Что такое архив, архивация файлов/данных, и архиваторы

ВВЕДЕНИЕ

3.1. Понятие и содержание комплектования архива

Комплектование
– это систематическое пополнение архива
документами в соответствии с его
профилем.

Профиль архива
– это установленный для архива состав
документов, который определяется
признаками классификации документов
Архивного фонда РФ.

Главной целью
комплектования является наиболее полная
концентрация документов, относящихся
к профилю каждого архива.

Работа по
комплектованию архивов состоит из
нескольких этапов:

  • установление
    профиля архива;

  • определение
    источников комплектования;

  • определение
    состава документов, подлежащих хранению
    в архиве;

  • организация
    комплектования.

Источники
комплектования

– это учреждения или лица, непосредственно
передающие документы в государственные
или негосударственные архивы. Научно
обоснованные критерии определения
источников комплектования государственных
архивов сложились к 1960- гг. К концу 1980-х
гг. они были развиты и дифференцированы.
В середине 1990-х гг., в связи с изменением
общественно-политической и экономической
жизни страны, архивисты вновь вынуждены
были их переоценить.

Во-первых, после
распада СССР бывшие союзные республики,
ставшие независимыми государствами,
приняли собственное архивное
законодательство, в связи, с чем возникла
проблема, связанная с претензиями бывших
союзных республик на материалы, которые
уже поступили на государственное
хранение. Но в соответствии с основным
научным принципом архивоведения –
«недробимости архивных фондов и
комплексов фондов» — было принято
нелегкое решение — не перемещать
материалы.

Во-вторых, с
изменением статуса архивных фондов
(объекты федеральной собственности и
собственности субъектов Федерации,
муниципалитетов) уточняется профиль
комплектования архивов: архивы
федерального уровня, архивы субъектов
федерации, муниципальные архивы.
Архивисты предлагают способ решение
этой проблемы на основе «принципа
территориальности комплектования»,
т.е. где родился (архивный фонд), там и
пригодился (принят на государственное
хранение независимо от формы собственности
и подчинения).

В-третьих, в связи
с распадом централизованной ведомственной
системы во всех отраслях управления
пересматриваются критерии определения
источников комплектования. Рост
самостоятельности государственных
учреждений приводит к тому, что все
меньше их документации поступает на
хранение в фонды вышестоящих органов
– растет число государственных учреждений
– самостоятельных источников
комплектования. Большие проблемы
возникли при приеме документов
ликвидированных учреждений, которые
не имеют правопреемников

Особое внимание
следует обращать на документы по личному
составу (срок хранения 75 лет, иногда они
могут быть отданы на постоянное хранение)
– сведения из этих документов порой
могут решать судьбу человека

В-четвертых, в
1990-е гг. наблюдается устойчивая тенденция
к «разгосударствлению» всех сфер
управления. Роль государственных
структур постоянно сокращается в таких
отраслях как экономика, культура,
общественно-политическая жизнь – если
Федеральной архивной службой РФ не
будут приняты меры по сохранению
документов негосударственных структур,
значительная часть ценных источников
по истории современности будет утрачена.

Основные правила работы архивов организаций 2020

М.А. Козлов, юрист г. Москва

Приказом Росархива от 11.04.2019 № 42, вступившим в силу 26 августа текущего года, утверждено примерное положение об архиве организации (далее – Приказ № 42, Примерное положение), устанавливающее ряд специальных требований к порядку разработки и содержанию локальных нормативных актов, регулирующих деятельность структурных подразделений, осуществляющих хранение, комплектование, учет и использование документов

На что следует обратить внимание руководителям учреждений в связи с началом действия упомянутого выше приказа, расскажем далее

Архиву быть

Прежде всего необходимо разобраться, насколько обязательно создание архива в учреждении. Как сказано в п. 9 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон № 125-ФЗ), архив – это учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов. В п. 3 Примерного положения упомянута еще одна важная функция архива – подготовка документов к передаче на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого выступает организация. Обязанность создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов вменяется государственным органам, органам местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района (ст. 13 Закона № 125-ФЗ). Что касается организаций и граждан, то создание архивов в целях хранения образовавшихся в процессе деятельности документов является их правом. Аналогичные положения закреплены в пунктах 1.3, 1.4 «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила хранения документов)

Обратите внимание, что иное может быть установлено нормативными правовыми актами субъектов РФ и муниципальных образований. Так, к полномочиям государственных органов субъектов РФ и органов местного самоуправления в сфере архивного дела отнесено в том числе хранение, комплектование, учет и использование архивных документов и архивных фондов:

государственных архивов субъекта РФ или муниципальных архивов, музеев, библиотек субъекта РФ или муниципального образования;
органов государственной власти и иных государственных органов субъекта РФ или органов местного самоуправления;
государственных или муниципальных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и государственных или муниципальных учреждений.

Обратите внимание. Доступ к полному содержимому данного документа ограничен

В данном случае предоставлена только часть документа для ознакомления и избежания плагиата наших наработок.Для получения доступа к полным и бесплатным ресурсам портала Вам достаточно зарегистрироваться и войти в систему.Удобно работать в расширенном режиме с получением доступа к платным ресурсам портала, согласно прейскуранту.

Общество

БезопасностьГражданские права и свободыИскусство(Музыка)Культура(Этика)Мировые именаПолитика(Геополитика)(Идеологические конфликты)ВластьЗаговоры и переворотыГражданская позицияМиграцияРелигии и верования(Конфессии)ХристианствоМифологияРазвлеченияМасс МедиаСпорт(Боевые искусства)ТранспортТуризмВойны и конфликтыАрмияВоенная техникаЗвания и награды

Сроки исполнения запроса в архиве

  • Ответ из архива придет через месяц после обращения.
  • Отправлено бумажное письмо: следует прибавить еще несколько дней, которые оно было в пути.
  • Спустя месяц при согласии архива на исполнение запроса, вам пришлют счет на предоплату. Некоторые архивы работают без предоплаты, а кто-то присылает бумажный вариант договора и акт выполненных работ (все зависит от внутренних положений архива).
  • После оплаты аванса, нужно написать в архив (или выслать им подписанный договор), что вы оплатили (можно так же приложить копию чека).
  • Через месяц придет письмо. Окончательный счет, если ответ положительный и документ найден. Или письмо о том, что ответ отрицательный, но предоплату не вернут. У некоторых архивов очередь расписана на 2 года вперед, так что поиски могут затянуться. Но архив обязательно проинформирует об этом.
  • После окончательной оплаты счета вам пришлют запрашиваемый документ по электронной почте, либо бумажным письмом (в зависимости от способа, который вы укажете в запросе).

Цель процесса

Архивирование документов в организации требуется для оптимизации всей документации, а также для ее грамотного хранения. При наличии хорошо структурированного архива любой сотрудник фирмы при необходимости сможет найти разные документы, имеющие отношение к персоналу, разным приказам или контрагентам.

Все чаще фирмы переходят на электронный документооборот, поэтому все документы хранятся в компьютере, для чего формируется электронная версия архива. Но при этом учитывается, что документы обладают юридической силой только при наличии бумажного формата, поэтому электронное хранение документов выступает только дополнением стандартному архиву.

Чем руководствовались до выхода новых Правил?

До утверждения новых Правил архивы органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций (далее – архивы организаций) руководствовались в своей работе Основными правилами работы архивов организаций, а некоторые архивы организаций использовали совсем старый документ – Основные правила работы ведомственных архивов. Оба документа не являлись нормативными документами, а определяли свой статус как нормативно-методический документ. При этом Основные правила 1985 г. действительно имели статус нормативного документа, поскольку были утверждены приказом Главархива, а Основные правила 2002 г. не утверждались Росархивом, поэтому статуса нормативного документа не имели.

По какой причине, при наличии Основных правил 2002 г., возникла необходимость в разработке нового, причем именно нормативного, документа по организации хранения документов в архивах организаций?

Дело в том, что в 2004 г. был принят Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 125-ФЗ), который ввел множество новаций в организацию архивного дела в стране:

Извлечение

из Федерального закона № 125-ФЗ

Статья 13. Создание архивов

1. Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа обязаны создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

2. Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

Статья 17. Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, по обеспечению сохранности архивных документов

1. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов

Также данным Федеральным законом было введено понятие собственности на архивные документы (документы могут находиться в государственной (федеральной, собственности субъектов Российской Федерации), муниципальной, частной собственности (негосударственных организаций и частных лиц)).

Кроме того, приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19 были утверждены Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (далее – Правила 2007 г.).

Эти два обстоятельства, а также то, что Основные правила не имели статуса нормативного документа, заставили обратиться к разработке нормативного документа, определяющего порядок хранения документов в архивах организаций.

По-китайски

Куриные лапки, рецепт приготовления которых по-китайски публикуется далее в статье, можно дополнять и оригинальным острым соусом. В него добавляется рисовый уксус, чили, чеснок, зеленый лук

Очень важно для такого рецепта тщательно очистить лапки и только после – подвергнуть их термической обработке

Куриные лапки. Рецепт приготовления по-китайски.

Если удалить с продукта все лишние части, то в готовом виде он будет выглядеть очень аппетитно.

Состав ингредиентов

Для блюда нужно взять:

  • свежие куриные лапки – 18-20 шт.;
  • анис и зубцы чеснока – по 2 шт.;
  • сахар свекольный – 1 ч. л.;
  • рисовый уксус и устричный соус – по ½ ч. л.;
  • зеленый лук – 2 пера;
  • чили – 2 шт.;
  • корень имбиря свежий – 1 см;
  • соевый соус классический – 3 ст. л.;
  • масло, воду.

Из такого количества продуктов в итоге получится примерно 5 порций блюда.

Пошаговый процесс приготовления

Процесс приготовления включает в себя несколько этапов:

  1. Начать нужно с тщательной обработки лапок. Эти части куриной туши следует обязательно избавить от костей, а также удалить с них все грязные части.
  2. После потребуется удалить все крупные кости и каждую лапку разрубить на 2 части. Сделать это бывает непросто, поэтому лучше вооружиться специальным острым кухонным топориком.
  3. В большую кастрюлю необходимо налить фильтрованную воду. А также – всыпать щепотку крупной соли, весь заявленный сахарный песок. В эту же жидкость следует отправить рисовый уксус.
  4. Только когда вода в кастрюле закипит, можно перекладывать в нее уже полностью подготовленные очищенные лапки. Варить их рекомендуется всего 2-2,5 мин, а после – сразу слить воду.
  5. В кастрюлю с лапками (уже без жидкости) нужно вылить соевый соус (половину), все очень тщательно перемешать и оставить продукт в таком виде для маринования. Достаточно будет 30-40 мин.
  6. Когда срок маринования лапок уже станет подходить к концу, в глубокой сковороде следует разогреть большое количество любого растительного масла. Его должно быть много, как для фритюра.
  7. В кипящий жир следует выкладывать лапки порционно, чтобы они свободно обжаривались и не слипались. Готовить продукт в масле потребуется до появления явной румяной корочки. Должны они хорошо прожариться и внутри.
  8. Сразу со сковороды можно перекладывать лапки в ледяную воду и оставлять в таком виде приблизительно на 3,5-4 ч.
  9. Пока главный ингредиент охлаждается, понадобится заняться пикантным китайским соусом. Для него нужно смешать очищенный от шелухи и тертый/пропущенный через пресс чеснок, рубленый зеленый лук, измельченный чили (без семян и плодоножки), устричный и оставшийся соевый соус и анис. Последним стоит добавить в массу имбирь. Но сначала его потребуется очистить от кожицы и мелко потереть.
  10. На следующем этапе необходимо разогреть чистую сковороду, влить в нее сначала стакан воды, затем – соус из 9 шага. После – уложить уже обжаренные ранее лапки и готовить их в таком виде около четверти часа.

Подавать блюдо к столу стоит сразу после приготовления горячим.

Как подавать блюдо на стол

Готовые лапки станут отличной закуской к пиву или более крепким алкогольным напиткам. По желанию дополнить их можно разнообразными соусами.

Например, острым кетчупом, соусом Барбекю, кисло-сладким.

Что такое архив?

Он представляет собой файл, который содержит себе один или несколько других файлов, папок, в сжатом виде, при этом размер файлов в архиве может быть уменьшен за счёт сжатия, а может остаться практически неизменным, что зависит и от типа самих файлов и от программы, которой происходила запаковка в архив.

Архивные файлы бывают различных типов, например: RAR, ZIP, 7z, TAR, BZ и прочие. Зависит от того, в какой программе был создан архив.

Теперь выделю для чего они нужны при работе и преимущества их использования:

  1. Основное причина использования архивов при работе с компьютером — возможность передавать при помощи них сразу несколько файлов как один, например, по почте, когда не удобно передавать их по отдельности или попросту не получается этого сделать.

    Чтобы было понятнее, представьте, что вам нужно передать кому-нибудь 20 книг + какие-нибудь документы из нескольких листов в файлах. Так вот, мы, конечно, можем передавать всё это добро по очереди, по отдельности, но это неудобно и займёт больше времени. А можно ведь просто погрузить всё в коробку, плотно упаковав и передать её нужному человеку.

    Вот в этом примере коробка — это и есть тот самый файл-архив, в который вы сложили другие файлы и передали всё разом, вероятно уменьшив при этом и общий объём, если плотненько упаковали 🙂

    Теперь к реальному примеру: нужно передать человеку по почте или другим способом 100 файлов-документов. Можно каждый прикреплять к письму на почте, можно все их перенести в папку «облака» и дать ссылку на скачивание, а можно быстренько упаковать всё в архив и отправить любым из удобных и подходящих способов.

    Кстати, во втором случае из примера выше (перенести все файлы в папку облака), получатель так или иначе получит эти файлы в виде одного архива, после чего будет распаковывать у себя на компьютере если только не решит каждый файлик загружать по отдельности.

    Потому что при скачивании откуда-либо сразу нескольких файлов, они, как правило, упаковываются в архив, чтобы загружался один файл, а не несколько.

  2. Дополнительные возможности, такие как: установка пароля, возможность разбить архив на части. То есть вы можете установить пароль на архив и никто не сможете распаковать его и получить доступ к файлам, пока не введёт ваш пароль. Будет доступен лишь просмотр содержимого архива (т.е. будет видно названия файлов и папок, содержащихся в нём).

    Если создаваемый архив планируется большого объёма (веса), то при его создании можно настроить автоматическое его разбиение на тома заданного размера, а при распаковке 1-го из них будут распакованы все остальные как единый архив.

  3. Сжатие файлов. Каждый архив способен сжимать файлы, которые в него упаковываются. Как я выше упомянул, зависит это и от самих файлов, например, лучше все сжимаются текстовые файлики, хуже фото, видео и другие архивы.

    Но также зависит и от программ архиваторов, о чём расскажу ниже…

Обязанности

Несмотря на то, что современные компании постепенно переходят на хранение ценных документов в электронном формате, многие предприятия сохраняют архивный отдел в прежнем виде.

Архивариусу отправляют бумаги, уже вышедшие из документооборота фирмы. Это могут быть как внутренние документы – приказы, личные дела сотрудников, так и материалы, присланные из других структур – госуказы, судебные распоряжения и т.д.

Задача архивариуса систематизировать все архивные документы в соответствии с требованиями, нормами, правилами. Чтобы любую бумагу можно было без проблем «поднять из архива» при необходимости.

В круг обязанностей сотрудника архива входят:

  • сортировка, размещение на стеллажах документов, сданных в архив;
  • выдача справок;
  • оформление входящей или исходящей документации;
  • ведение учетных баз данных;
  • составление описаний к архивным материалам;
  • участие в комиссиях, где решается вопрос об уничтожении или списании устаревших документов;
  • умение работать с компьютером;
  • знание правил пожарной безопасности, их соблюдение.

Сроки хранения кадровых документов в организации

С 13 марта 2016 года изменен срок хранения документации по личному составу. Теперь период хранения такой документации составляет 50 лет, вместо 75 лет.

Изменения распространяются на все архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (ст. 3 Закона об архивном деле).

Документацию по личному составу условно можно разделить на четыре группы:

Группа 1. Документы, связанные с комплектованием штата организации.

Например: трудовой договор (контракт), приказы (распоряжения) о приеме на работу, о назначении на должность, личная карточка работника и т.д.;

Группа 2. Документация, связанные с перемещение работников в период трудовой деятельности.

Среди них: соглашения, приказы (распоряжения) о переводе на другую работу, о совмещении профессий (должностей), об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника и т.д.;

Группа 3. Документы, связанные с отношением работников к трудовой деятельности.

В частности, приказы (распоряжения) о поощрении, об установлении надбавки к должностному окладу и т.д.;

Группа 4. Документация, связанные с прекращением трудовых отношений.

Как правило, это приказы (распоряжения) о расторжении трудового договора.

Еще одно принципиальное нововведение: исчисление нового срока хранения начинается со дня создания документов, а не с даты увольнения работника, как было раньше.

Однако новые положения применяются не ко всем документам организации. Касаются они лишь той документации по личному составу, которая создана начиная с 2003 г. Для более ранних документов сохраняется требование о хранении не менее 75 лет (пп. 1, 2 ст. 22.1 Закона № 43-ФЗ).

документации по личному составу, образовавшихся в связи с прохождением гражданами федеральной государственной службы, срок хранения составляет 75 лет после прекращения службы: военной, в органах внутренних дел, Следственном комитете и др. (п. 3 ст. 22.1 Закона № 43-ФЗ).

Формирование дела с приказами по личному составу

При формировании дел с приказами по личному составу учитываются сроки хранения кадровых документов в организациях:

  • 50 (75) лет (о них мы говорили в предыдущем разделе);
  • 5 лет (приказы об очередных и учебных отпусках, наложении дисциплинарного взыскания, краткосрочных внутрироссийских командировках).

По этой причине формируется два разных дела: приказы по личному составу со сроком хранение 50 (75) лет и приказы по личному составу со сроком хранения 5 лет.

Внутри дела приказы подшиваются по номерам и датам. Если количество подшитых листов в деле превышает 250, то дело делится на тома (например, том 1, том 2 и т.д.).

Если в организации издается большое количество приказов, то их можно подшивать в разные дела (например, приказы о приеме на работу, приказы о переводе, приказы об увольнении и т.д.).

Формирование дела с личными карточками работников для организации хранения документов

Личные карточки оформляются при трудоустройстве работников и ведутся в течение всего периода их трудовой деятельности

Как правило, такие документы хранятся в виде картотеки, разделены по структурным подразделениям, а внутри разделов – по алфавиту.

После увольнения сотрудника его личная карточка перемещается в дело «Личные карточки уволенных работников».

Формирование дела с договорными документами для организации хранения

Если в организации ведутся личные дела сотрудников, то трудовые договора и соглашения включаются в их состав. В противном случае такая документация формируются в отдельное дело «Трудовые договоры, соглашения с работниками».

После увольнения сотрудника трудовой договор (соглашения) изымается из дела и в алфавитном порядке подшивается в другое дело «Трудовые договоры уволенных работников».

Какое образование необходимо?

Учебных заведений, где обучают архивному делу, много. Чтобы поступить в вуз на отделение «Документоведение и архивоведение», необходимо сдать три вступительных экзамена. Первые два профильные – история и русский язык. Третья дисциплина – обществознание или иностранный язык – на усмотрение абитуриента.

Обучение в вузах для студентов очного отделения длится 4 года, для заочников – 5 лет.

Выпускники получают степень бакалавра.

Окончив учебное заведение, выпускник может работать не только архивариусом. В список смежных специальностей входят:

  • документовед;
  • библиотекарь;
  • музеолог;
  • специалист кадрового делопроизводства;
  • историк (историк-архивист);
  • делопроизводитель;
  • помощник руководителя (секретарь, офис-менеджер).

Приложение 1 к п. 2.4.1

Наименование организации

Фонд № _____________

ОПИСЬ № ___________

дел постоянного хранения

за ______________ год

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности руководителя организации

ПодписьРасшифровка

подписи

Дата

Название раздела (структурного подразделения организации)

№ п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Кол-во листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

В данный раздел описи внесено ___________________________________ ед. хр.,

(цифрами и прописью)

с № __________________________ по № _________________________ в том числе:

литерные номера: _______________________________________________________

пропущенные номера: ____________________________________________________

Наименование должности

составителя описиПодписьРасшифровка подписи

Наименование должности

руководителя архиваПодписьРасшифровка подписи

(лица, ответственного за архив)

Дата

УТВЕРЖДЕНОСОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК архивного учрежденияПротокол ЦЭК (ЭК) организации

от _________________ № _______от _________________ № ______

Формат А4 (210´297 мм)

Что такое архиватор

Эти программные комплексы появились на заре развития компьютеров из-за недостаточного места хранения файлов на жестком диске ПК, а сейчас используются для передачи информации по электронной почте, а также для внешних носителей – флэшках, картах памяти. Преимущества – условно-бесплатное использование (не нужно покупать программу), быстрая архивация, удобное, интуитивно понятное меню.

Преимущества:

  • оптимизация места на компьютере, телефоне, планшете. Можно архивировать редко используемые файлы – фото, видео;
  • ограничение доступа к архиву. Для его распаковки или просмотра можно установить пароль;
  • вероятность восстановления поврежденного архива выше, чем у каждого файла в отдельности;
  • создание самораспаковывающихся архивов.

Недостаток этих программ – время обработки больших объемов. Для получения сжатого файла нужно подождать от нескольких секунд до 20-30 мин. Это зависит от размеров архивируемой информации.

житенный двор, ведавший приготовлением хлеба и выдачу пайка дворовым людям.

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий