочно», должны быть исполнены в 3-дневный срок, а если никаких пометок нет,
то в срок не более 30 дней. Реагировать на парламентские запросы в организации
должны в течение 15 дней со дня их получения, а предоставлять информацию или
документы по межведомственным запросам в целях предоставления государственных и
муниципальных услуг — в течение 5 рабочих дней со дня получения запроса. Чтобы
не пропустить сроки, рекомендуется наладить автоматическое напоминание
исполнителям о приближении сроков исполнения поручений. Кроме того, установлено,
что в каждой госкомпании ежегодно должен готовиться отчет об объеме
документооборота за год с разбивкой на группы. Его придется сдавать руководству
организации.

Ответственность Сторон

Образец заверения копии документов

Подборка наиболее важных документов по запросу Заверение копий документов (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Заверение копий документов

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Для юридических лиц

Заверение копий документов, предоставляемых клиентом — юридическим лицом, может быть осуществлено следующими работниками клиента — юридического лица (по выбору клиента):

Для индивидуальных предпринимателей

Предоставляются копии, заверенные индивидуальным предпринимателем, имеющим печать.

Требования к печати индивидуального предпринимателя:

Наличие номера ОГРНИП (сам номер, серия свидетельства) или наличие номера ИНН ИП. При отсутствии таких данных в печати, она считается не действительной.

Если индивидуальный предприниматель работает без печати, или имеющая печать не соответствует требованиям выше, то предоставляются только оригиналы или нотариальные копии.

Правила заверения копии документа

  • проставляется надпись «Верно» или «Копия верна»
  • должность лица, заверившего копию,
  • личная подпись лица, заверившего копию,
  • расшифровка подписи (инициалы и фамилия),
  • дата заверения,
  • печать организации/ИП.
  • в многостраничном документе проставляется заверительная надпись на каждом листе ИЛИ документ сшивается и заверительная надпись делается на месте сшивки.

Верно/Копия верна Генеральный директор Личная подпись И.И.

Иванов Дата

Печать

Срок заверения документов на момент предоставления не должен превышать:

  • копия паспорта — 3-х дней
  • копии остальных документов — 1 месяца

Для получения квалифицированных сертификатов в удостоверяющий центр необходимо предоставить паспорт и СНИЛС будущего владельца сертификата.

Если работа с документами будет производиться через личный кабинет https://i.kontur-ca.ru, то потребуются скан-копии оригиналов или скан-копии заверенных ксерокопий паспорта и СНИЛС.

Паспорт – оригинал, нотариальная копия или копия, заверенная Клиентом — юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем (при наличии у него печати);

Страховое свидетельство Пенсионного фонда (СНИЛС) – оригинал или копия, заверенная Клиентом — юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем (при наличии у него печати).

На каждой странице такой копии должна быть заверительная надпись согласно образцу:

Образец заверительной надписи:

  • Верно
  • Должность с указанием наименования организации
  • Подпись / Расшифровка подписи
  • Дата заверения документа
  • Оттиск печати Клиента
  • Документы заверяются ручкой с синими чернилами (пастой), не допускается использование факсимиле.

Вниманию Обслуживающих бухгалтерий!

Паспорт и СНИЛС владельца сертификата организации на обслуживании могут быть заверены руководителем или уполномоченным сотрудником организации на обслуживании либо Обслуживающей бухгалтерии (согласно образцу заверительной надписи).

Подлинник, копия, дубликат

В делопроизводстве наряду с термином «копия» используется термин «заверенная копия». ГОСТ Р 51141-98 определяет его следующим образом: «заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу». Заверенная копия документа является аналогом подлинника документа.

Порядок заверения копий в делопроизводстве установлен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Стандарт устанавливает следующее: «При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации».

Выдача копий и их заверение

Добавить интернет трафик на 1 ГБ

Менее количественное предложение в наборе дополнительных сервисов этой компании представляет собой объем из 1 ГБ. Условия его следующие:

  • стоимость 100 рублей;
  • численность дополнительных единиц предоставляемой информации – 1 ГБ;
  • период действия – 30 дней;
  • мегабайты, которые не будут истрачены в течение действующего срока не переносятся на следующий месяц.

Включить ее можно при помощи команды *155*181#, а проконтролировать статус – при помощи кода *155*18#. Выключить ее за ненадобностью можно посредством ввода комбинации *155*180#. Также это можно сделать в личном кабинете абонента, в мобильной программе на смартфоне или планшете, или набрав номер 611.

Образец приказа об утверждении инструкции по делопроизводству

Содержание рассматриваемого локального нормативного акта регулирует статья 8 ТК РФ. В ней сказано, что принимать такие нормы вправе любые работодатели, кроме физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями. Локальные нормативные акты должны соответствовать положениям Трудового кодекса и не могут ухудшать положение работника.

Порядок разработки инструкции по делопроизводству

Существующее законодательство не обязывает руководителей предприятий принимать такой нормативный акт. Тем не менее, он имеет важный практический характер, поскольку позволяет оптимизировать и упорядочить алгоритм работы с документами в организации. Обычно разработка этого документа состоит из нескольких этапов:

  1. Сбор и анализ информации — производится на основе опроса руководителей подразделений и нормативно-методической документации.
  2. Подготовка текста.
  3. Согласование с заинтересованными сотрудниками — фиксируется путем составления листа согласования.
  4. Утверждение.
  5. Ввод в действие.

Инструкция по делопроизводству наделяется юридической силой после издания приказа о ее утверждении.

Форма приказа

Законодательством не предусматривает унифицированную форму данного приказа, поэтому приказ об утверждении инструкции по делопроизводству руководители составляют самостоятельно. Однако, существуют рекомендации по его содержанию, выработанные на практике. В него включают:

  • полное и краткое наименование организации;
  • название документа;
  • регистрационный номер;
  • дату издания;
  • заголовок;
  • текст;
  • подписи и визы руководителя и заинтересованных сотрудников.

В распорядительный акт включают сведения о порядке исполнения, кто его контролирует, и сфера действия. Во вступительной части обосновывается необходимость издания документа и его назначение. Например, применяется фраза: «В целях организации работы по соблюдению порядка ведения делопроизводства». Можно применить и другую мотивировку, но после нее указать наименование предприятия и слово «приказываю».

Текст основной части обычно включает несколько пунктов. В первом содержится непосредственно указание о введении инструкции. Во втором пункте предписывается ознакомить с ней всех заинтересованных сотрудников. Третий пункт посвящен указанию ответственного за контроль исполнения указаний лица. Чаще все руководитель оставляет эту ответственность за собой. К приказу прилагается сама инструкция, о чем должна быть отметка в первом пункте текста, в верхней его части. Стоит помнить, что оба документа необходимо хранить вместе.

После того как документ подписан руководителем, он проходит процедуру регистрации, а всем ответственным сотрудникам отсылаются его копии вместе с приложением. Персонал расписывается под текстом акта, подтвердив тем самым, что с приказом ознакомлен. Если исполнителей много, составляют лист ознакомления или используют журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами.

Внесение изменений в инструкцию по делопроизводству

Обычно рассматриваемый нормативный акт принимается на несколько лет. Однако, изменение структуры предприятия или порядка документооборота, может привести к необходимости внесения изменений. Они вводятся посредством распоряжения руководителя. Общая концепция документа практически не отличается от первоначального варианта. За исключением того, что в нем указывается, что предыдущая версия не актуальна и утратила силу. Стоит помнить, что при внесении изменений, необходимо повторить процедуру разработки проекта и его согласования.

В какие органы направляется документ

Образец должностной инструкции делопроизводителя

Общие положения

  1. Делопроизводитель входит в категорию специалистов.
  2. Делопроизводитель назначается на должность и увольняется с неё приказом директора компании, по согласованию с его непосредственным начальником.
  3. Делопроизводитель находится в подчинении заместителя директора компании или иного руководящего лица в соответствии с действующим штатным расписанием.
  4. Лицо, которое принимается на должность делопроизводителя, обязано иметь законченное среднее образование и иметь документы об успешном прохождении соответствующих профессиональных курсов; требования по стажу работы по специальности к нему не предъявляются.
  5. Лицо, принятое на должность делопроизводителя, обязано обладать знаниями:
    • актуальных нормативов, определяющих процесс документооборота в компании;
    • законодательства, которое регулирует доступ к персональной информации и конфиденциальным данным;
    • внутренних правил компании, регулирующих процесс документооборота;
    • принципов составления аналитических документов по документообороту;
    • должностной структуры компании;
    • действующих системы электронного оборота документов в компании;
    • ведения базы данных документов компании;
    • типовых сроков и принципов обращения с документами;
    • требований к сохранности и хранению документации;
    • требований, предъявляемых законодательством и другими актами, к грамотному оформлению юридически значимых документов;
    • норм архивирования документов;
    • нормативов составления описи документов по заданным критериям;
    • правил функционирования офисного оборудования и используемого программного обеспечения.
  6. В своей деятельности делопроизводитель должен руководствоваться:
    • действующими законами;
    • положениями данной инструкции;
    • документами компании, относящимися к сфере своей компетенции.
  7. Во время отсутствия делопроизводителя (болезнь, командировка и пр.) его обязанности исполняет сотрудник, назначенный директором по согласованию с заместителем директора.
  8. Для обеспечения процесса бесперебойного функционирования системы оборота документов делопроизводителю дается право подписи в пределах его компетенции.

Обязанности делопроизводителя

Делопроизводитель:

  1. Обрабатывает входящую корреспонденцию, регистрируя её и направляя в соответствующие подразделения компании.
  2. После получения соответствующих руководящих распоряжений отдает для исполнения необходимые документы.
  3. Ведет внутреннюю базу документов компании.
  4. Обеспечивает комплекс мер по сохранности документов.
  5. Обеспечивает ведение текущей документации компании.
  6. Осуществляет первичную сортировку и отбор документов.
  7. Контролирует доведение документов до их адресатов.
  8. Дает справки по документам компании.
  9. Занимается описью документов в соответствии с распоряжениями руководства.
  10. Контролирует корректность ведения документации подразделениями компании.
  11. Следит за актуальностью номенклатуры документации компании.
  12. Выполняет распоряжения руководителя в сфере своей компетенции.
  13. Соблюдает внутренние нормы компании в части безопасности, трудового распорядка и обращения с документами.

Права

Делопроизводитель обладает правами:

  1. На знакомство с проектами распоряжений, касающихся своей сферы деятельности.
  2. Вносить предложения по модернизации процессов документооборота.
  3. Получать от коллег и руководителей информацию, необходимую для нормального функционирования системы обработки документов.
  4. Сообщать руководителям и коллегам о выявленных недоработках в системах документооборота компании.
  5. Требовать от непосредственных руководителей соблюдения трудовых норм в соответствии с действующим законодательством и данной инструкцией.

Ответственность

Делопроизводитель может быть привлечен к ответственности на следующих основаниях:

  1. За ненадлежащее исполнение функций, определенных данной инструкцией, в границах, определенных положениями трудового законодательства.
  2. За раскрытие конфиденциальной информации, утрату и хищение документов в пределах соответствующих норм законодательства.
  3. За совершенные на рабочем месте правонарушения — в соответствии с положениями соответствующего законодательства.
  4. За нарушение внутренних норм по трудовому распорядку, безопасности и хранению документов — в соответствии с положениями законодательства и соответствующих положений компании.

Разработка должностной инструкции

Деятельность по разработке инструкции подразделяется на 4 основных этапа:

  1. Подготовка.
  2. Формирование проекта инструкции.
  3. Согласование проекта с вышестоящими сотрудниками.
  4. Утверждение инструкции.

Подготовка предполагает изучение всех законов и нормативных актов, которые так или иначе могут относиться к должностной инструкции. Кроме того, руководителю нужно издать приказ о разработке инструкции.

Контроль

Правила регулирования и отслеживания документооборота должны быть понятными и прозрачными. В какие сроки, кем и когда осуществляется контроль, нужно обязательно указать в тексте инструкции. Кроме того, там же нужно описать ответственность за неисполнение положений инструкции. Любой нюанс может повлиять на деятельность предприятия. Кроме того, документы используются в суде, кадровые – имеют влияние на судьбы работника. Правильность их составления порой приобретает первостепенное значение. Поэтому лицо, осуществляющее контроль, должно ответственно относиться к своим обязанностям, возвращая на доработку те бумаги, которые не соответствуют нормам инструкции.

НПА ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

Основными НПА по делопроизводству, прямо предназначенными для разработки инструкций по делопроизводству, являются Примерная инструкция по делопроизводству и Правила делопроизводства 2019. Рассмотрим их подробнее.

Примерная инструкция по делопроизводству

Согласно п. 1.3 Примерной инструкции по делопроизводству, в этом документе установлены требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве государственных организаций. Понятие «государственная организация» в российском законодательстве не определено. На практике так называют организации различных организационно-правовых форм, основной признак которых – государственная собственность на имущество организации. В Схеме 2 приведем классификацию государственных организаций.

Примерная инструкция по делопроизводству разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами независимо от вида носителя (бумажного и электронного). Во всех разделах этого НПА отмечены особенности работы с документами в условиях СЭД.

Примерная инструкция по делопроизводству охватывает весь жизненный цикл документа в делопроизводстве: от подготовки проектов документов, включения их в документооборот организации и до систематизации документов в пределах документального фонда и организации их отбора для передачи в архив организации.

Примерная инструкция по делопроизводству устанавливает, что на ее основе в организации разрабатывают индивидуальную инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем. Отмечено, что в целях организации работы с документами в филиалах организации и обособленных структурных подразделениях могут быть введены инструкции по организации работы с документами, дополняющие индивидуальную инструкцию по делопроизводству организации, но не противоречащие ей.

Примерная инструкция по делопроизводству рассматривает делопроизводство как деятельность, в которую входит:

  • документирование деятельности;
  • организация документооборота;
  • формирование документального фонда организации (систематизация документов и организация их текущего хранения);
  • организация доступа к документам и их использования.

Нормы, регулирующие порядок доступа к документам в целях их использования, изложены в разделе IX Примерной инструкции по делопроизводству. Они включают:

  • порядок выдачи документов для использования работникам организации;
  • предоставление документов по запросам органов власти и организаций (судебных, правоохранительных, органов государственного контроля и надзора);
  • порядок изъятия (выемки) документов (на основании письменного распоряжения (постановления) соответствующего органа власти).

В приложения Примерной инструкции по делопроизводству входят:

  • образцы бланков документов;
  • образцы оформления отдельных видов документов (приказ, распоряжение, протокол, докладная и служебная записки, деловое письмо и т.д.);
  • примерные перечни утверждаемых документов;
  • примерные перечни документов, заверяемых печатью организации;
  • примерные перечни нерегистрируемых документов.

Правила делопроизводства 2019

Правила делопроизводства 2019 разработаны в соответствии с п. 2 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» взамен Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Сфера действия нового НПА в сравнении со сферой действия старого расширилась. Теперь положения документа распространяются на федеральные органы государственной власти, иные федеральные государственные органы, органы государственной власти и иные государственные органы субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления.

Мы уже комментировали первые разделы Правил делопроизводства 2019. В 2020 году мы продолжим рассматривать этот документ.

Чем полезна калина?

Традиции ее использования в России для лечения, профилактики болезней и просто ради удовольствия ощутить ее освежающий вкус насчитывают не одно столетие. Уникальный состав, содержащий в себе минералы, витамины, органические кислоты и еще много полезных веществ способствует ее широкому применению:

  • для сохранения в тонусе сердечной мышцы;
  • для лечения патологий ЖКТ;
  • для лечения кожных заболеваний (лишай, угри);
  • для профилактики атеросклероза, простудных заболеваний;
  • в качестве дополнительного средства при лечении нарушений нервной системы.

Зная, как сохранить на зиму калину в домашних условиях, можно использовать эти целебные плоды продолжительное время.

Порядок оформления и образец

Унифицированная форма этого локального акта отсутствует. Но некоторые ведомства утвердили рекомендованные формы документа. Например, это предусмотрено приказами:

  • ФСИН России от 05.06.2008 N 379;
  • МВД России от 12.01.1998 N 19.

Фактически приказ об утверждении должностных инструкций в школе не будет отличаться от подобного документа, например, в больнице или пожарной охране подведомственной МЧС. В каждом из них одинаковая структура:

  • шапка с указанием наименования организации, название локального акта, его номера и даты составления;
  • суть распоряжения;
  • перечень ДИ, которые надо утвердить, с указанием полного названия каждой должности отдельно;
  • указание лиц, ответственных за исполнение поручений;
  • подпись руководителя с указанием его полной должности и ФИО.

В приложении к приказу обычно дается текст всех утверждаемых должностных инструкций.

Правила ведения документооборота в дошкольной организации мало отличаются от документооборота школы, и приказ об утверждении должностных инструкций в ДОУ создан по такой же схеме.

Делопроизводство – что это?

В любой организации, на предприятии существует необходимость в издании целого ряда документов. Одни регулируют собственную деятельность, другие – взаимоотношения с партнерами и так далее. Понятно, что всеми этими вопросами занимаются конкретные люди, причем – разные. У каждого работника не просто свой взгляд на вещи, но еще и собственный, наработанный годами, опыт, навыки, умения. Получается, что и представление о форме и содержании одного и того же документа может быть совершенно разным. Если пустить дело на самотек, то в одной организации будут создаваться бумаги, имеющие различные формы, внешний вид. Люди, сменяя друг друга на рабочем месте, станут путаться, терять данные. А ведь любой документ – это не просто бумага с текстом, а и судьба конкретного работника или проекта. Многие из них должны храниться долгие годы, чтобы человек смог подтвердить факт своего участия в работе предприятия (например, кадровая документация). Кроме того, вид письменных источников информации служит своего рода «лицом» компании. Для того чтобы унифицировать документы, придумали такое понятие, как делопроизводство. Фактически это свод правил, описывающих сроки и методы работы с бумагами, их форму, виды и так далее.

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий