Делопроизводство в xxi веке

Введение

История
делопроизводства – научная дисциплина,
изучающая орга­низацию работы с
документами в учреждениях, организациях
и на пред­приятиях нашей страны в
различные исторические эпохи.

Изучение
истории делопроизводства в России
необходимо для под­готовки
квалифицированных специалистов в
области документоведения. Не зная
организации работы с документами в
прошлом, трудно решать такие вопросы,
как фондирование документов, их
система­тизация, научное описание,
публикация и др.

История
делопроизводства тесно связана с целым
комплексом истори­ческих дисциплин.
Особую роль в этом комплексе играет
«История государствен­ных учреждений
(управления)». Без глубокого знания
системы государст­венных учреждений
в различные исторические периоды,
истории отдель­ных учреждений,
создающих документы и их организационных
структур, специалисту-документоведу
трудно разобраться в системах
документирования и документации
современных учреждении и организа­ций,
правильно оценить роль и значение
различных видов документов в процессе
управления.

Знания
в области истории делопроизводства
также имеют важное значение для изучения
таких специальных научных дисциплин,
как архивное дело, археография,
палеография, источниковедение, которые
под своим углом зрения изу­чают
документы и содержащуюся в них информацию. В
истории делопроизводства в России
принято выделять несколько основных
периодов: зарождение отечественного
делопроизводства (делопроизводство в
Древнерусском государстве); приказное
делопроизводство XV-XVII
вв.; коллежское делопроизводство XVIII
в.; министерское делопроизводство XIX
в.; советское государственное
делопроизводство ХХ в

В
истории делопроизводства в России
принято выделять несколько основных
периодов: зарождение отечественного
делопроизводства (делопроизводство в
Древнерусском государстве); приказное
делопроизводство XV-XVII
вв.; коллежское делопроизводство XVIII
в.; министерское делопроизводство XIX
в.; советское государственное
делопроизводство ХХ в.

Однако
изучение древнейших этапов развития
отечественного делопроизводства связано
с рядом серьезных затруднений. Во-первых,
малое количество сохранившихся источников
не дает возможности реконструировать
раннее делопроизводство даже в его
основных чертах. Во-вторых, делопроизводство
вплоть до рубежа XV-XVI
вв. не образовывало стройной взаимосвязанной
системы, а государство по-видимому еще
не рассматривало его в качестве важнейшего
средства управления. В-третьих, сам
термин «делопроизводство» возник и
вошел в управленческую практику довольно
поздно, не ранее конца XVII
– начала XVIII
вв., причем означал он тогда не столько
документирование и связанные с ним
операции, сколько «произ­водство
дел», т.е. решение конкретных вопросов,
рассматриваемых в органах государственной
власти. Собственно письменное оформление
дел тогда носило наименование
«письмоводства». Поэтому история
делопроизводства в России занимается
изучением того, что не имело собственного
наименования на протяжении большей
части своей истории.

Ключевой
для делопроизводства термин «документ»
также появляется очень поздно, только
в первой четверти XVIII в. Причем, вплоть
до начала ХХ века он являлся
малоупотребительным, вместо него
применялись такие тер­мины, как
«бумага», «дело», «деловая бумага», или
же перечислялись кон­кретные
разновидности документов. И только в
конце 20-х годов XX в. термин «деловая
бумага» заменяется термином «служебный
документ».

В
настоящее время термин «делопроизводство»
включает в себя два последовательных
и взаимосвя­занных этапа: документирование
и организацию
работы с до­кументами
.
Под документированием понимаются все
операции по составлению и оформлению
документов, а именно: подготов­ка
проекта документа, его согласование с
заинтересованными должност­ными
лицами, печатание документа, его
утверждение и т. п. Под организацией
работы с документами понимается
организация документо­оборота,
хранение и использование документов в
текущей деятельности учреждения. Именно
эти аспекты мы и будем рассматривать в
историческом ракурсе в рамках нашего
курса.

Мир

АзияАмерикаАфрикаЕвропаПрибалтикаЕвропейская политикаОкеанияГорода мираРоссияМоскваКавказРегионы РоссииПрограммы регионовЭкономика

2. Современное делопроизводство и канцелярия

В отечественных учреждениях особенно часто принято путать два понятия – документооборот и делопроизводство. Возможно, из-за того, что документооборот звучит, как бы красивее, а может быть еще почему-то, но эти два термина подменяются.

Как уже говорилось, делопроизводство – это деятельность по созданию документов и организации работы с ними . Под организацией работы с документами понимают создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов.

Из всего следует особо выделить движение, так как движение документов между пунктами их обработки и есть непосредственно документооборот. Точнее, документооборот – это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

Понимание различия терминов делопроизводство и документооборот принципиально в дальнейшем при рассмотрении видов систем автоматизации документных процессов.

А пока подумаем, что же, собственно, необходимо автоматизировать ?

Чтобы ответить на этот вопрос, нужно обратиться к теории делопроизводства – ЕГСД – Единой государственной системе делопроизводства.

ЕГСД – это научно упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций, определяющих и регламентирующих делопроизводственные процессы в учреждениях, организациях и предприятиях. ЕГСД родилась в нашей с вами прародине – СССР, и включала в себя ГОСТы, законодательные акты, решения директивных органов, содержала единые правила составления и оформления документов, рациональные принципы документооборота, единые правила создания учетно-справочного аппарата, формы и методы контроля исполнения документов, правила составления номенклатур и принципы формирования дел, правила подготовки дел к последующему хранению и использованию, рекомендации по повышению эффективности труда. Одни положения ЕГСД носили обязательный, другие – рекомендательный характер. Был в СССР и соответствующий институт – ВНИИДАД – Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела.

Именно на основе ЕГСД создавались в свое время все министерские и ведомственные приказы, наставления, инструкции по ведению делопроизводства, с таким успехом положенные сегодня в основу современного украинского бумаготворчества и переведенные теперь на рідну мову.

Современное национальное делопроизводство являет собой систему, унаследованную и устоявшуюся за многие годы советского правления.

Делопроизводство, в зависимости от выполняемых в управлении функций, может быть организационно-распорядительным, бухгалтерским, нотариальным, кадровым, техническим, медицинским, военным и т.п. Каждый из видов делопроизводства имеет свои отличительные особенности, однако, общим для любой функции управления есть организационно-распорядительное (административное) делопроизводство.

Поэтому, когда заходит речь об автоматизации делопроизводства (канцелярии), то имеется в виду автоматизация именно административного делопроизводства, как основы, базовой платформы для построения корпоративной информационной системы любого учреждения.

Организационно-распорядительными документами являются:

— организационные – положения, уставы, инструкции, правила;

— распорядительные – постановления, распоряжения, приказы, указания, решения;

— справочно-информационные – письма, докладные и объяснительные записки, протоколы, акты, обзоры, отчеты, стенограммы, списки, перечни, регистрационно-контрольные карточки, графики и др.

Каждый документ в процессе своего жизненного цикла (ЖЦ) проходит определенные стадии:

  • создание;
  • визирование, согласование;
  • подписание, утверждение;
  • регистрацию;
  • рассмотрение;
  • исполнение;
  • списание в дело;
  • хранение, уничтожение.

Движение документов осуществляется в виде потоков циркулирующих между пунктами обработки информации и пунктами технической обработки собственно документов. По отношению к аппарату управления различают потоки входящих (поступающих), исходящих (отправляемых) и внутренних документов.

Следовательно, когда мы говорим об автоматизации делопроизводства, то автоматизации подлежат: движение документов и их обработка в пунктах обработки, все стадии жизненного цикла документов. 

Бизнес и финансы

БанкиБогатство и благосостояниеКоррупция(Преступность)МаркетингМенеджментИнвестицииЦенные бумагиУправлениеОткрытые акционерные обществаПроектыДокументыЦенные бумаги — контрольЦенные бумаги — оценкиОблигацииДолгиВалютаНедвижимость(Аренда)ПрофессииРаботаТорговляУслугиФинансыСтрахованиеБюджетФинансовые услугиКредитыКомпанииГосударственные предприятияЭкономикаМакроэкономикаМикроэкономикаНалогиАудитМеталлургияНефтьСельское хозяйствоЭнергетикаАрхитектураИнтерьерПолы и перекрытияПроцесс строительстваСтроительные материалыТеплоизоляцияЭкстерьерОрганизация и управление производством

Безглютеновое Меню на Неделю: 20 комментариев

3.Организация документооборота на предприятии

Организация работы с документами (документооборот) – это
создание оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента их
создания до момента их уничтожения или передачи в архив).

Дело – это совокупность документов, сформированных по
какому-либо признаку и помещенных в отдельную папку.

Определяют три основные группы документов:

1.         
Входящие документы – это поступающие в отдел
документационного обеспечения из внешних организаций.

2.               
Исходящие документы – это поступающие в ОДО из
структурных подразделений или от руководителя для рассылки и использования
внутри организации.

3.         
Внутренние документы.

Этапы обработки входящих документов включают: Первичная
обработка Предварительное рассмотрение; Регистрация; Рассмотрение документов
руководством; Направление на исполнение; Контроль исполнения; Исполнение
документов; Подшивка документов в дела;

Обработка отправляемых документов содержит: Составление
проекта документа исполнителя; Согласование проекта документа; Проверка
правильности оформления; Подписание документа руководителем; Регистрация
документа; Отправка документа адресату; Подшивка второго экземпляра (копии) в
дело; 8. Использование в справочно-информационной работе (от 1-3) и определение
дальнейшего срока хранения.

Работа с внутренними документами.

Они составляются, оформляются в рамках самой организации, не
выходя за ее пределы. Порядок работы такой же как с исходящими документами и
дополнительно.

Регистрация и контроль исполнения документов.

Регистрация документа – это присвоение ему индекса (номера)
и представление его на документе с последующей записью кратких данных о нем в
журнале или в памяти ПК

1.         
Централизованная форма – это все регистрационные
операции осуществляются в одном месте или одним работником

2.               
Децентрализованное – предполагает регистрацию
документов в местах их создания или исполнения

3.               
Смешанное – это когда одна часть документа регулируется
централизованно, а другая децентрализованно

Составление номенклатуры дел.

Номенклатура дел – это список заголовков дел, заводимых на
предприятии с указанием сроков их хранения.

Номенклатура предназначена для группировки исполненных
документов в делав, их учета. В номенклатуру включаются все дела предприятия,
журналы регистрации, справочные картотеки. Формирование и оформление дел.

Формирование дел – это группировка исполненных документов в
дела.

При формировании используются следующие признаки:

Номинальный – название разновидности документов (приказы,
протоколы)

Предметно-вопросный признак – это содержание документов
(сводки, докладные записки)

Авторский – это группировка в дела документов одного автора.

Корреспондентский – в заголовке дела указывается
корреспондент, с которым ведется переписка.

Географический – позволяет объединить в одном деле документы
нескольких корреспондентов, с которыми ведется переписка.

Хронологический признак – это группировка в дела документов
одного пе5риода. При формировании необходимо соблюдать следующие требования:

1.     В
дела помещаются документы, работа с которыми проведена.

2.     Документы
являются подлинниками или заверенными копиями

3.     Документы
разных сроков хранения формируются в разные дела.

4.     Документы,
касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело.

5.      В дело помещается один экземпляр документов

6.     Документ
должен быть правильно оформлен

7.     В
дело формируются документы одного дела.

8.    
Документы внутри дела располагаются в
хронологической последовательности или нумерационной.

Описание профессии

Чем должен заниматься современный делопроизводитель? В его обязанности может входить как банальное оформление документов учреждения, так и оперативное принятие решений. Такой специалист может работать везде, где требуется вести документооборот, то есть уровень востребованности этой профессии достаточно высокий.

Сегодня законодательство требует, чтобы документы, подтверждающие деятельность и фиксирующие финансовый оборот каждого предприятия любой формы собственности, оформлялись по определенным стандартам. Этим и должен заниматься делопроизводитель. На эту должность вовсе не обязательно берут человека, окончившего вуз по специальности «документоведение». Очень ценным при отборе кандидатов для работодателя является опыт работы диспетчером-оператором, секретарем-референтом, офис-менеджером.

Делопроизводитель, который отлично справляется со своими обязанностями, – надежный помощник директора. Если круг его задач уже давно вышел за рамки простого оформления документов, он вполне может стать правой рукой руководителя. Представителю этой профессии в работе часто требуется опираться на налоговое, гражданское и судебное законодательство. В маленьких фирмах в штате лишь один делопроизводитель. Его задача сводится только к заполнению документов. В таком случае вполне вероятно совмещение с должностью секретаря. Масштабные корпорации и организации берут в штат несколько специалистов, каждый из них занимается определенной сферой деятельности компании.

Почему болит нога в бедре ближе к паху

Среди наиболее часто встречающихся причин болей, локализованных в этой области, можно выделить миалгии различной этиологии, проблемы с сосудами, травмы, заболевания соединительной ткани, невралгии, грыжи и новообразования.

Заболевания и травмы суставов и костей

При сильном ударе, падении с высоты, автомобильной аварии резкая боль по внутренней стороне бедра, отдающая в пах, может свидетельствовать о травме костей и суставов:

  • переломах шейки бедра, бедренной кости, крестца, лобковой кости;
  • вывихе или ушибе тазобедренного сустава.

К нетравматическим причинам болей можно отнести заболевания опорно-двигательного аппарата:

  • Артрит тазобедренного сустава – хроническое воспалительное заболевания синовиальной ткани, сопровождающееся её дегенеративными изменениями.
  • Синовит – воспаление, протекающее в синовиальной сумке сустава, вызванный травмой или инфекцией, сопровождающийся скоплением экссудативной жидкости в тканях.
  • Коксартроз – патология дегенеративного характера, вызывающая дистрофические изменения в тканях сустава вплоть до его полного разрушения.
  • Тендинит – воспаление тканей сухожилий мышц, удерживающих и приводящих в движение тазобедренный сустав.
  • Бурсит – воспалительное заболевание мягких тканей синовиальной сумки сустава, имеющее инфекционную или травматическую природу.

Мышечные боли

Часто боли на внутренней поверхности бедра и в паху вызваны микротравмами мышц и связок. Повреждение мышечных волокон, отек, воспалительный процесс в мышечной ткани, вызывающие болезненные ощущения, могут быть следствием:

  • ненормированных и неадекватно высоких нагрузок при занятиях спортом или любым другим видом физической активности;
  • бытовых и производственных травм;
  • длительного статического пребывания в неудобной, нефизиологичной позе;
  • недостатка коллагена и эластина в организме, отвечающих за прочность и эластичность тканей;
  • дегенеративных изменений мышечной ткани, вызванных малоподвижным образом жизни;
  • генетически обусловленных заболеваний соединительной ткани.

Заболевания внутренних органов

Боль в левом бедре и паху может быть обусловлена патологией внутренних органов, находящихся в непосредственной близости от тазобедренного сочленения. Отраженные боли могут быть одним из признаков заболеваний:

  • Паховая грыжа — патологический выход петель кишечника через паховый канал за пределы брюшной полости.
  • Аппендицит – острое воспаление аппендикса. В этом случае боль может локализоваться в бедре и паху справа.
  • Воспалительные заболевания органов мочеполовой системы – цистит, уретрит, мочекаменная болезнь и другие.
  • Геморрой – застой каловых масс, вызванный затруднением дефекации из-за патологически увеличенных и воспаленных геморроидальных узлов, может вызвать боли внизу живота, отдающие в пах и внутреннюю часть бедра.

Сосудистые патологии

Боль в описываемой области может быть связана и с нарушениями функций крупных сосудов кровеносной системы. В ряде случаев боль может свидетельствовать о состоянии, угрожающем жизни пациента. Особо пристального внимания заслуживают следующие возможные причины боли:

  • Окклюзия брюшной аорты. Полная закупорка просвета главной артерии, снабжающей кровью нижние конечности, может вызывать резкую боль в бедре и паху.
  • Стеноз бедренных артерий — сужение просвета крупных сосудов, которое вызывает обширное нарушение кровообращения в нижних конечностях и малом тазу.
  • Эмболия почечной артерии — закупорка тромбом, жировым, воздушным или жидкостным эмболом просвета сосуда.
  • Атеросклероз сосудов.

Другие причины

К другим причинам, вызывающим болевые ощущения на внутренней поверхности бедра и в паху, можно отнести:

  • Лимфаденит – воспаление крупных лимфоузлов, расположенных в паховой зоне.
  • Саркому – злокачественное заболевание, при котором здоровые клетки костной ткани замещаются раковыми. Боль в левом бедре и паху может косвенно указывать на опухоль в левой бедренной кости, соответственно, в правом – о наличии новообразования в правом бедре.
  • Физиологические изменения, происходящие в организме женщины во время беременности. Подобное состояние на поздних сроках вынашивания не считается патологией и встречается у подавляющего большинства беременных женщин. Как правило, спустя некоторое время после родов болезненные ощущения полностью исчезают.
  • Рост костной ткани. В некоторых случаях активный рост костей у детей и особенно подростков может сопровождаться умеренными болевыми ощущениями.

3. Электронные документы

За время жизненного цикла (ЖЦ) документ проходит различные стадии и попадает к его исполнителям в различных качествах.

На этапе создания документа он не имеет юридической силы и является проектом документа.

После того как документ создан – согласован, подписан, утвержден, после того как поставлены печати и штампы, проект становится собственно документом и имеет с этого момента и до конца ЖЦ юридическую силу, может использоваться для доказательства в суде и т.п.

Заметим, что речь идет именно о бумажном документе. Потому как сегодня, в национальной правовой системе процедура экспертизы подлинности, доказательства в суде, система регистрации подписей (подписи физического лица на паспорте) и печатей применима пока только к документам на бумажных носителях. Возможность применения такой процедуры и отличает документ от простого текста на бумаге или любом другом носителе.

Как можно автоматизировать делопроизводство, если, в случае возникновения необходимости, нельзя будет отличить электронный документ от обычного файла? Как сделать, например, копию с бумажного документа мы знаем, знаем, что копию можно нотариально заверить, но как отличить электронную копию от электронного подлинника, и есть ли в этом смысл? И такого рода вопросов возникнет еще достаточно много.

На самом деле разговоры о необходимости создания правовой системы для придания соответствующего статуса электронному документу идут уже давно. Заинтересованы в скорейшем принятии такого рода законов, прежде всего, банки, инвесторы, торговые системы, брокерские конторы, депозитарии.

Что же нужно сделать? Необходимо выработать механизмы наложения подписи и печати на электронный документ, а также механизмы их регистрации. Т.е. речь идет, собственно, о добавлении к документу информации, определяющей его аутентичность. Под аутентичностью документа понимается подтверждение того, что содержательная информация документа не претерпела изменений с момента его подписания и документ подписан определенным лицом.

Аутентичность документа может быть доказана путем применения к нему электронной подписи.

Поэтому, файл получает юридическую силу документа только после его подписания электронной подписью. При этом алгоритмы подписи должны быть стандартизированы, а программное обеспечение, реализующее алгоритм, должно быть соответствующим образом сертифицировано. И главное, все эти механизмы и порядок их применения должны быть закреплены законодательно. Надежность современных криптографических систем защиты, в т.ч. цифровой подписи, вполне достаточна и превосходит надежность экспертных оценок аутентичности, например, почерка или печати.

Если же говорить о проблеме оригинала и копии, то совершенно понятно, что в случае с электронным документом понятия оригинал и копия не имеют смысла.

Что же делать, пока соответствующая правовая система не создана и нет законов, позволяющих опираться на электронный документ юридически?

Выход может быть найден путем создания закрытой (не связанной с системами других учреждений) корпоративной системы электронного делопроизводства. Тогда можно выработать ряд договоров, соглашений, которые будут регламентировать права и ответственность пользователей системы, особенности делопроизводства, определять документ в системе.

Более подробную информацию о юридических проблемах электронных документов можно найти в Интернете. Там же опубликованы проекты законов по электронному документообороту России, Беларуси, Украины, а также ссылки на западные аналоги. 

Где учиться

Трудоустроиться делопроизводителем в крупную компанию можно, если у вас есть соответствующее образование. Преимуществом будет сертификат о прохождении обучения на компьютерных курсах, так как работать придется на ПК и с офисной оргтехникой.

Для этой профессии требуется хотя бы среднее профессиональное образование. Получить его можно в колледже. И все же лучше, если диплом будет вузовским: так есть шанс дорасти до начальника отдела и вообще, занять какую-либо руководящую должность. Что касается направлений подготовки, подойдет специальность «документоведение и архивоведение». Альтернативный вариант – «библиотечно-информационная деятельность».

Получить высшее образование будущий делопроизводитель может практически в любом городе России. Специальности «документоведение» обучают более 130 вузов, например:

  • Томский национальный исследовательский госуниверситет.
  • Южный федеральный университет.
  • Российский социальный госуниверситет. • Уральский федеральный университет им. Б. Ельцина.
  • Московский технологический университет.
  • Дальневосточный федеральный университет.
  • Московский институт культуры.
  • Самарский национальный исследовательский университет им. акад. С. Королева.
  • Санкт-Петербургский госуниверситет промышленных технологий и дизайна.
  • Российский гуманитарный госуниверситет.

Среднее специальное образование по направлению «документационное обеспечение управления» можно получить во многих ссузах страны. Например:

  • Колледж Министерства иностранных дел РФ.
  • Колледж Московского финансово-юридического университета.
  • Технологический колледж № 21.
  • Колледж сферы услуг № 3.
  • Колледж Алтайского госуниверситета.
  • Многопрофильный колледж профессионального образования Удмуртского госуниверситета.
  • Волгоградский технологический колледж.

Для поступления в вузы надо сдать ЕГЭ по русскому языку, истории, обществознанию или иностранному языку (предметы устанавливают сами учебные заведения). В колледжи зачисляют по результатам конкурса аттестатов.

Тот самый документ

Можно выделить несколько аспектов использования термина «документ»: «Бумажный» документ представляет собой объект непосредственно не погруженный в информационную систему, но о котором в ней имеется та или иная информации. Разновидностью данного типа документа может быть фотографическая копия документа, изображение, видеозапись и пр.

Электронный образ документа — копия документа (результат сканирования), хранящаяся в компьютерной информационной системе. Образ документа, помимо собственно изображения документа, представляющего собой файл в том или ином формате, может содержать некоторый набор свойств его идентифицирующих (название, категория, дата создания и пр.). При этом данная информация хранится не непосредственно в файле образа документа, а в некоторой внешней по отношению к нему базе данных.

Электронный документ также представляет собой файл, содержащий информацию, которая (в отличие от электронного образа) может быть использована, например, для поиска документа или отнесения его к той или иной группе. Например, это может быть документ текстового процессора Microsoft Word, таблица Excel, сообщение в формате электронной почты Internet. Файлы документов могут быть обычными текстовыми документами или структурированными объектами. Последние внутри себя содержат элементы структуры, позволяющие внешним приложениям получать информацию об отдельных элементах информации (формы Word, электронные таблицы, диаграммы). Еще одной разновидностью данной группы документов являются файлы составных документов, например файлы подшивки Microsoft Office Binder.

Особый тип документов составляют записи баз данных специализированных систем автоматизации групповой работы, таких, как документы Lotus Notes или электронные формы Microsoft Exchange. В отличие от обычного электронного документа данный документ не представлен в виде отдельного файла, но представляет собой некоторую целостную единицу информации, имеющую уникальный идентификатор, средство отображения и модификации. Данный тип документов может быть извлечен из системы и передан, например, посредством электронной почты, в другое подразделение и снова погружен в систему.

Коллежское делопроизводство XVIII в.

В учреждениях XVIII в. сложилась 
коллежская система делопроизводства.
Была создана новая система органов 
государственного управления. В 1699 произошли 
изменения в документе, появилась 
гербовая бумага и все документы 
имеют печать заранее. До 1700 года документы 
делали на столбцах. С 1700 столбцы отменены
полностью, используются тетради. 28 февраля
1720 г. Петром I был утвержден «Генеральный
регламент», который определял структуру
коллегий, штатный состав, должностные
обязанности чиновников, правила внутреннего
распорядка и поведение чиновников, убранство
«камор» – присутственных мест, организацию
работы с документами: правила регистрации,
контроль за исполнением документов, порядок
их составления, удостоверения, хранения.
Организация делопроизводства коллегий
возлагалась на канцелярию. Здесь готовились
дела для слушания на заседании присутствия,
оформлялись в соответствии с правилами
принятые решения, регистрировались входящие
и исходящие документы, осуществлялся
контроль за их исполнением, хранились
документы, по которым были приняты решения,
и копии отосланных документов, а также
печать коллегии. Секретарь руководил
действиями всех чиновников канцелярии.
В его обязанности входила подготовка
дел к слушанию в присутствии, причем важные
дела он готовил сам, иные распределял
между канцеляристами и следил за их подготовкой,
лично докладывал подготовленные дела
на заседании присутствия. Ход заседания
присутствия фиксировал нотариус в протоколе.
По принятым и записанным в протоколе
решениям коллегии секретарь готовил
проекты документов или поручал их исполнение
канцеляристам. Всего за 1718–1720 гг. вместо
упраздненных приказов создано 12 коллегий.
Первоначально каждая коллегия руководствовалась
своим регламентом, затем законодательной
основой реформы стал «Генеральный регламент»,
утвержденный Петром I 28 февраля 1720 г. Генеральный
регламент ввел систему делопроизводства,
получившую название «коллежской» по
названию учреждений нового типа – коллегий.
С изданием Генерального регламента делопроизводство
становится на твердую почву закона. Этим
законодательным актом окончательно отделяются
обязанности присутствия как органа, принимающего
решения, от делопроизводственной деятельности,
которая закрепляется за самостоятельным
подразделением – канцелярией. Генеральный
регламент установил сроки исполнения
документов. Указы следовало исполнять
в течение одной недели,, «ежели скорее
нельзя». Если требовались какие-либо
справочные материалы из губернии, на
их доставку отводился месяц и время, необходимое
на дорогу. При необходимости каких-либо,
уточнений разрешалось увеличить срок
еще на две недели. Коллегия после получения
необходимых сведений должна была принять
решение и оформить его в течение недели,
иначе существовала угроза «наказанием
смертным или ссылкою на галеры и лишению
всего имения по силе дела или вины». В
1775 г., когда были ликвидированы коллегии,
но коллегиальный принцип принятия управленческих
решений сохранился. Появляется новый
законодательный акт «Учреждения для
управления губерний». Все решения принимались
в общем присутствии, а технологический
процесс документов осуществлялся в канцелярии.
Введенные, тогда, Петром коллегии со временем
были преобразованы и существуют и сегодня,
только с названием соответствующем времени.
Реформаторская деятельность в административной
сфере оказала большое влияние на состав
официальных документов и их формуляр.
Возникло много новых видов документов.
Их определения даны в генеральном регламенте.
Для наименований документов этого периода
характерна западноевропейская терминология.

Оглавление

1. Общие положения

2. Методика применения основных положений ЕГСД

     2.1. Проектирование бланков документов

     2.2. Правила составления и оформления документов

     2.3. Организация документооборота

     2.4. Регистрация документов и построение справочного аппарата

     2.5. Организация контроля исполнения документов

     2.6. Составление номенклатур и формирование дел

     2.7. Подготовка документов к последующему хранению и использованию

     2.8. Организация труда делопроизводственного персонала

     2.9. Механизация делопроизводственных процессов

3. Организация применения основных положений ЕГСД

     3.1. Работа инициативной группы по применению ЕГСД

     3.2. План мероприятий и подготовка приказа по применению ЕГСД

     3.3. Организация изучения основных положений ЕГСД в учреждениях

     3.4. Оформление результатов применения основных положений ЕГСД

Приложение 1. Примерный перечень мероприятий по применению основных положений ЕГСД в учреждении

Приложение 2. Примерная программа семинарских занятий для специалистов учреждения

Приложение 3. Примерная программа семинарских занятий для работников делопроизводственных подразделений

Приложение 4. Акт

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий