Где хранится трудовая книжка работника по закону

Переоценка внеоборотных активов в балансе. что это? – Предприятие Инфо

В условиях рыночной экономики цены на различные товары, которые предприятие может приобрести для хозяйственной деятельности, постоянно меняются. Стоимость покупки того или иного объекта основных средств в текущем году может существенно отличаться от той, за которую был куплен этот объект.

Предприятие может отслеживать изменения цен на те объекты имущества, которыми оно располагает, производить специальный перерасчет стоимости на них и учитывать разницу. Данный процесс называется переоценкой имущества (далее ПИ).

Перед тем как преступить к описанию системы проведения ПИ, рассмотрим некоторые понятия.

Что такое восстановительная и рыночная цена?

Восстановительная цена – это стоимость полного восстановления предмета имущества в случае его поломки или утраты.

Иными словами, это деньги, которые фирма должна отдать за точно такой же предмет, если старый перестанет участвовать в производственной деятельности. Рыночная цена – это стоимость, за которую только что купленный предмет можно продать.

То есть это деньги, которые можно получить, если решить продать имущество сразу после покупки (на момент включения его в учет).

По теме:  Можно ли размачивать сухой корм для кошек: мнение ветеринаров

Переоценка внеоборотных активов где отражается в балансе

Строка 1340 «Переоценка внеоборотных активов» = Кредитовое сальдо по счету 83, аналитические счета учета сумм дооценки внеоборотных активов.

В общем случае показатели строки 1340 «Переоценка внеоборотных активов» на 31 декабря предыдущего года и на 31 декабря года, предшествующего предыдущему, переносятся из Бухгалтерского баланса за предыдущий год.

Пример заполнения строки 1340 «Переоценка внеоборотных активов» Показатели по счету 83, аналитический счет учета сумм дооценки объектов ОС (переоценка НМА организацией не производится, поисковых активов у организации нет): руб. Показатель На отчетную дату (31.12.

2014) 1 2 1. По кредиту счета 83 300 000 Фрагмент Бухгалтерского баланса за 2013 г. Пояснения Наименование показателя Код На 31 декабря 2013 г. На 31 декабря 2012 г. На 31 декабря 2011 г.

– 37 500 руб. × 0,809524 = 7143 руб.

Хранение трудовых книжек

Трудовые книжки учитываются и хранятся у работодателя как бланки строгой отчётности. Приём и выдача книжек фиксируется в специальном журнале утверждённой формы, вручение книжки при увольнении работник подтверждает подписью. Учёту подлежит также движение бланков трудовых книжек, связанное с их получением и выдачей.

В организациях с численностью свыше 30 человек должно быть определено ответственное за кадровую работу лицо. В компаниях с количеством работников более 100 человек создаются кадровые подразделения.

Конкретных требований к обустройству места хранения в законодательстве нет, но по общему правилу БСО должны храниться в сейфе. Допустимо использование металлического запирающегося шкафа.

Ответственный сотрудник ежемесячно отчитывается перед первым руководителем о количестве и движении трудовых книжек в организации (предприятии).

Трудовые книжки в организации

Трудовые книжки в организации находятся в виде чистых бланков и вкладышей, а также в виде уже заполненных документов.

В первом варианте в соответствии с п. 42 Постановления Правительства РФ «О трудовых книжках» их хранят как бланки строгой отчетности. Учитываются они в расходно-приходной книге, то есть считаются материальными ценностями организации.

Заполненная трудовая книжка — документ, принадлежащий работнику. При оформлении сотрудника кадровик принимает ее на хранение, при увольнении — возвращает владельцу. Все это сопровождается соответствующими записями в книге учета движения трудовых книжек. Работодатель обязан не только сохранить их, но и не допустить разглашения личной информации сотрудников.

Кто отвечает, если потеряна трудовая книжка

Если потеряны чистые бланки, ответственному работнику грозит дисциплинарное взыскание. Кроме того, придется возместить предприятию стоимость материальных ценностей.

За сохранность трудовых книжек персонала отвечает руководитель организации и ответственный работник. Если этот важный документ потерян по вине работодателя, он обязан восстановить его за свой счет. Хорошо, если трудовой стаж сотрудника непродолжительный, или это первое место работы. А если 10 или 20 лет плюс 5 или 10 предприятий, некоторые из которых уже закрылись? Придется посылать запросы и восстанавливать весь трудовой путь. Еще «веселее», если утеряны трудовые книжки нескольких работников.

Если кадровик не отдал сотруднику трудовую книжку в день увольнения, и он не смог из-за этого устроиться на новое место работы, то работодателю придется компенсировать заработную плату за время вынужденного безделья.

Кроме того, нарушение правил ведения, учета и хранения трудовых книжек на предприятии влечет административную ответственность в виде административного предупреждения или штрафа. В соответствии со ст. 5.27 и 13.20 «Кодекса РФ об административных правонарушениях» штраф составляет:

— для ответственных должностных лиц и предпринимателей — от 1 тыс. до 5 тыс. руб.;

— для юридических лиц — от 30 тыс. до 50 тыс. руб.

Предпринимателям и юрлицам грозит и более суровое наказание — приостановление деятельности на срок до 90 дней.

Как видите, халатное обращение с трудовыми книжками дорого обходится руководству предприятия и ответственным лицам

Проще не допустить потери этого важного документа, и организовать правильное хранение

Где хранить трудовые книжки

Законодательство обязывает хранить трудовые книжки в металлических шкафах, сейфах и специально оборудованных для этого помещениях. Самый оптимальный вариант — купить офисный сейф для кадровой службы.

Современный рынок предлагает множество моделей разной вместимости и уровня защиты. Поэтому легко найти подходящую с учетом потребностей организации. Выбирайте сертифицированный взломостойкий или огневзломостойкий сейф. Второй вариант больше подходит для хранения трудовых книжек — такой сейф защит от злоумышленников и спасет документы при пожаре.

Какой тип замка на сейфе лучше

Во время работы часто приходится открывать и закрывать сейф, значит, нужен удобный замок. Как правило, на офисных сейфах устанавливают ключевые и кодовые механические или электронные замки. По надежности они почти не уступают друг другу, но вот удобство эксплуатации у них совершенно разное.

Первый вариант скажем так не самый удобный — ключ придется все время носить с собой, оставлять его в сейфе нельзя. Механический кодовый замок — самый неудачный вариант, поскольку набор кодовой комбинации — занятие непростое, щепетильное и занимает непозволительно много времени.

Оптимальное решение — электронный кодовый замок. Открывается он за считанные секунды. Продвинутые модели позволяют устанавливать и менять персональные коды для нескольких пользователей. Пригодятся и другие функции, например, аудит открытий и защита от подбора кода.

В заключение

Офисный сейф станет верным помощником и надежной защитой ценностей организации, затраты на его приобретение оправдают себя. Кроме того, он пригодится для хранения не только трудовых книжек. Об этом читайте в статье «4 причины установить сейф на рабочем месте».

Документы учета и регистрации трудовых книжек

Пункт 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек вменяет работодателю ведение книги учета. Ее отсутствие может стать для работодателя проблемой не только при проверке, проводимой государственной инспекцией труда, но и в случае обращения одного из работников в суд.

Книга учета должна вестись кадровой службой или другим подразделением организации, которое отвечает за прием и увольнение сотрудников.

В книгу учета вносятся сведения:

— о трудовых книжках, переданных в кадровую службу работниками при оформлении приема на работу;

— о книжках, которые впервые оформленные работникам в данной организации;

— о вкладышах в трудовые книжки, выданных работникам в период работы в данной организации.

При получении от работника трудовой книжки с вкладышем, оформленным в другой организации, регистрации подлежит только книжка, то есть вкладыш отдельной строкой в книгу учета не вносится.

В книге учета обязательно должны быть указаны серия и номер трудовой книжки и вкладышей в нее, должность, профессия, специальность работника, который сдал трудовую книжку или на которого заполнена трудовая книжка или вкладыш, номер и дата приказа или иного решения работодателя, на основании которого произведен прием работника на работу. Также при увольнении работника в книге учета должна стоять его подпись о получении трудовой книжки на руки и дата.

Если ранее книга учета в организации не велась, не рекомендуем заводить ее задним числом. Руководитель организации должен подписать докладную записку об отсутствии книги и завести документ начиная с даты обнаружения ее отсутствия в соответствии с требованиями п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Книга учета имеет еще одну особенность, отличающую ее большинства учетных форм, — она заполняется не в пределах календарного года, что характерно для большинства регистрационных книг и журналов, а до полного использования всех ее страниц. Из-за этого вопрос о замене одной формы книги учета на другую решается иначе. Книгу учета, не соответствующую установленной форме, необходимо закрыть, пояснив причину прекращения ее ведения, а также указав общее количество зарегистрированных в ней трудовых книжек работающих. При этом данная книга должна храниться в организации на протяжении 75 лет, так как она содержит информацию не только о трудовых книжках ранее принятых работников, но и отметки о получении книжек уволившимися работниками.

Бухгалтерия организации должна вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (далее — книга бланков и вкладышей), куда ответственное лицо должно вносить сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с обязательным указанием серии и номера каждого бланка.

Формы указанных книг утверждены Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Согласно п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек книга учета, а также книга бланков и вкладышей должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации и скреплены сургучной печатью или опломбированы. Заверение необходимо для исключения фальсификаций в записях, однако применение сургучной печати или пломб вызывает определенные трудности и неудобства при ведении книг. Законодательство не требует ставить на пломбе или сургучной печати оттиск реквизитов организации. Поэтому можно купить сургуч и самостоятельно скрепить прошитую книгу или же обратиться в любое почтовое отделение и за определенную плату скрепить сургучом прошитую книгу. Хотя практика работы кадровых служб показывает, что для заверения учетных форм и в кадровых службах, и в бухгалтериях используют оттиск мастичной печати организации, что представляется вполне оправданным.

Обратите внимание, что в книге учета должны быть зарегистрированы лишь те заполненные бланки книжек, которые перед этим были внесены в книгу бланков и вкладышей в бухгалтерии организации. Это легко может быть проверено при сравнении серий и номеров бланков, значащихся в обеих книгах

За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут дисциплинарную, а в предусмотренных законом случаях — иную ответственность.

Хранение

После передачи всех бумаг работодателю, последний несет полную ответственность за их сохранность. Кадровая служба предприятия должна вести учет, а руководитель предприятия обеспечить соответствующие условия сбережения, в том числе безопасности места, где хранятся трудовые книжки. С целью выполнения требований законодательства по обеспечению надлежащей организации безопасности на данном участке  работы, руководителю рекомендуется:

  1. Назначить лицо, которое будет отвечать за ведение кадровых бумаг и сохранность документов строгой отчетности;
  2. Обезопасить место, где хранятся трудовые книжки работников;
  3. Предусмотреть дисциплинарную ответственность, за неисполнение или ненадлежащее исполнение работником, возложенных на него определенных должностных обязанностей;

Назначение ответственного лица

Обычно в крупных организациях функционирует отдел кадров, который занимается всеми вопросами, связанными с персоналом, а так же учетом и ведением соответствующей документации. Однако в соответствии с п. 45 Правил от 16 апреля 2003 г. № 225, приказом руководителя дополнительно должно быть оговорено лицо, которое будет нести персональную ответственность за соблюдение законодательства в данной сфере.

В случае кадровой перестановки и изменения ответственного лица, документы должны быть переданы новому сотруднику по акту приема-передачи. При этом в акте необходимо указать не только количество передаваемых бланков, но и перечислить фамилии их собственников.

Количество передаваемых экземпляров, может быть большим, чем реально работающих сотрудников, по различным причинам. Например, лишними могут оказаться:

  • Невостребованные трудовые книжки (сберегается до 50 лет на предприятии).
  • Документы женщин, которые пребывают в отпуске по уходу за ребенком.

Акт заверяется подписями передавшего и принявшего документы сотрудника.

Место, где хранится трудовая книжка

Целесообразно в распорядительном документе руководителя, одновременно определить и лицо, которое будет заниматься кадровой работой, и место, где должны будут находиться все печати и бумаги.

Ответственность

В соответствии со статьей 192 ТК РФ дисциплинарное взыскание может быть применено только по отношению к работнику организации. За нарушение правил ведения и хранения документов строгой отчетности, дисциплинарное взыскание может быть наложено только на того сотрудника, который по приказу  руководителя является ответственным за указанный участок работы. В случае применения дисциплинарного взыскания, должно иметь место неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей.

https://youtube.com/watch?v=UgjGFi6_h8A

Изменение ст. 84.1 ТК РФ

Чиновники внесли изменения в ст. 84.1 ТК РФ, которая касается порядка оформления расторжения трудового соглашения. Согласно внесенным поправкам, в день расторжения отношений работодатель должен не только выдать окончательный расчет, но и передать сотруднику его трудовую книжку или же сведения о трудовой деятельности (именно в этой компании).

При расторжении трудового договора записи в документы (трудовую книжку и сведения) о причинах и основании вносятся в точном соответствии с трудовым законодательством. При этом также указывается ссылка на норму закона, на основании которой произведено расторжение договора.

ЭЛЕКТРОННЫЕ ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ В 1С ЗУП

Непосредственно сама ЭТК в программе 1С не создается, однако программное обеспечение необходимо для формирования определенных сведений.
Во-первых, это касается информации, которая должна передаваться не позднее 15-го числа. Во-вторых, это связано с представлением отчетности по формам СЗИ-ТД и СЗВ-ТД, которые можно сделать с помощью сервиса 1С-Отчётность.

Подключить 1С Отчетность

Переход на ЭТК

Каждый работодатель должен уведомить своих сотрудников о переходе на ЭТК и о необходимости подать заявление на выбор формата ведения трудовой книжки. Сделать это нужно в письменной форме под подпись работника о получении уведомления.

Изначально срок передачи работодателем уведомлений был установлен до 30 июня 2020 г. Однако в связи с распространением коронавирусной инфекции и фактической приостановкой деятельности многих хозяйствующих субъектов срок был перенесен на 31 октября 2020 г.

Важно! Работодателю нужно в локальной документации отразить способы уведомления своих сотрудников. При этом необходимо учитывать мнение профсоюза или представительного органа работников (при его наличии в компании).. Работодатель указывает в уведомлении, что работник должен выбрать формат ведения трудовой книжки и подать соответствующее заявление не позже 31 декабря 2020 г

Рекомендуется также в таком уведомлении указать, как именно работник подает заявление и какому сотруднику (например, секретарю, начальнику, или кадровому специалисту).

Работодатель указывает в уведомлении, что работник должен выбрать формат ведения трудовой книжки и подать соответствующее заявление не позже 31 декабря 2020 г. Рекомендуется также в таком уведомлении указать, как именно работник подает заявление и какому сотруднику (например, секретарю, начальнику, или кадровому специалисту).

Если до 31 декабря 2020 г. сотрудник не передаст работодателю заявление о выборе ведения трудовой книжки, этот документ нужно продолжить заполнять в бумажном виде. Если сотрудник выберет электронный формат, то бумажный документ нужно ему выдать. При этом в нем нужно сделать запись о том, что сотрудник передал заявление на ведение ЭТК (на представление СТД). Также сотрудник должен расписаться в журнале учета движения трудовых книжек, что документ передан ему лично в руки.

Лишь после окончательной выдачи бумажной трудовой на руки сотруднику работодатель освобождается от обязанности заполнять и сохранять документ.

Внимание! При устройстве с 1 января 2021 г. нового сотрудника, не имевшего ранее бумажной трудовой, на него не нужно заполнять этот документ

При устройстве нового сотрудника, имеющего бумажную трудовую, регистрация и заполнение документа происходит в обычном порядке.

Остались вопросы по переходу на электронные трудовые книжки? Закажите консультацию наших специалистов!

Безопасность при работе в облачной 1С
Как будут продавать лекарства с 27 сентября?

Основные правила оформления

Ведение книжки осуществляется любым работодателем независимо от организационно-правовой формы и подчинённости, у которого сотрудник занят по основному месту и проработал не менее 5 дней (за исключением военнослужащих и приравненных лиц, для которых установлен особый порядок учёта выслуги).

Требования по ведению трудовой книжки не распространяются на работодателя — гражданина, который не является предпринимателем.

Предполагается, что у человека может быть только одна трудовая книжка, которую он обязан передать основному работодателю.

По различным причинам работники порой заводят несколько ТК (при потере, с целью скрыть негативное основание увольнения с предыдущей работы и т. п.). Иногда по разным книжкам оформляются на работу в нескольких организациях как основных с целью получения по каждому месту больничных, учебных отпускных и т. д. Подобные действия являются незаконными, хотя непосредственно за оформление нескольких книжек ответственность не предусмотрена. Работодатель, с которым отношения были оформлены позднее, вправе взыскать незаконно уплаченные средства с такого работника.

Общие правила внесения записей

Заполнение всех граф трудовой книжки производится письменно ручкой любого типа синего, фиолетового или чёрного цвета. Формулировки оснований увольнения приводятся в точном соответствии с законом. Наименования должностей, специальностей, квалификаций и тому подобное должны соответствовать записям в документах об образовании и наименованиям, приводимым в соответствующих квалификационных справочниках и локальных актах.

Исправления допускаются только на первом листе при изменениях личных данных (Ф. И. О., дата рождения). Изменённая или ошибочная запись зачёркивается горизонтальной чертой и сверху надписывается верная запись. Ссылки на документы, явившиеся основаниями для корректировки данных (свидетельство о браке, решение суда и пр.), указываются на обложке изнутри, удостоверяются подписью кадровика и печатью.

При выявлении ошибок в сведениях о работе или награждениях исправления не производятся, делается отметка о недействительности соответствующей записи и вносится верная.

Первоначальное оформление книжки

При первоначальной выдаче работодатель заполняет первый лист документа, в котором указываются:

  • Ф. И. О. владельца полностью согласно паспорту;
  • дата рождения;
  • информация об образовании в соответствии с подтверждающими документами (если сотрудник продолжает обучение, запись о текущем уровне делается по студенческому, зачётке или справке с места учёбы);
  • профессия и/или специальность согласно официальным документам о завершённом образовании;
  • дата оформления книжки.

Оформляемый своей подписью подтверждает достоверность указанных данных, после чего работодатель (отвечающее за кадровое делопроизводство лицо) проставляет свою подпись и оттиск печати.

Обязанность по первоначальному оформлению трудовой книжки, включая приобретение и выдачу бланка, лежит на работодателе. С принимаемого на работу могут быть взысканы средства, затраченные на приобретение бланка документа.

Ответственность за сохранность

Ввиду того, что все данные о местах и продолжительности работы человека сосредотачиваются в трудовой книжке, в случае ее утери возможность восстановления усложняется. В настоящее время нет общей базы, в которой бы хранилась вся информация о каждом работнике РФ, поэтому утрата книжки – достаточно проблемный вопрос, который желательно избежать.

Если человек является безработным и официально не трудоустроен, то он сам отвечает за целостность документа. На протяжении всего трудоустройства ответственным за сохранность становится работодатель.

В отдельных случаях может наступить и уголовная ответственность, например при отказе работнику в выдаче документа, при несоблюдении установленных правил, которое повлекло утрату.

Выдача трудовых книжек.

В соответствии с п. 47 Правил № 225 при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, за исключением случаев:

  • когда трудовые книжки работников были утрачены (испорчены) в результате чрезвычайных ситуаций (экологической и техногенной катастрофы, стихийного бедствия, массовых беспорядков или других чрезвычайных обстоятельств);

  • когда бланк трудовой книжки (вкладыша в нее) был испорчен не по вине работника (например, неправильно заполнен кадровым сотрудником учреждения).

В перечисленных случаях работодатель обязан выдать трудовую книжку (вкладыши в нее) бесплатно.

Величина платы за бланки определяется размером расходов на их приобретение (п. 47 Правил № 225).

Согласно п. 42 Правил № 225 по окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации.

В какой момент взимается плата за выданную трудовую книжку: по факту оформления или по факту выдачи на руки? Исходя из буквального толкования п. 47 Правил № 225 плата взимается при выдаче книжки работнику. В данном случае имеется в виду дата выдачи трудовой книжки на руки работнику при увольнении (прекращении трудового договора).

Кроме того, п. 42 Правил № 225 также предусматривается взимание платы за уже оформленные (заполненные) трудовые книжки и вкладыши в них.

Исходя из приведенных норм, можно сделать вывод, что работодатель не имеет права взимать плату до момента выдачи трудовой книжки на руки.

Может ли работодатель выдавать книжки бесплатно? Пунктом 47 Правил № 225 предусматривается платность услуги по предоставлению трудовой книжки работнику, за исключением отдельных случаев.

Рассматривая правомерность применения положений указанного пункта, ВС РФ в Определении от 06.09.2007 № КАС07-416 уточняет, что данной нормой закреплено право работодателя на взимание платы с работника при выдаче ему трудовой книжки или вкладыша в нее. При этом работодатель не может отказать в выдаче трудовой книжки в случае, если работник не произвел оплату бланка трудовой книжки.

Таким образом, работодатель может принять решение о бесплатной выдаче работникам трудовых книжек. При этом такое решение должно быть зафиксировано в локальном акте учреждения (например, в приказе руководителя или правилах внутреннего трудового распорядка).

Правомерно ли удержание платы за трудовую книжку из заработной платы работника? В бесспорном порядке удержать сумму платы за оформленную трудовую книжку из заработной платы нельзя. Перечень удержаний из заработной платы строго регламентирован ст. 137 ТК РФ и является закрытым. При этом рассматриваемый нами случай в указанном перечне не поименован.

Вместе с тем при увольнении (когда выдается трудовая книжка) работнику выплачивается не только заработная плата за отработанные дни, но и различные компенсационные выплаты (например, компенсация за неиспользованный отпуск и т. д.). Для таких выплат перечень удержаний законодательно не установлен.

Также стоит отметить, что, если работник написал заявление, в котором просит удержать стоимость трудовой книжки из выплат при увольнении, работодатель не может его проигнорировать.

Напомним, что п. 42 Правил № 225 предусматривается внесение платы за трудовую книжку в кассу организации.

С учетом вышеизложенного отметим, что оптимальным способом взимания платы за выдачу трудовой книжки является внесение такой платы работником в кассу учреждения. Удержать стоимость трудовой книжки из выплат при увольнении можно только при наличии письменного заявления от работника.

В качестве какого объекта учитывать трудовую книжку?

Вопрос этот законодательно не урегулирован и остается до сих пор спорным. На наш взгляд, верен следующий подход:

  • Трудовая книжка принимается к учету как бланк строгой отчетности (БСО), поскольку она законодательно признается таковой в период между моментом ее приобретения у поставщика и моментом оформления на сотрудника (п. 42 Правил).
  • С момента оформления бланка на сотрудника объектом учета становится задолженность работника за оформленную на него трудкнижку. Впоследствии в учете отражается операция по погашению задолженности (или факт ее отнесения в расходы).

Вместе с тем финансовое ведомство (письмо Минфина от 19.05.2017 № 03-03-06/1/30818) этот вопрос рассматривает так:

  • трудкнижки следует принимать к учету с выделением НДС (то есть как ТМЦ);
  • при взимании компенсации возникает внереализационный доход, а при неосуществлении компенсации — безвозмездная реализация.

Иначе говоря, в рамках предложенной Минфином схемы предполагается ведение учета трудкнижек с применением счета 41.

В то же время в более ранних разъяснениях, например в письме от 10.06.2009 № 03-01-15/6-305, Минфин приводит совершенно иные тезисы — о том, что:

  • трудовые книжки закупаются работодателем не в целях реализации сотрудникам;
  • предоставление трудкнижки работнику — не услуга.

С учетом противоречивых позиций чиновников предприятию необходимо оценить самостоятельно все возможные риски и выбрать оптимальную схему учета, которую необходимо закрепить в учетной политике. Однако наше мнение: трудовая книжка не является товаром, и сейчас мы расскажем почему.

гречка с тефтелями и подливкой

Порядок приобретения, хранения и выдачи трудовых книжек

 Статья 66 Трудового кодекса РФ, сохраняя исключительно федеральный уровень регулирования основных вопросов, касающихся трудовой книжки работника, предусматривает, что трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
  Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.
  Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. N 69 утверждена новая Инструкция по заполнению трудовых книжек.
  В соответствии с п. 45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.
   Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.
  В сложившейся практике такой приказ обычно издается в небольшой организации, где штатным расписанием не предусмотрена не только кадровая служба, но и должность специалиста по работе с персоналом. Трудовые книжки в такой организации могут вести бухгалтеры, секретари, менеджеры и другие работники, совмещая эту работу с основной деятельностью по трудовому договору.
Пример
(применяется в небольших организациях).   В крупных организациях, имеющих в своей структуре кадровые службы, как правило, вместо издания приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками включают соответствующую информацию в должностные инструкции работников этой службы. Издание дополнительного приказа о назначении такого работника ответственным за ведение трудовых книжек представляется излишним.
  Работа с трудовыми книжками, как и с другими документами кадровой службы, начинается с момента их приема-передачи в связи со сменой работника, ответственного за ведение кадрового делопроизводства. При этом составляется акт по результатам проверки фактического наличия кадровой документации, в т. ч. трудовых книжек, включая невостребованные книжки уволенных работников.
  Принимая трудовые книжки, работник, ответственный за их ведение, должен позаботиться о наличии в организации запасных бланков трудовых книжек и вкладышей в них, даже если в настоящий момент они не требуются для оформления впервые поступающих на работу.
Об обязательности такого запаса бланков говорится в п. 44 Правил: »Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее».
  Сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка согласно п

41 Правил должны быть внесены в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.
  Эта книга ведется бухгалтерией (кассиром) по установленной в постановлении Минтруда России от 10.10.03 № 69 (приложение 2) форме, включающей 12 граф.
  В связи с этим главный бухгалтер должен контролировать наличие у кассира данной учетной книги установленной формы, а также своевременность и правильность ее заполнения.
  Следует обратить внимание на установленный Правилами порядок выдачи из бухгалтерии бланков трудовых книжек и вкладышей в них лицу, ответственному за их ведение.
  Бланки выдаются по заявке работника кадровой службы.

Оформление трудовой книжки впервые

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть зарегистрированы

ВАРИАНТ

Общество с ограниченной ответственностью «Рондо»
(ООО «Рондо»)

АКТ № 5
о списании испорченных бланков
трудовых книжек

п/п
Бланки трудовых книжек Причина порчи
Вид бланка Номер Серия
1 Трудовая книжка 8595467 РК Случайно порвана
2 Вкладыш в трудовую книжку 3425467 КВ Ошибка инспектора по кадрам
Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий